Tempo é um recurso precioso. Para além de comandar diversos aspectos da nossa vida, o tempo que temos à disposição é valioso justamente por não ser algo que podemos economizar ou guardar para usar mais tarde. Além disso, não é algo que podemos recuperar quando desperdiçamos.
Muitas vezes, porém, gastamos o tempo do nosso trabalho com comportamentos improdutivos. Aquele cafezinho com conversa de corredor, a olhadinha “rápida” nas redes sociais, as dezenas de e-mails que aparecem a cada cinco minutos na caixa de entrada, as notificações infinitas no WhatsApp.
Segundo um estudo da Universidade da Califórnia, sempre que uma pessoa é interrompida em suas atividades, ela leva em média 23 minutos e 15 segundos para voltar ao mesmo grau de atenção em que se encontrava antes da interrupção.
Outros estudos mostram que, nesse processo, a eficiência das pessoas cai em média 40%, além de gerar prejuízos para a nossa memória de longo prazo e a nossa criatividade.
Levando isso em consideração, não é difícil imaginar que estamos perdendo muito da nossa produtividade profissional cada vez que somos interrompidos por um e-mail que não pára nunca, mensagens superficiais em chats de conversa, chamadas de voz ou de vídeo aleatórias.
Inclusive, essas distrações são chamadas de “gatilhos externos”, que te atraem para estar constantemente conectado, desviando a sua atenção do que importa.
Assim, parece que a nossa atenção nunca esteve tão fragmentada ou escassa. Então, não é à toa que você se sente exausto depois de passar o dia inteiro na frente do computador ou do smartphone… e ainda termina o dia com a sensação de não ter produzido nada!
Além disso, enquanto pausas deliberadas são importantes para manter a produtividade, distrações e interrupções não são uma escolha: elas te pegam desprevenido e roubam completamente o foco na tarefa que estava sendo realizada!
Ainda, essas interrupções aumentam o chamado “trabalho invisível”, que é aquele que ninguém vê – como trabalhar fora do expediente ou durante o fim de semana, para manter as demandas em dia.
Se identificou com alguma dessas situações? Então, veja essas 9 dicas imperdíveis para dar um basta nas interrupções, aumentar a nossa produtividade e fazer uma excelente gestão de tempo!
Remova ativamente as distrações da sua vida corporativa
Existem diversas formas de cortar do seu ambiente de trabalho as situações que estão no caminho do seu melhor rendimento! Seja no escritório ou de forma remota, a primeira providência a ser tomada é reduzir o ruído de estímulos externos.
Por isso, feche as abas em excesso no seu navegador e configure as notificações dos seus aplicativos no telefone e no computador para que apareçam somente as que são essenciais (como bancos, por exemplo).
Também é interessante evitar que as notificações apareçam quando a tela do celular está bloqueada. Assim, elas não ficam constantemente “pedindo” a sua atenção.
Outros hábitos diários também ajudam a cortar as distrações. Por exemplo, pessoas altamente eficazes costumam ler as mensagens de WhatsApp ou e-mail com calma, responder com a mesma atenção (evitando respostas superficiais, que não levam a lugar nenhum e não dão um encaminhamento real para o problema)… e arquivar a conversa logo em seguida!
Aí, quando o destinatário responder, aquela conversa torna a aparecer para você – mas, não fica o tempo todo ali te lembrando de algo que já foi processado e concluído! Ao dar aquele assunto por encerrado, você também encerra aquela “aba mental” que foi aberta no seu processador interno – o cérebro! Isso proporciona uma grande sensação de paz e de dever cumprido, aumentando a sua satisfação e a sua produtividade.
Ainda, um hábito igualmente eficaz é nem permitir que e-mails inúteis cheguem até você! Para isso, bloqueie notificações automáticas por e-mail, denuncie spam e cancele inscrições que não fazem mais sentido.
Inclusive, é possível usar a ferramenta Unroll.me para gerenciar os e-mails recebidos em sua caixa de entrada, editando as listas em que você está cadastrado. Assim, fica mais fácil se livrar de e-mails indesejados que lotam a nossa caixa de entrada e nos fazem perder o foco!
