Se você produz grandes quantidades de dados em seu trabalho todos os dias, organizar tudo pode ser uma tarefa difícil. Quanto mais usamos a nuvem, mais desordem criamos, o que reduz a nossa produtividade.
Organizar seu espaço virtual é tão importante quanto organizar seu espaço físico. Você não jogaria uma pilha de papéis soltos em um arquivo, certo? Da mesma forma, não devemos manter pilhas de arquivos desorganizados dentro do nosso armazenamento em nuvem.
Reserve um momento para organizar o seu armazenamento em nuvem: assim, irá encontrar e acessar facilmente o arquivo exato que precisa, no momento em que deseja!
Embora não exista uma maneira certa de organizar esses arquivos, aqui estão nove dicas que recomendamos para fazer isso no WorkDrive:
1. Otimize suas pastas de equipe
Organizar suas pastas de equipe é a primeira etapa para gerenciar o armazenamento do WorkDrive.
Você não precisa colocar todos os seus usuários e arquivos em uma pasta de equipe: crie pastas de equipe separadas para cada departamento ou projeto, adicione apenas os membros de equipe relevantes e trabalhe em conjunto de maneira integrada!
Para se manter atualizado sobre o que está acontecendo com seus arquivos e a mantê-los organizados, analise as atividades do usuário em arquivos com base em ações como carregar, mover, renomear, eliminar e restaurar.
Você também pode decidir quem pode criar pastas de equipe públicas e privadas (se essa permissão se estende apenas aos administradores ou a qualquer pessoa).
2. Converta arquivos automaticamente
Quando você converte um arquivo existente em um formato de suíte de escritório Zoho, geralmente salva o documento original e cria uma nova cópia em sua conta WorkDrive. Isso resulta em duas cópias do mesmo documento, o que pode gerar confusão!
Para evitar isso, o WorkDrive tem a opção de converter automaticamente documentos, planilhas e apresentações recém-carregados para o respectivo formato Zoho Writer, Sheet ou Show. Dessa forma, suas equipes podem evitar a duplicação de arquivos, trabalhando neles imediatamente!
3. Reduza a desordem usando limites de armazenamento
Cada funcionário tem suas próprias necessidades de armazenamento, que podem mudar de tempos em tempos. É por isso que o WorkDrive oferece armazenamento único, compartilhado para toda a sua organização.
Para minimizar a desordem, a opção de limite de armazenamento do WorkDrive ajuda a impedir que os usuários de sua equipe mantenham arquivos indesejados em suas pastas pessoais. Assim, se necessário, você pode limitar o armazenamento para incentivar os usuários a manter apenas os arquivos necessários.
4. Aproveite o controle de versão de arquivo
Em muitas equipes, várias pessoas trabalham em um arquivo, e podem acabar criando várias cópias do mesmo documento para salvar versões diferentes.
O recurso de versões de arquivo do WorkDrive salva automaticamente todas as versões de um documento no mesmo arquivo. Isso não apenas ajuda a evitar a duplicação, mas também permite que você consulte as versões anteriores, sem perder as novas atualizações.
5. Rotule seus arquivos
Ser capaz de encontrar e acessar os arquivos certos a tempo pode melhorar sua produtividade!
Por isso, usuários individuais podem categorizar documentos, usando rótulos com base em sua prioridade, status ou tarefa, separando todos esses itens em cada rótulo.
6. Resolva a desordem com um repositório de dados estruturados
Se vários documentos são adicionados diariamente, pode ser um desafio manter suas pastas de equipe organizadas!
Com os modelos de dados do WorkDrive, você pode classificar arquivos em nível de equipe. Basta criar modelos de dados, adicionar campos personalizados e associar os arquivos e pastas necessários a eles. Isso torna mais fácil e rápido pesquisar e acessar os arquivos!
7. Escolha seus favoritos
Quando há determinados arquivos que você usa com mais frequência do que outros, adicione esses documentos aos seus Favoritos, para acessá-los sem quaisquer etapas extras!
8. Gerenciar dados descartados
Uma etapa importante na organização de seu armazenamento em nuvem é livrar-se permanentemente dos arquivos indesejados – mas conseguindo recuperar quaisquer documentos excluídos acidentalmente! Para resolver esse problema, o WorkDrive introduziu políticas de retenção de dados para gerenciar seus arquivos excluídos.
9. Programe um tempo para manutenção regular
Além desses métodos simples de organizar seu armazenamento em nuvem, recomendamos a criação de um cronograma de manutenção para manter sua conta do WorkDrive livre de confusão.
Essa manutenção de armazenamento programada pode ser definida para um dia específico do mês ou da semana, ou mesmo em um determinado horário de cada dia.
Use esse tempo para examinar suas pastas, mover arquivos perdidos para seus locais corretos e adicionar mais estrutura ao seu armazenamento.
Seguir essas nove etapas simples irá colocá-lo no caminho para um espaço de armazenamento em nuvem organizado.
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E, se você tem evitado uma organização digital porque parece um processo entediante, esperamos que este guia ajude você a começar!
Fonte: Zoho.
