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Escritório digital: saiba os recursos essenciais para montar o seu

By 19 de junho de 2023Blog, Zoho, Zoho Workplace

O escritório digital é primordial para expandir as oportunidades da sua empresa!

A facilidade de interagir com os clientes por meio da tecnologia, mais autonomia para a equipe, maior velocidade nos processos e menores custos de administração do local são apenas algumas das vantagens que o escritório digital pode entregar.

E não se preocupe: você não precisa abandonar o seu escritório físico! A sua empresa pode atuar de forma híbrida ou presencial com o apoio do virtual.

Então, você quer saber como construir um escritório digital? Confira a seguir mais sobre essa modalidade e os recursos essenciais para montar o seu.

O que é um escritório digital?

O escritório digital funciona da mesma forma que um escritório físico: as equipes trabalham em seus setores através de uma estrutura para que os serviços sejam oferecidos à distância.

A diferença é que, como o nome indica, ele pode existir totalmente através de uma estrutura digital, e os colaboradores não precisam comparecer presencialmente para cumprir as suas funções.

Essa digitalização cresceu e se fortaleceu na pandemia, já que as empresas precisavam funcionar à distância. E, por suas inúmeras vantagens, o modelo permaneceu firme, forte e em crescimento.

Tanto é que dados de pesquisas mostram que mais de 80% das companhias brasileiras fizeram a transição para o modelo 100% home office.

Quais são os desafios de um escritório online?

É fundamental ter o escritório digital para escalar os ganhos da empresa, mesmo que como complemento com o presencial ou em formato híbrido.

Alguns desafios vão acontecer, mas queremos te mostrar como lidar com eles.

A manutenção da segurança digital na hora de manter os dados confidenciais é um dos maiores cuidados que a gestão deve ter. As ferramentas usadas precisam atender às boas práticas de segurança, pois um vazamento de dados não pode acontecer.

Promover ou participar de reuniões e se necessário gravá-las, assim como centralizar informações, também são ações essenciais. Você precisa ter um ambiente digital preparado para que a equipe possa se comunicar bem, tomar decisões e acessar dados em tempo real. Só assim haverá produtividade.

Não se preocupe, esses e outros desafios são resolvidos facilmente com o uso da ferramenta certa. Conheça o escritório online do Zoho Workplace!

O que é preciso para montar um escritório digital?

Um negócio que se mantém apenas no físico pode captar poucas oportunidades de crescimento e inovação. Investir na tecnologia e em um escritório digital é a chave para diminuir custos, otimizar processos, ganhar em agilidade, performance e desempenho.

Entenda os passos para montar o seu escritório:

1. Avaliar as necessidades da empresa

Antes de qualquer passo, é preciso avaliar a sua empresa e entender como ela pode ser passada para o digital. Cada empresa é única e tem necessidades particulares para funcionar, então tenha em mente os objetivos gerais da organização.

Reúna uma equipe escolhida por você e faça um diagnóstico sobre como os processos encontrados podem ser passados para o meio digital. Entenda a infraestrutura e tecnologia que será necessária para cumprir com as demandas.

Pode ser preciso capacitar, treinar e dar suporte a equipe para o trabalho no digital, ao menos durante a transição inicial.

2. Definir políticas e processos

Para que o processo de trabalho funcione no dia a dia, é preciso criar políticas claras para o uso das ferramentas digitais selecionadas, como horários de trabalho, hierarquias, responsabilidades em cada projeto, cuidados para a segurança de dados e mais.

O estabelecimento dessas políticas deve ser amplamente falado na comunicação interna da empresa, através de fóruns e canais de anúncios.

3. Contar com armazenamento em nuvem

Os documentos dos clientes, da empresa e dos processos precisam ser armazenados de forma segura e acessível para que a equipe possa trabalhar. Então, conte com um software de armazenamento em nuvem.

São inúmeras as vantagens: os documentos são acessados em poucos cliques, através de diversos aparelhos, sem risco de perdê-los, com segurança e agilidade.

4. Ter ferramentas de produtividade

Muitos softwares existem especificamente para facilitar o trabalho dos profissionais no meio digital, e eles devem ser aproveitados por você para facilitar a entrega do dia a dia e para trazer mais eficiência à empresa.

Esses sistemas contribuem para a otimização do tempo e da organização do escritório, gerando maior produtividade e velocidade.

5. Possuir comunicação efetiva com a equipe

No escritório digital, a comunicação com a equipe não pode faltar. O trabalho à distância pode até mesmo aproximar os colaboradores, que veem nos aplicativos uma forma mais rápida de comunicação.

A partir de conversas diárias no aplicativo online usado pela empresa, a sua equipe poderá gerar conexão, engajamento, interação e harmonia para tomar decisões de forma coesa.

6. Saber gerir projetos e tarefas à distância

Finalmente, é importante saber gerir projetos no formato do escritório digital. Não se preocupe, você poderá contar com softwares que fazem grande parte do trabalho para você, mantendo a organização e aumentando a eficiência.

O Connect é a solução para essa etapa! O software de intranet centralizada do Connect funciona de forma excelente para comunicações internas, engajamento de funcionários e colaboração em tempo real.

Quais são as vantagens de ter um escritório digital?

O escritório digital consegue ser tão ou até mais eficiente que o físico, e pode proporcionar diversas possibilidades de ganhos e crescimento para a empresa. Confira outras vantagens:

1. Flexibilidade e mobilidade

Já ouviu falar em anywhere office? O escritório online possibilita que o colaborador trabalhe de qualquer lugar do mundo, seja tomando um café, em frente à praia, em casa ou em um parque.

Essa mobilidade facilita o cumprimento das demandas diárias enquanto mantém a qualidade de vida dos colaboradores.

2. Redução de custos e economia de tempo

O escritório físico precisa de muitos investimentos, como equipamentos, móveis, pagamento de contas, limpeza e outros recursos. A equipe precisa ter uma boa estrutura para trabalhar presencialmente.

Por isso, o custo financeiro de um escritório físico em comparação ao digital é maior, desde o investimento inicial até as despesas recorrentes.

O mesmo vale para a economia de tempo: o digital é mais veloz e não custa horas de locomoção para a equipe.

3. Aumento da produtividade

É fácil imaginar que, com mais agilidade, ambiente de trabalho mais saudável, boa comunicação e fácil acesso aos documentos, a produtividade aumente.

Com o escritório digital, os custos serão menores – e os lucros serão maiores.

4. Melhor colaboração e comunicação

Pela melhora na colaboração e comunicação, ter um escritório digital funciona muito bem para a empresa que quer manter o trabalho híbrido ou até mesmo presencial – todos podem se comunicar em tempo real em uma única plataforma.

A comunicação mais rápida facilita a tomada de decisões, a integração e a harmonia na hora de trabalhar em um projeto. Com o software certo, os colaboradores podem modificar arquivos em tempo real, enquanto debatem o projeto, por exemplo.

Conclusão

Está interessado em um escritório digital? São muitos passos, mas o software certo pode fazer tudo isso e muito mais para você!

Com o Zoho Workplace, você resolve todas as questões e aproveita todas as vantagens com apenas uma plataforma. O Workplace é o escritório online que você precisa, com ferramentas completas para que a sua empresa alcance os melhores resultados.

Você poderá acessar o escritório de qualquer lugar e de qualquer dispositivo, com máxima segurança dos arquivos salvos em nuvem.

Garanta comunicação eficiente e em tempo real, histórico salvo, sistema de videoconferência, ferramenta de monitoramento e planejamento, chat e muito mais. Conheça as nossas soluções!

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Fonte: Zoho Brasil.