Por fim, sempre que possível: deixe seu celular longe de você enquanto trabalha. Algumas pessoas vão ainda mais longe: desligam a wifi e os dados móveis… ou até mesmo o próprio aparelho!
Dê um basta na cultura “apaga-incêndio”
Além disso, para quem atua em ambiente presencial, com frequência aparecem pessoas na sua mesa, querendo algo “urgente”.
No entanto, nem tudo que é prioridade para um departamento é para outro – e simplesmente aparecer na mesa do colega afobado e apressado, como se ele precisasse te ajudar a salvar o planeta do apocalipse, realmente não ajuda na produtividade de ninguém!
Além disso, veja que ironia: quando tudo começa a ser tratado como “urgente”, nada mais parece ser realmente “urgente”! Por isso, precisamos saber separar o que é urgente (de verdade) do que é simplesmente importante, ou meramente interessante de ser realizado em algum momento.
Então, pare de remar em um mar de falsas urgências: nem tudo é para ontem! Analise as demandas com calma e frieza, organize as ações com prazos realistas e negocie uma prorrogação razoável sempre que for necessário. Se depois de tudo isso ainda não der certo… aí sim peça aquela ajuda “urgente” ao seu colega – que, acredite, provavelmente está na mesma correria que você!
Não é porque estamos online ou em nossa mesa de escritório que estamos disponíveis o tempo todo para resolver demandas que surgem de pura falta de planejamento. Respeite o tempo e o trabalho alheios como você gostaria que respeitassem o seu.
Sempre que possível, solicite e atenda as demandas por escrito
“Vou te enviar um áudio que é mais fácil”. Mais fácil para quem? Com certeza, não fica mais fácil para quem recebe! Além de não ser uma informação facilmente indexável, ou seja, que pode ser ordenada e organizada, o áudio não pode ser pesquisado dentro de uma conversa, nem sempre toca no aparelho alheio e acaba sendo corrompido depois de algum tempo.
Para piorar, ainda terceiriza para o receptor a tarefa de estruturar aquela informação que você jogou fora de ordem, sem nem mesmo conferir se tinha uma chamada para ação clara e direta para ele.
Em resumo: áudio não combina com um ambiente de trabalho produtivo. Se o cliente ou seu colega tem o hábito de utilizar áudios, ok, você vai ouvir cada um deles com a devida atenção. No entanto, sempre que possível, o ideal é responder por escrito – especialmente quando a comunicação inclui informações relacionadas com prazos, valores e acordos, que vira e mexe precisam ser relembradas.
Acredite: seu eu do futuro vai agradecer esse cuidado quando perceber quão fácil e rápido é pesquisar, encontrar, copiar e compartilhar informações que foram criadas em formato escrito!
Formate as suas mensagens de um jeito inteligente e intuitivo
Em termos de produtividade, a recomendação para a equipe interna é abolir o uso de áudios, sempre que possível. No entanto, muitas pessoas ainda se comunicam por escrito de forma confusa.
Por isso, tenha o capricho de formatar suas mensagens, prezando o entendimento do outro! Use tópicos curtos ao invés de frases longas de várias linhas, coloque assuntos diferentes em frases separadas, use negritos nas partes mais relevantes e insira alguns emojis nos pontos de atenção.
Além disso, lembre-se: ao final da mensagem, o receptor deve ter uma pergunta clara para responder ou uma ação direta para executar. Senão, qual a finalidade de compartilhar aquela informação?
Planeje o tempo da sua semana – e defina as prioridades do dia (de forma realista)
A rotina tá um caos? Esse método de planejamento é infalível! Primeiro, registre todos os deveres (dos mais simples aos mais complexos) que precisam ser realizados em uma única lista, que pode ser digital ou analógica. Algumas pessoas acham mais fácil dividir em duas colunas: pessoal e profissional.
Depois, separe o que tem prazo do que não tem. Então, registre tudo que tiver dia e horário em um calendário de mesa, planner ou agenda (que pode ser analógica ou digital, como o Google Agenda, por exemplo).
