Você já conhece a matriz RACI, uma incrível ferramenta de gestão para definir as responsabilidades dentro da sua equipe? Leia em nosso blog!
Também conhecida como “matriz de responsabilidades”, a Matriz RACI é uma das principais ferramentas de gestão de projetos, processos e pessoas que existem.
Assim, ela serve para definir as responsabilidades dentro de uma equipe. Para isso, apresenta quatro funções diferentes, que são atribuídas aos membros do time, representadas por uma das quatro letras do acrônimo “RACI”.
Por meio da delimitação de responsabilidades, essa matriz traz clareza sobre o papel de cada pessoa em cada projeto. Além disso, ela também extremamente útil para ordenar e agilizar as tarefas diárias (processos), resolvendo muitos problemas de comunicação corporativa!
Achou interessante? Então, continue lendo: temos certeza que você conseguirá aplicar essa metodologia em algo na sua vida!
A importância da matriz RACI
Um dos motivos pelos quais a Matriz RACI é uma ferramenta tão famosa na gestão de projetos é que ela torna as atividades mais claras e produtivas, ajudando a entender quem são, de fato, os indivíduos responsáveis por cada parte das tarefas.
Ao gerar uma forma de visualização (que, geralmente, é uma tabela) das informações fundamentais sobre tarefas, essa matriz permite expressar as expectativas em relação ao time, bem como delimitar as atribuições de cada um!
Observando essa matriz completa, a equipe executora, colegas, lideranças e até outros departamentos ficam cientes sobre quem deve fazer qual tarefa em qual momento.
Assim, fica mais fácil saber o que precisa ser feito para que o bom andamento de um projeto ou de uma rotina diária.
Afinal, para que as entregas sejam realizadas da forma correta e no prazo, é necessário que haja um responsável (R) por realizá-las, recebendo aprovação (A) com rapidez, contando com o suporte de um especialista (C) quando necessário e, por fim, informando aos interessados (I) quando as entregas foram concluídas.
Por isso, esse ciclo permite que as próximas etapas ocorram… ou que o objetivo final seja dado como cumprido!
Origem da matriz RACI
Embora não haja um consenso sobre a origem dessa metodologia, acredita-se que tenha sido inspirada em práticas de produção enxuta (lean manufacturing), que surgiram após a Segunda Guerra Mundial.
Nesse momento, diversos países precisaram readequar metodologias para retomar o crescimento da produção de forma que o consumo fosse acompanhar. Assim, era necessário erradicar os desperdícios e otimizar a forma de produzir.
Por isso, nos anos 50, surgiu o sistema fordista de fabricação em massa de automóveis e, nos anos 60, foi criado o toyotismo, um sistema de produção japonês focado em produtividade.
Esses sistemas foram os precursores de diversas outras metodologias voltadas para produção rápida, econômica e de qualidade.
Por fim, na década de 70, os especialistas em administração mostraram que era preciso gerenciar a produção (e qualquer outro projeto) por meio de objetivos e de metas.
Por isso, foi criado o método CDPM (Gestão de Projetos Direcionados por Objetivos). Esse método utiliza diversas ferramentas de administração… sendo que uma delas é a Matriz RACI!
Então, em resumo, esse é um instrumento utilizado nas áreas de gestão de pessoas, gestão de projetos e gestão de processos para definir as funções de cada profissional.
Entenda os papéis na matriz RACI
RACI é um acrônimo em inglês, que reúne os quatro papéis fundamentais para que um projeto se realize. São eles:
R – Responsible (Responsável):
É a pessoa que domina as técnicas e os procedimentos relativos a uma tarefa. Ela é escolhida para executá-las e, por isso, é marcado pela letra R, assumindo a responsabilidade pela entrega.
Embora possa contar com a ajuda de assistentes, o Responsável é quem executa a maior parte da atividade. Tarefa finalizada? Hora de passar pela análise de uma autoridade!
A – Accountable (Aprovador ou Autoridade):
Essa pessoa recebe a tarefa finalizada pelo Responsável, verifica se o resultado está ok e avisa para que a próxima equipe prossiga com a próxima etapa do projeto. Em geral, o Aprovador (autoridade) é um líder – como coordenador, gerente ou diretor de departamento.
Por fim, para garantir a agilidade dos processos, cada tarefa deve ter apenas um Aprovador (mesmo que essa pessoa tenha outras posições RACI em funções diferentes).
C – Consulted (Consultado):
Essa pessoa geralmente é um especialista na área da tarefa definida. Assim, seu papel é fornecer o suporte, esclarecendo dúvidas e trazendo insights, para que o Responsável possa executar a atividade da melhor forma possível.
I – Informed (Informado):
Embora não tenha uma participação direta na rotina da equipe ou nem nas funções do projeto em si, essa pessoa deve ser informada sobre o andamento das atividades (daí o nome “Informado).
Pode ser o caso de líderes ou de colegas de outros departamentos. Ao serem informados, eles ajudam dar as tarefas como “concluídas” ou conseguem tomar decisões que dependiam dos resultados obtidos nessas atividades.
Benefícios de usar a matriz RACI
Alguns dos benefícios da matriz de responsabilidades são:
Melhor comunicação no time:
O impacto positivo dessa matriz na comunicação se deve ao fato de mostrar, com clareza, quem está envolvido em um projeto e qual é, exatamente, o seu papel (fazer, aprovar ou prestar suporte). Assim, podemos reduzir ruídos na comunicação!
