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Como utilizar o CRM no seu funil de vendas

By 8 de agosto de 2019Blog, CRM, Marketing

Um CRM lhe dá a oportunidade de acompanhar cada venda, do início ao fim. No entanto, com muita frequência, as empresas não usam seu CRM em todo o seu potencial ou não têm uma estratégia adequada.

 

Se você investiu recentemente em um CRM ou já tem o seu por um tempo, saiba que ele é mais eficaz se você usá-lo estrategicamente durante todas as etapas da jornada de vendas.

 

Para ajudar a melhorar seu processo de vendas e maximizar o uso do seu CRM, siga estas práticas recomendadas para todas as cinco etapas do seu funil de vendas.

1- Prospecção

Gerar leads pode ser um processo confuso. Entre o recebimento de novos contatos do marketing, a realização de cold calls e o envio de e-mails, pode-se perder informações importantes do cliente. 

 

Use o seu CRM para se manter organizado durante a fase de prospecção.

Insira informações de social selling

Se você usa o LinkedIn, o Twitter, ou outras redes sociais para gerar relacionamentos com clientes, talvez seja hora de acompanhar as interações sociais com as integrações de mídia social do CRM.

 

Use integrações para plataformas de gerenciamento de mídia social para ouvir e interagir com potenciais clientes. Você pode, então, acessar facilmente os perfis de mídia social dos clientes em potencial e continuar construindo relacionamentos.

Monitore as conversas do cliente

Cold calls, e-mails, bate-papos ao vivo: todas são formas eficazes de gerar leads. Mas outra estratégia tão importante (e raramente usada) é gerar leads através de tickets de suporte ao cliente.

 

Sua equipe de suporte ao cliente está atenta às dúvidas e preocupações dos clientes. Por meio do seu CRM, o suporte deve ser capaz de notificar facilmente as vendas sobre suas respectivas conversas que podem levar a oportunidades ou referências de upsell.

 

Segmente seus dados do CRM

Seus clientes em potencial são organizados para que eles sejam fáceis de localizar e avaliar? 

 

Você pode usar o CRM para gerenciar seu banco de dados de contatos e por exemplo, atribuir ao seu prospecto um status de cliente para que um contato seja facilmente rastreável. 

 

Leve isso um passo adiante com a segmentação de lista.

 

Utilizar listas segmentadas significa que os clientes em potencial vão receber uma experiência mais personalizada. 

 

Vincule seu CRM ao seu software de automação de marketing para segmentar sua lista de possíveis clientes. Você pode segmentar por lucratividade, região, setor, etc. Filtre e classifique seus dados por esses segmentos.

2- Qualificação

Idealmente, seus esforços de prospecção estão trazendo clientes perfeitos que correspondem às suas personas de comprador e critérios de cliente. Mas, para garantir que os leads certos estejam sendo seguidos, use seu CRM para otimizar o processo de qualificação de leads.

Marque seus leads

Determine quais de seus leads são de alto valor e use a pontuação de leads em seu CRM. Tome certos conjuntos de informações sobre seus leads e transforme-os em pontuações específicas.

 

Por exemplo, crie uma fórmula em que as pontuações sejam baseadas em variáveis ​​como fonte de leads, informações de contato e dados demográficos. Seu CRM deve atribuir automaticamente uma pontuação numérica que você predefiniu com base nessas variáveis.

 

Digamos que um de seus leads receba 10; outro recebe um 5 porque não atende aos seus critérios.

 

Filtre seus leads pela pontuação deles. Você sabe então em quais oportunidades deve se concentrar.

Monitore as interações de leads

Quantas vezes seus leads interagiram com sua empresa? Durante as cold calls, quais são suas perguntas? Qual é a principal preocupação deles via e-mail? Com base nessas conversas, encontre respostas para perguntas como as seguintes:

 

  • Qual o valor que o nosso produto/serviço traz para essa perspectiva?
  • Qual necessidade específica ela preenche?
  • Esse prospecto tem orçamento para comprar nosso produto/serviço?

 

Seu CRM fornece uma base para coletar as respostas para essas perguntas de qualificação. Por exemplo, sua conta de e-mail deve estar integrada ao seu CRM para que você nunca perca uma conversa com clientes em potencial. 

 

E-mails abertos, cliques e respostas também devem estar disponíveis em tempo real.

Rastreie os prospectos “não qualificados”.

Alguns de seus leads não serão qualificados. Seu trabalho é descobrir como você pode melhorar os critérios de qualificação e suas origens e pontuação. 

 

Use seu CRM para solicitar que os representantes listem o motivo pelo qual um determinado lead não foi qualificado.

 

O lead não precisava do seu produto/serviço? Não era apenas a hora certa? Ou talvez o seu ponto de contato não seja quem toma a decisão de compra. Mesmo que um determinado lead não esteja qualificado agora, você poderá acompanhar mais tarde.

3- Cotação

Durante o estágio de cotação, você discute preços e condições com o possível cliente. É fundamental que você e seus representantes forneçam uma experiência incrível para aproximar o lead da assinatura na linha pontilhada. 

 

Seu CRM pode diferenciá-lo dos concorrentes, adicionando toques pessoais ao relacionamento com o cliente.

Conheça seu cliente

Seu CRM oferece a oportunidade de aprender muito sobre o cliente. Ao migrar um acordo para o estágio final, revise consistentemente os dados em seu CRM para obter insights valiosos que você pode usar ao conversar com o cliente. Veja coisas como perfis de clientes e chamadas gravadas.