O importante é escolher apenas um local para listar todas as tarefas e apenas um local para registrar todos os compromissos com prazo. Acredite: usar múltiplos sistemas de organização pode ser uma dor de cabeça sem tamanho!
Além disso, todas essas anotações devem estar em um local de fácil acesso (por exemplo, não pode ser uma agenda no fundo de uma gaveta lotada, ou um aplicativo difícil e demorado de usar).
De preferência, deixe sua lista de tarefas sempre junto do registro de compromissos com prazo. Assim, toda vez que uma tarefa ganha ou perde um prazo definido, você pode trocá-la de lugar. Além disso, fica bem mais fácil se organizar visualizando os dois sistemas juntos, o que evita que detalhes passem despercebidos.
Por fim, para priorizar as demandas, você pode escrever os números de 1 a 5 ao lado delas. Assim, você saberá por onde começar a executar as coisas!
Para isso, uma dica importante é, além de observar o prazo de cada tarefa, iniciar pelas tarefas mais complexas e importantes, que gastam mais energia mental, deixando as atividades mais fáceis para o final, quando você já vai estar cansado!
Aprenda a delegar tarefas
Delegar as tarefas é uma maneira muito eficiente de concluir no prazo tudo o que precisamos entregar.
Muitas vezes, quando acreditamos que ninguém pode ser tão bom quanto nós, acumulamos atividades demais… acabando sobrecarregados e exaustos!
Por isso, sempre que possível, confie nas habilidades dos seus colegas e terceirize todas as atividades que você não precisa necessariamente realizar por conta própria.
Selecionando menos afazeres diários, você conseguirá concluir cada um deles com muito mais qualidade e sem estresse… gerando aquela sensação maravilhosa de missão cumprida no fim do dia!
Separe um tempo para situações inesperadas que surgem ao longo do dia
Sempre deixe um tempinho reservado para atividades inesperadas – daquelas que surgem ao longo do dia de repente, se tornam uma prioridade imediata e simplesmente não podem ser previstas!
Para isso, é bom ter um espaço razoável entre horários de reuniões e comprometimento com ações específicas. Agendas extremamente lotadas não permitem muita flexibilidade em caso de imprevistos – e viram uma verdadeira bola de neve de atrasos.
Reduza e otimize o tempo das suas reuniões
Você já sentiu que queria ter um tempinho durante o seu dia de trabalho para… trabalhar?
Quando vivemos com a agenda lotada de reuniões sobre todas as pautas possíveis, falta tempo para fazer justamente isso: trabalhar de forma concentrada, atenta e criativa!
A verdade é que, na maioria dos casos, reuniões são completamente desnecessárias. É sério: aprenda a substituí-las por e-mails e comunicados bem estruturados e detalhados, que informam com qualidade tudo o que os envolvidos precisam saber.
No entanto, quando realmente é preciso reunir os colegas de trabalho, existem regras para que essa reunião seja produtiva. São duas questões principais:
a) A convocação contém a hora para a reunião começar e terminar, a lista de convidados e uma pauta específica (nada de “Assuntos Gerais”, heim).
Na hora de enviar um e-mail chamando pessoas para uma reunião, sempre deixe claro quem são os demais convidados e quais serão os tópicos abordados, de preferência na ordem em que precisam ser analisados pela equipe. Assim, as pessoas conseguem se preparar com o que dirão sobre aquele assunto, evitando perda de tempo.
Também inclua a hora de início e fim da reunião, para que as pessoas se programem para chegar no horário certo e para finalizar aquele encontro na hora adequada.
Agora, se você recebeu a convocação de reunião e ela não veio com essas informações, pergunte essas questões ao organizador ou mediador de antemão. Assim, ele já vai alinhando isso e, no dia em questão, ninguém fica preso em uma interminável conversa com tema livre e sem objetivo algum.
b) Uma lista de encaminhamentos da reunião, contendo o nome dos responsáveis pelas atividades que serão realizadas a seguir, com seus respectivos prazos.
“Então, retomando:
O que combinamos nessa reunião? Quem vai fazer o que em relação a isso? E até quando será feito?”
Se você é o organizador da reunião, faça essas perguntas aos presentes e registre as respostas de forma direta em uma pequena ata (que não precisa ser maior que uma mensagem de WhatsApp!).
