O escritório digital é primordial para expandir as oportunidades da sua empresa!
A facilidade de interagir com os clientes por meio da tecnologia, mais autonomia para a equipe, maior velocidade nos processos e menores custos de administração do local são apenas algumas das vantagens que o escritório digital pode entregar.
E não se preocupe: você não precisa abandonar o seu escritório físico! A sua empresa pode atuar de forma híbrida ou presencial com o apoio do virtual.
Então, você quer saber como construir um escritório digital? Confira a seguir mais sobre essa modalidade e os recursos essenciais para montar o seu.
O que é um escritório digital?
O escritório digital funciona da mesma forma que um escritório físico: as equipes trabalham em seus setores através de uma estrutura para que os serviços sejam oferecidos à distância.
A diferença é que, como o nome indica, ele pode existir totalmente através de uma estrutura digital, e os colaboradores não precisam comparecer presencialmente para cumprir as suas funções.
Essa digitalização cresceu e se fortaleceu na pandemia, já que as empresas precisavam funcionar à distância. E, por suas inúmeras vantagens, o modelo permaneceu firme, forte e em crescimento.
Tanto é que dados de pesquisas mostram que mais de 80% das companhias brasileiras fizeram a transição para o modelo 100% home office.
Quais são os desafios de um escritório online?
É fundamental ter o escritório digital para escalar os ganhos da empresa, mesmo que como complemento com o presencial ou em formato híbrido.
Alguns desafios vão acontecer, mas queremos te mostrar como lidar com eles.
A manutenção da segurança digital na hora de manter os dados confidenciais é um dos maiores cuidados que a gestão deve ter. As ferramentas usadas precisam atender às boas práticas de segurança, pois um vazamento de dados não pode acontecer.
Promover ou participar de reuniões e se necessário gravá-las, assim como centralizar informações, também são ações essenciais. Você precisa ter um ambiente digital preparado para que a equipe possa se comunicar bem, tomar decisões e acessar dados em tempo real. Só assim haverá produtividade.
Não se preocupe, esses e outros desafios são resolvidos facilmente com o uso da ferramenta certa. Conheça o escritório online do Zoho Workplace!
O que é preciso para montar um escritório digital?
Um negócio que se mantém apenas no físico pode captar poucas oportunidades de crescimento e inovação. Investir na tecnologia e em um escritório digital é a chave para diminuir custos, otimizar processos, ganhar em agilidade, performance e desempenho.
Entenda os passos para montar o seu escritório:
1. Avaliar as necessidades da empresa
Antes de qualquer passo, é preciso avaliar a sua empresa e entender como ela pode ser passada para o digital. Cada empresa é única e tem necessidades particulares para funcionar, então tenha em mente os objetivos gerais da organização.
Reúna uma equipe escolhida por você e faça um diagnóstico sobre como os processos encontrados podem ser passados para o meio digital. Entenda a infraestrutura e tecnologia que será necessária para cumprir com as demandas.
Pode ser preciso capacitar, treinar e dar suporte a equipe para o trabalho no digital, ao menos durante a transição inicial.
2. Definir políticas e processos
Para que o processo de trabalho funcione no dia a dia, é preciso criar políticas claras para o uso das ferramentas digitais selecionadas, como horários de trabalho, hierarquias, responsabilidades em cada projeto, cuidados para a segurança de dados e mais.
O estabelecimento dessas políticas deve ser amplamente falado na comunicação interna da empresa, através de fóruns e canais de anúncios.
3. Contar com armazenamento em nuvem
Os documentos dos clientes, da empresa e dos processos precisam ser armazenados de forma segura e acessível para que a equipe possa trabalhar. Então, conte com um software de armazenamento em nuvem.
São inúmeras as vantagens: os documentos são acessados em poucos cliques, através de diversos aparelhos, sem risco de perdê-los, com segurança e agilidade.
4. Ter ferramentas de produtividade
Muitos softwares existem especificamente para facilitar o trabalho dos profissionais no meio digital, e eles devem ser aproveitados por você para facilitar a entrega do dia a dia e para trazer mais eficiência à empresa.
Esses sistemas contribuem para a otimização do tempo e da organização do escritório, gerando maior produtividade e velocidade.
5. Possuir comunicação efetiva com a equipe
No escritório digital, a comunicação com a equipe não pode faltar. O trabalho à distância pode até mesmo aproximar os colaboradores, que veem nos aplicativos uma forma mais rápida de comunicação.
A partir de conversas diárias no aplicativo online usado pela empresa, a sua equipe poderá gerar conexão, engajamento, interação e harmonia para tomar decisões de forma coesa.
6. Saber gerir projetos e tarefas à distância
Finalmente, é importante saber gerir projetos no formato do escritório digital. Não se preocupe, você poderá contar com softwares que fazem grande parte do trabalho para você, mantendo a organização e aumentando a eficiência.
O Connect é a solução para essa etapa! O software de intranet centralizada do Connect funciona de forma excelente para comunicações internas, engajamento de funcionários e colaboração em tempo real.
Quais são as vantagens de ter um escritório digital?
O escritório digital consegue ser tão ou até mais eficiente que o físico, e pode proporcionar diversas possibilidades de ganhos e crescimento para a empresa. Confira outras vantagens:
1. Flexibilidade e mobilidade
Já ouviu falar em anywhere office? O escritório online possibilita que o colaborador trabalhe de qualquer lugar do mundo, seja tomando um café, em frente à praia, em casa ou em um parque.
Essa mobilidade facilita o cumprimento das demandas diárias enquanto mantém a qualidade de vida dos colaboradores.
2. Redução de custos e economia de tempo
O escritório físico precisa de muitos investimentos, como equipamentos, móveis, pagamento de contas, limpeza e outros recursos. A equipe precisa ter uma boa estrutura para trabalhar presencialmente.
Por isso, o custo financeiro de um escritório físico em comparação ao digital é maior, desde o investimento inicial até as despesas recorrentes.
O mesmo vale para a economia de tempo: o digital é mais veloz e não custa horas de locomoção para a equipe.
3. Aumento da produtividade
É fácil imaginar que, com mais agilidade, ambiente de trabalho mais saudável, boa comunicação e fácil acesso aos documentos, a produtividade aumente.
Com o escritório digital, os custos serão menores – e os lucros serão maiores.
4. Melhor colaboração e comunicação
Pela melhora na colaboração e comunicação, ter um escritório digital funciona muito bem para a empresa que quer manter o trabalho híbrido ou até mesmo presencial – todos podem se comunicar em tempo real em uma única plataforma.
A comunicação mais rápida facilita a tomada de decisões, a integração e a harmonia na hora de trabalhar em um projeto. Com o software certo, os colaboradores podem modificar arquivos em tempo real, enquanto debatem o projeto, por exemplo.
Conclusão
Está interessado em um escritório digital? São muitos passos, mas o software certo pode fazer tudo isso e muito mais para você!
Com o Zoho Workplace, você resolve todas as questões e aproveita todas as vantagens com apenas uma plataforma. O Workplace é o escritório online que você precisa, com ferramentas completas para que a sua empresa alcance os melhores resultados.
Você poderá acessar o escritório de qualquer lugar e de qualquer dispositivo, com máxima segurança dos arquivos salvos em nuvem.
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Fonte: Zoho Brasil.