 

Faça anotações sobre uma preocupação específica que você percebeu na conversa de um lead em particular. Demonstre que você reconhece seus pontos de dor. Torne a experiência personalizada e mostre que você realmente se importa com as necessidades do cliente.

Rastreie a atividade dos representantes

Se você é um gerente, é importante saber se os representantes estão realmente enviando cotações, se as oportunidades de cotação estão sendo perdidas ou se os representantes estão acompanhando os clientes em potencial com a frequência necessária. O relatório de atividades no seu CRM deve fornecer essas informações. Revise as atividades, como as seguintes:

 

  • Chamadas feitas
  • Emails enviados
  • Tarefas concluídas
  • Notas tomadas
  • Visitas

 

Experimente diferentes filtros para analisar os resultados de chamadas e os resultados de email ou classificar atividades por equipes.

 

Você pode identificar melhor se os representantes estão efetivamente movendo as transações pelo funil. Se não forem, descubra por que antes de uma transação ser perdida.

4- Fechamento

É crucial que você consiga fechar negócios para gerar receita. Seu CRM ajuda a marcar o momento de fechar um acordo e destaca as áreas que precisam ser melhoradas no processo de fechamento.

Mantenha-se atualizado

Quais leads estão preparados para fechar? O relatório de previsão de vendas do seu CRM é uma ferramenta útil para acompanhar cada etapa do processo do negócio no seu pipeline.

 

Revise a data de fechamento estimada e ganhe a probabilidade de cada transação (defina esses números no início do funil de vendas). Se um negócio não estiver ocorrendo como deveria, talvez seja hora de corrigir o problema.

 

Identifique os motivos pelos quais uma determinada transação pode não fechar. Use as informações para determinar possíveis soluções para que você possa atingir a receita de pipeline que você originalmente projetou.    

Identifique os gargalos

Quão eficaz é o seu pipeline? Onde as transações estão ficando presas? Já mencionamos os relatórios de atividades, mas você também deve analisar a análise de duração do estágio do CRM e a duração do estágio pelos relatórios do proprietário.

 

Com o relatório de análise de duração do estágio, você pode ver a quantidade média de tempo que as transações gastam em um determinado estágio do pipeline. Use dados com base em negócios vencidos e perdidos anteriormente para determinar suas chances de fechar um acordo.

 

A duração do estágio pelo proprietário permite que você veja quais representantes estão com dificuldades. Alguns representantes não são eficazes Você deve poder contar dentro deste relatório de CRM.

Monitore o funil de vendas

Outro relatório que você deve acompanhar é o relatório de análise do funil de vendas. 

 

Verifique este relatório no seu CRM para ver se você fechou as transações projetadas originalmente. Com base na data de criação da transação, o relatório de análise do funil de vendas mostra quantas transações, do total de entradas recebidas, estão realmente encerradas – uma visão geral da progressão da transação.

 

Este exercício ajuda você a se preparar melhor da próxima vez se não conseguir fechar determinadas transações ou se quiser repetir um processo bem-sucedido.

5- Oportunidades ganhas/perdidas

Você atingiu o momento final do funil de venda. Você foi capaz de ganhar ou perder o negócio. De qualquer forma, o seu CRM fornece informações valiosas sobre por que uma determinada venda foi direcionada de forma positiva ou negativa.

Siga suas métricas

Já analisamos vários relatórios. Aproveite outros dados do CRM com métricas e analise as atividades que funcionaram bem e as que não funcionaram. Veja alguns exemplos de métricas importantes para acompanhar:

 

  • Taxa de fechamento
  • Taxa de conversão de oportunidades para leads qualificados
  • Ciclo médio de vendas
  • Velocidade de vendas

 

Todos os dados dessas métricas devem estar disponíveis no seu CRM. Use os insights dessas métricas para tomar melhores decisões em todo o processo de vendas.

Não desista de ofertas perdidas

Se você perdeu um acordo, acompanhe as ações e registre-as no seu CRM para acompanhamento posterior. Só porque você não conseguiu fechar uma oferta desta vez, isso não significa que o cliente potencial não estará interessado no futuro.

 

Adicione um motivo de perda à transação no seu CRM. 

 

Seja específico sobre o cenário de perda. Talvez o cliente tenha escolhido um concorrente ou decidido que seu produto/serviço era muito caro. Conhecer o “porquê” por trás de um acordo que não fecha, poderia ser útil para vencê-lo no futuro ou fornecer um contexto sobre o que não fazer com outras transações.

 

Dependendo da natureza do acordo, você poderá movê-lo de volta para o estágio de Qualificação ou para Cotação.

Atualize seu pipeline

Para garantir que os insights sejam sempre precisos e confiáveis, limpe regularmente seu pipeline. Remova dados duplicados ou incorretos. As principais perguntas a serem revisadas ao atualizar seu pipeline incluem o seguinte:

 

  • Há algum gargalo (leads estagnados)?
  • Há leads mortos ou de baixa oportunidade que posso remover?
  • Há alguma comunicação que precise ser atualizada?

 

Limpe seu pipeline em uma base diária, semanal e mensal. Dessa forma, você não ficará sobrecarregado como faria se estivesse realizando o processo uma vez por ano.

6- Aproveite ao máximo seu CRM

É importante notar que você precisa primeiro de um CRM de qualidade para que as práticas acima sejam as mais eficazes. 

 

Primeiro, defina o melhor CRM da sua empresa, por exemplo, um que crescerá com o seu negócio, antes de se comprometer com a implementação de um processo em torno de uma solução que não seja escalável.

 

Não desperdice as valiosas capacidades do seu CRM. A implementação das práticas acima economiza tempo e dinheiro à medida que você melhora os estágios em seu funil de vendas.