Maior transparência:
Em todas as empresas onde persiste a crença de que os colaboradores devem receber somente informações relacionadas com a sua função, a transparência desaparece!
Porém, com a matriz RACI, é possível ampliar essa questão, principalmente no que tange à liberação de recursos para dar prosseguimento aos projetos.
Reduzir atrasos:
As marcações R (Responsável) não deixam dúvidas sobre quem é a pessoa que deve entregar aquela tarefa!
Essa organização diminui muito a chance de atrasos e retrabalhos, além de aumentar a produtividade, já que existe a noção de que o restante do time espera por aquela entrega – que só poderá ser realizada por aquela pessoa).
Mais colaboração:
Menos competição e mais cooperação são o resultado de uma matriz RACI em andamento! Afinal, para que um colaborador se destaque, é preciso que ele seja útil aos demais, realizando suas entregas com qualidade e dentro do prazo. Assim, o senso de colaboração e de união cresce!
Reduzir a sobrecarga de trabalho:
Ao delimitar as atividades, a matriz diminui a sobrecarga de trabalho dos profissionais – o que seria facilmente identificável em uma tabela aberta para consulta. Então, em vez de acumular atividades, os profissionais as dividem com os colegas. Por isso, conseguem realizar suas tarefas com menos sufoco!
Tornar o colaborador mais autônomo:
O formato visual da matriz simplifica a consulta de informações, além de ajudar a descobrir rapidamente em qual etapa a tarefa se encontra e quem é o responsável por aquela fase. Precisou falar com essa pessoa? Será fácil descobrir quem ela é!
Melhorar a gestão o tempo:
A matriz de responsabilidades evita que se perca tempo em reuniões improdutivas ou nas quais a sua presença não era realmente necessária.
Então, na prática, se alguém não recebeu convite para uma reunião sobre determinada atividade de um projeto… é porque aquela pessoa não estava diretamente envolvida e, portanto, nem precisava estar ali!
Inclusive, mesmo quando alguém está marcado como Informado (I) em uma tarefa, geralmente basta um e-mail de aviso.
Monte a sua matriz RACI
Passo 1:
Primeiro, escolha o seu objetivo! Sabe aquele horizonte maior, que geralmente vem no final de uma sequência de tarefas e, quando alcançado, dá o projeto por encerrado? É esse mesmo! Por exemplo: “Criar um curso online”.
Passo 2:
Agora, defina suas metas! Elas são os pequenos “degraus” que irão levar você a alcançar esse objetivo. Para isso, comece a dividir o objetivo principal em outras menores. Por exemplo, para o caso do curso online, essas funções incluem coisas como: desenhar a ementa, preparar apresentações, produzir o material didático, testar a plataforma online, anunciar o curso, etc.
Passo 3:
A seguir, é hora de determinar as tarefas! Com as metas definidas, determine quais tarefas precisam ser realizadas para cumpri-las. Capriche nos detalhes, gerando uma lista realmente completa, que ajude a te guiar no cumprimento de cada meta! Por exemplo: para a primeira meta (“criar a ementa”), é preciso cumprir tarefas como fazer uma lista de conteúdos, compará-la com outros cursos no mercado, ajustar a proporção de tópicos abordados em cada módulo e verificar a disponibilidade de carga horária.
Passo 4:
Então, coloque esses dados em uma tabela. Em geral, nas linhas da Matriz RACI, ficam as atividades do projeto, enquanto as colunas contém os nomes de membros da equipe.
Passo 5:
Por fim, escolha os profissionais para realizar (R), aprovar (A), prestar consultoria (C) ou receber informação (I) sobre as tarefas. Ah! Nessa etapa, fique atento para não escolher mais de um Aprovador para cada tarefa. Além disso, não se esqueça de escolher escolher no mínimo um Responsável.
Confie no poder da Matriz RACI
Acredite: muitas vezes, essa simples tabela resolve uma série de problemas internos de comunicação!
Afinal, ao especificar, comunicar e oficializar o papel dos indivíduos em determinado projeto ou processo de rotina, todos saberão quem fará cada atividade e em qual momento.
Dessa forma, muito mais ideias saem do papel, com líderes claros para implementá-las e profissionais competentes para executá-las.
Assim, conseguimos evitar dúvidas persistentes, cobranças sem sentido e atividades que nunca são entregues!
Além disso, como cada fase depende do cumprimento da etapa anterior, o número de atrasos se reduz muito, agilizando as entregas.
Do mundo corporativo à vida familiar
Acredite: é possível aplicar uma matriz RACI a qualquer tipo de projeto – do mundo corporativo à vida familiar!
Com esse instrumento, você será capaz de gerir projetos simples ou complexos: implementar uma nova metodologia, monitorar trabalhos terceirizados, cumprir um calendário de eventos, criar conteúdo, desenvolver softwares, organizar a rotina… e até planejar a vida pessoal!
Para testar a aplicação da sua primeira Matriz RACI, você pode baixar esse modelo e comprovar que, com essa matriz de responsabilidades, você e sua equipe realmente conseguem crescer com mais agilidade e eficácia!
