PROCESSOS – Às vezes, pode ser uma luta difícil fazer com que os proprietários de empresas em crescimento entendam a necessidade de processos comerciais robustos e documentados, não apenas para ajudar quando as coisas precisam ser feitas, mas também quando as coisas dão errado e precisam ser corrigidas.
Além disso, a ausência de procedimentos pré definidos e estruturados também pode prejudicar o funcionamento do seu negócio. Portanto, você precisa estar preparado para lidar com essa situação.
Para ajudá-lo, listamos alguns passos que você pode seguir para conseguir evitar possíveis dores de cabeça!
Mas primeiro, vamos esclarecer uma coisa:
O que são processos de negócios?
A definição da palavra “processo” de acordo com o dicionário é “uma série de ações que você executa para obter um resultado”. Um processo de negócios é um grupo de atividades que convertem entradas em saídas usando os recursos de uma organização. Um colapso em algum lugar do processo pode ter sérias implicações para os negócios.
Em resumo, os processos de negócios começam com procedimentos documentados que permitem que seus negócios funcionem sem você.
Isso geralmente é chamado de manual de operações e seu objetivo é capturar o “know-how” coletivo dos negócios.
O garoto-propaganda dos processos de negócios é o McDonald’s. Trata-se de um negócio complexo e multibilionário presente em todo o mundo, mas que sempre mantém seus padrões, independente do que aconteça.
Como eles fazem isso?
Eles conseguem administrar esse negócio extremamente bem-sucedido e lucrativo porque possuem processos incríveis. O manual de operações abrange desde a contratação até a entrega do produto e a interação com o cliente.
Por que os processos tendem a ser negligenciados?
Há duas razões principais pelas quais os processos de negócios são ignorados por muitos proprietários de pequenas empresas.
Razão 1
A primeira razão é que os sistemas de negócios são funções de “back office”.
Ao contrário das mais recentes estratégias de marketing, técnicas de vendas ou outros aspectos altamente visíveis do seu negócio, bons processos são considerados por alguns como chatos.
Razão 2
A segunda razão é por causa de uma percebida falta de urgência. Quando uma empresa é pequena ou está apenas começando, há coisas aparentemente muito mais importantes a fazer, como vendas, marketing e atendimento de pedidos.
Com todas essas coisas importantes disputando o tempo cada vez mais escasso do proprietário da empresa, os processos comerciais parecem algo que pode ser adiado até mais tarde. No entanto, assim como qualquer outro acúmulo de negligência ao longo do tempo, raramente termina bem.
Passos para evitar problemas com falta de processos
Se você já percebeu a importância dos processos dentro das empresas, precisa se preparar para “botar a casa em ordem”. Aqui estão 7 passos simples para você seguir e assim evitar problemas:
1 – Construa um ativo valioso
É bom que sua empresa ofereça um ótimo fluxo de caixa para financiar seu estilo de vida. Mas não seria fabuloso se um dia, quando você decidisse que era a hora, pudesse vender sua empresa e ter o maior pagamento da sua vida?
Você só pode fazer isso se criar o valor nos negócios e isso só pode acontecer se for um sistema que possa continuar em execução sem você.
2 – Foque na alavancagem e escalabilidade
Os processos dão à sua empresa a capacidade de expansão. Você pode replicar seus negócios em outras áreas geográficas por conta própria ou por meio de franquia ou licenciamento dos direitos de seu sistema comercial.
Muitas fortunas foram feitas dessa maneira.
3 – Busque consistência
A consistência é uma das chaves para proporcionar uma excelente experiência ao cliente.
Você pode não gostar da comida no McDonald’s, mas uma coisa que você pode dizer sobre eles é que, onde quer que você vá, eles proporcionam uma experiência muito consistente.
4 – Reduza custos de mão de obra
Quando você e sua equipe não precisam perder tempo e esforço reinventando a roda a cada vez, isso melhora sua eficiência e reduz seus custos de mão de obra.
5 – Unifique as terminologias
Muitos problemas no trabalho se resumem à linguagem usada e à maneira como os diferentes participantes percebem o processo existente.
Aqueles que entram em um novo processo geralmente assumem que existe uma definição comum da linguagem. Geralmente descobrimos que esse não é o caso.
Cada grupo – mesmo indivíduos dentro de um grupo – tem uma maneira diferente de descrever o processo. Mesmo conceitos gerais como “aluno” ou “pedido de compra” podem ser usados de maneira bastante diferente por grupos diferentes. Isso muitas vezes leva à confusão e dificulta as melhorias.
6 – Não exagere no uso da tecnologia
Muitos de nós nos sentimos bombardeados por anúncios de novas e empolgantes tecnologias que prometem resolver todos os nossos problemas.
No entanto, a Lei da Amplificação sugere que a tecnologia apenas amplifica o processo; portanto, se o processo é ruim, a tecnologia apenas vai tornar as coisas piores.
7 – Envolva as pessoas
Os processos são feitos por pessoas e para pessoas, por isso, é fundamental envolver os responsáveis adequados.
Um envolvimento bem-sucedido no processo e um esforço subsequente de gerenciamento de mudanças dependem da inclusão das opiniões de todos os envolvidos, e não apenas do principal interessado e / ou administrador do processo.
Seu negócio e você
Se você viajasse para o exterior por seis meses deixando sua empresa para trás quando voltasse, estaria em melhor ou pior forma do que a deixou? Você ainda teria um negócio?
Se você respondeu negativamente a qualquer uma dessas perguntas, é provável que você não tenha um negócio. Em vez disso, você é o negócio.
Muitas pequenas empresas, especialmente quando são operadoras únicas ou onde todos os parceiros trabalham no negócio, cometem o erro pelas razões descritas acima, por não pensarem em procedimentos e processos.
Afinal, o negócio é pequeno e o fundador ou fundadores desempenham todas as funções.
Infelizmente, esse pensamento os condena a permanecerem pequenos e a permanecerem presos em seus negócios.
Eles costumam se encontrar em uma situação difícil. Eles não têm tempo para trabalhar nos negócios porque estão ocupados demais trabalhando. E eles não podem se afastar porque não desenvolveram sistemas e processos documentados.
Então, eles estão presos em algo que se tornou uma prisão feita por eles mesmos.
Por isso, o ideal é seguir os passos apresentados e começar a desenvolver processos que garantam que tudo pode funcionar, mesmo sem você por perto o tempo todo!
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