Depois, compartilhe esse resumo com todos os presentes… e permita que todos voltem aos seus postos de trabalho, para começar a dar encaminhamento aos combinados, com aquela sensação de que deu tudo certo!
Utilize técnicas de gestão de tempo
Não, não estamos falando de usar aplicativos de gestão de tempo – mas de usar técnicas de gestão de tempo! Esses métodos foram criados justamente para otimizar o uso desse recurso valioso, fazendo o seu tempo “render mais” – e não dependem necessariamente de tecnologia, e sim da nossa postura individual.
Veja três exemplos que funcionam muito bem na rotina de equipes eficazes são:
1 – Método Pomodoro
Criada em 1980, a Técnica Pomodoro serve para organizar as tarefas em ciclos de “tempo de foco” e “tempo de pausa”, visando aumentar a agilidade mental.
Para executar essa técnica, comece listando as tarefas que deve realizar. Então, com um cronômetro, marque 25 minutos para se concentrar com foco total na realização dessas atividades – sem nenhuma interrupção. Após esse tempo, descanse por cinco minutos. Em seguida, retome o trabalho. Cumpriu quatro ciclos de 25 minutos? Faça um intervalo de 15 minutos.
Se interessou? Teste o método de forma online nesse link! O relógio virtual está pré-programado para organizar o “tempo de foco” de 20 minutos, e estipula seu “tempo de pausa” como 5 minutos.
Além disso, se quiser, você pode ativar uma música suave de fundo, para ajudar na concentração. A plataforma também conta com um checklist de tarefas lateral, que te mantém motivado ao mostrar o seu progresso. (Inclusive, nós usamos essa técnica para escrever esse texto que você está lendo!)
2 – Getting Things Done (GTD)
O famoso método GTD, desenvolvido por David Allen, torna possível alcançar um elevado desempenho profissional.
Para executar essa técnica, é necessário seguir 5 etapas:
1 – Listar todas todas as tarefas que precisam ser realizadas em uma lista;
2 – Analisar a lista para identificar as que exigem ação da sua parte;
3 – Determinar um prazo (realista) para conclusão das tarefas;
4 – Realizar as tarefas previstas sem distrações;
5 – Revisar o que foi feito – e inserir o que não foi feito em um novo ciclo.
Simples e direto, não? Parte desse método também conta com uma tática mágica que diz: “se dá para fazer em até 2 minutos, faça AGORA”. Com essa mentalidade ativa, você resolve mais coisas na hora e nunca deixa para depois a resposta de uma mensagem ou e-mail simples, aumentando a sua própria produtividade… e acelerando as demandas alheias!
3 – Método Kanban para gerir seu tempo:
Esse método de gestão de tempo foi muito popularizado pelo aplicativo Trello. Contudo, também funciona em um arquivo de texto, um quadro de parede ou numa simples folha de papel!
O modelo mais comum de Kanban divide as demandas em 3 colunas: “a fazer”, “fazendo” e “feito”. Desta forma, fica fácil de ver em que status estão as coisas, principalmente em equipes maiores.
Além disso, o método também permite uma análise aprofundada das demandas da equipe. Se elas nunca saem do “a fazer”, significa que não são realmente importantes, ou que ainda não é um momento estratégico para abraçar aquela tarefa. Se as demandas demoram muito no “fazendo”, significa que a equipe precisa alterar seus processos de trabalho, aumentar em número ou receber menos demandas/demandas menores.
Acredite: a desorganização é a mãe da “falta de tempo”
É muito comum vermos pessoas lamentando sua “falta de tempo”. No entanto, todos temos as mesmas 24 horas no dia.
Dessa forma, o que torna algumas pessoas mais eficazes que outras? A sua habilidade de gerir o tempo, ou seja, de organizá-lo!
Por isso, escolher quais dicas e técnicas de gestão de tempo aplicar irá fazer o seu dia (e o dos colegas que dependem do seu trabalho) render muito mais.
Então, organize-se ativamente, comunique aos colegas suas novas metas de gestão de tempo, peça a colaboração deles… e melhore a sua produtividade!
