Você já ouviu falar em mapeamento AS IS? Entenda essa etapa da gestão de processos de negócios e descubra como fazer o seu!
O mapeamento organizacional de processos é uma ferramenta de gestão que ajuda pessoas a visualizarem o seu negócio de forma completa. Assim, é possível compreender melhor as atividades da empresa, visando aperfeiçoá-las e corrigir falhas.
Veja mais detalhes nas perguntas e respostas baixo!
O que é um mapeamento AS IS?
Em inglês, “as is” significa “como está”. Ou seja: o mapeamento AS IS irá demonstrar a situação atual da empresa, mapeando seus processos organizacionais.
Então, é como um diagnóstico médico, que aponta pontos fortes e fracos da situação real… mas, de um ambiente corporativo!
Assim, o mapeamento AS IS é uma etapa de gestão de processos fundamental para negócios que buscam a eficiência, a qualidade e a competitividade!
Importância do mapeamento AS IS
Geralmente, existem três tipos de processos em uma empresa:
1- Os processos primários, que são absolutamente essenciais para que a empresa cumpra sua missão. Eles ajudam a construir a percepção de valor pelo cliente por estarem diretamente relacionados ao consumo do produto ou serviço.
2- Os processos de apoio (ou processos de suporte), que, como o próprio nome sugere, dão apoio a esses processos principais.
3- Os processos de gerenciamento, que ajudam a medir, monitorar e controlar as atividades (ou seja, os demais processos) desse negócio.
Uma organização que tem clareza sobre as etapas de funcionamento desses três tipos de processos conseguirá entender todas as suas atividades, identificando oportunidades de melhoria de forma ativa e preventiva. E é aí que o mapeamento AS IS entra!
Benefícios do mapeamento AS IS
Com um processo AS IS bem delineado, a equipe ganha produtividade, os custos diminuem e o cliente recebe um atendimento melhor e mais rápido.
Além disso, é possível prevenir problemas e, quando eles ocorrem, as propostas de soluções geralmente buscam resolvê-los pela causa (e não pelo sintoma).
Então, tudo envolve o desenho e/ou mapeamento dos procedimentos rotineiros e, a seguir, a criação de uma maneira visual de comunicá-los, que torna o compartilhamento da informação mais eficiente.
Em resumo, o mapeamento AS IS permite entender, documentar, padronizar e melhorar processos, tornando a empresa mais eficiente!
Riscos de não ter um mapeamento AS IS
Em resumo, sem um mapeamento AS IS…
Não conseguimos identificar gargalos – ou seja, pontos do processo que não fluem adequadamente. Assim, essas questões seguem nos atrapalhando, sem que tenhamos o conhecimento necessário para remodelar os processos.
Nem somos capazes de identificar quem são os responsáveis por cada etapa ou atividade dentro de um processo. Assim, ninguém sabe de quem é a responsabilidade de cumprir essas tarefas. (Você já ouviu aquela expressão que diz “cachorro com muito dono morre de fome?”. Então.)
Não podemos prever custos, pois não temos clareza das entradas e das saídas em cada etapa de cada processo empresarial.
Nem temos os conhecimentos para fazer checklists de produção, que permitem que as coisas funcionem mesmo em dias de confusão ou estresse;
Não conseguimos eliminar a perda de tempo com atividades inúteis;
Nem podemos criar procedimentos-padrão.
Vamos evitar essas situações na sua empresa? Aprenda a fazer o seu mapeamento!
Entenda as etapas do mapeamento
Para fazer o mapeamento AS IS, é preciso reunir as pessoas envolvidas nas funções rotineiras da empresa. Então, é a equipe operacional, incluindo gestores das áreas abrangidas. Esse grupo é chamado de “usuários-chave”.
Assim, se compila as expectativas desses gestores sobre seus processos diários, de ponta à ponta, bem como as necessidades de quem executa esses processos.
Para isso, esses profissionais passam por entrevistas e preenchem questionários. Além disso, é realizada uma compilação de informações e documentos necessários.
Assim, o objetivo central do AS IS é entender o fluxo do processo atual, com todas as suas tarefas e tempo de execução.
Além disso, são levantados todos os usuários, clientes e fornecedores envolvidos, bem como suas interações com o negócio. Por fim, surgem os indicadores de desempenho para controlar os processos!
Mapeie a sua empresa em 8 passos
Veja um resumo de como fazer o mapeamento AS IS na empresa:
1. Defina quais são os objetivos da sua instituição. Afinal, qual é a missão da sua empresa? Qual é a visão dela? Quais são os valores? Essas são perguntas básicas que, quando bem respondidas, permitem que todos os funcionários trabalhem dentro de uma mesma cultura!
2. A partir desses objetivos centrais, entenda e mapeie os processos que são cruciais para cumpri-los, focando principalmente naqueles que realmente geram impacto e trarão resultados com mais rapidez.
2. Liste os fornecedores de processos – ou seja, as pessoas que dão entrada nos processos, que os desencadeiam, que os iniciam. Geralmente, são aqueles que abastecem a empresa com matérias-primas e informações, como fornecedores e clientes.
3. Entenda quais são as entradas (inputs) de processos, que são geradas pelos fornecedores de processos, como propostas, requerimentos e orçamentos.
4. Defina os componentes do processo. Afinal, qual é o passo a passo que precisa ser executado para que cada processo se cumpra?
5. Entenda quais são as saídas (outputs) do processo, ou seja, aquilo que é produzido no final de cada processo!
6. Indique os executores de cada processo. Afinal, quem faz o que, para quem e em qual ordem?
7. Documente o processo atual. Isso pode ser feito por meio de textos curtos acompanhados de diagramas e/ou fluxogramas, reunidos de forma completa e disponível à todos.
8. Analise as oportunidades de melhoria. Acabou? Ainda não. O mapeamento deve ter trazido à tona no mínimo uma oportunidade de melhoria nos processos citados. É hora de ser criativo nas soluções!
Pontos de atenção
Em resumo: a partir das entradas (inputs), que são inseridas pelo fornecedor de processos, os executores desses processos as transformam em saídas (outputs). E, analisando esse processo de forma cuidadosa, é possível identificar oportunidades de melhoria.
Parece simples? Sim. Mas, só vai funcionar se todos os envolvidos receberem o treinamento para cumprirem seus papéis no processo da melhor maneira possível!
Assim, para que uma empresa possa otimizar seus processos, é preciso conhecê-los, mapeá-los, comunicá-los e treinar os funcionários para executá-los da forma que foram mapeados.
Além disso, pode ser que novidades do mercado, conhecimentos externos e a descoberta de pontos de melhoria mudem os processos ao longo do tempo. No entanto, está tudo bem: o mapeamento é vivo, está sempre mudando e esses ajustes fazem parte do processo! De fato, assim é possível criar um sistema de melhoria contínua.
Assim, o importante é que, uma vez modificada, essa nova versão do processo esteja clara para os funcionários que a executam. Além disso, é preciso ouvir deles se a nova proposta de processo realmente funciona na prática! Por isso, manter uma boa comunicação é essencial na hora de implementar um mapeamento!
Então, agora que você entendeu o que é um mapeamento AS IS… que tal começar a mapear os processos da sua empresa hoje mesmo?
