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Arquivos produtividade - CRM7 - Zoho Partner Brasil

7 maneiras de aumentar a produtividade de sua equipe remotamente

By Gestão de Pessoas, Zoho People

Enquanto os funcionários trabalham remotamente, muitos fatores, incluindo falta de comunicação, ambiente de trabalho não colaborativo e outras distrações podem prejudicar a produtividade do funcionário. Embora você possa ficar tentado a melhorar a produtividade monitorando os funcionários de perto ou dizendo a eles o que fazer e o que não fazer, essas práticas de microgerenciamento podem não ser sustentáveis.

7 dicas para aumentar a produtividade do funcionário remoto

Veja como você pode melhorar a produtividade de sua equipe remota adotando uma abordagem que prioriza as pessoas:

  • Incentive os gerentes a ajudar os funcionários a criar uma programação adequada de todas as tarefas que eles devem concluir em um dia / semana / mês.
  • Configure ferramentas de comunicação robustas que ajudem seus funcionários remotos a se manterem conectados, fazerem brainstorm, compartilhar arquivos, trocar ideias e tomar decisões, não importa onde trabalhem.
  • Organize reuniões presenciais online de vez em quando para ajudar seus funcionários remotos a se darem bem com suas equipes.
  • Forneça o suporte emocional necessário para ajudar os funcionários a superar a ansiedade e o medo causados ​​pela pandemia em andamento.
  • Certifique-se de que nenhum de seus funcionários esteja sendo microgerenciado pelos gerentes de equipe. Eduque os gerentes sobre como a microgestão pode ser prejudicial.
  • Desencoraje os funcionários que trabalham demais e identificam sinais de esgotamento antes que comece a afetar outros aspectos da sua organização. Incentive os gerentes a definir prazos realistas, ouvir as preocupações dos funcionários e receber seus comentários.
  • Use o software de RH para simplificar e automatizar as tarefas de RH que podem ser demoradas quando feitas manualmente.

Fazer algumas pequenas alterações em como você gerencia seus funcionários remotos pode ajudar muito a torná-los produtivos. Melhorar a produtividade dos funcionários, mantendo seu bem-estar em mente, pode fazer toda a diferença na maneira como seus funcionários remotos trabalham. Leia mais sobre as diferentes maneiras de melhorar a produtividade dos funcionários remotos em nosso HR Knowledge Hive.

Confira aqui nosso software Zoho People para gestão dos seus colaboradores internos.

Fonte: zoho.com

5 maneiras de ampliar a produtividade do agente

By Blog, Zoho Desk

Você já ouviu falar do coral da Árvore do Marfim?

Embora possa parecer imperceptível, esse coral abriga mais de 300 espécies de invertebrados. Qualquer alteração no número desses corais pode levar a grandes mudanças e efeitos adversos no ecossistema aquático. Como tal, este coral discreto passa a ser a espécie-chave para o seu ecossistema.

Da mesma forma, por mais invisível que seu papel possa parecer, os agentes de atendimento ao cliente desempenham um papel essencial na saúde do ecossistema de qualquer empresa. Sua capacidade de ajudar os clientes de forma eficaz pode fazer ou quebrar uma empresa. De acordo com a Forrester, softwares complexos com interfaces de usuário confusas e processamento lento aumentam a lista de problemas do seu agente.

Agentes exaustos levam a clientes insatisfeitos. Então, o que você pode fazer sobre isso?

Aqui está uma lista de cinco coisas que você deve fazer.

Deixe os agentes serem eles mesmos.

Agentes são pessoas, e não há duas pessoas são as mesmas. Reconheça suas diferentes personalidades e entenda que nem todos os agentes funcionam da mesma maneira. Enquanto eles estiverem alcançando seus objetivos, que eles sejam eles mesmos. Quando Alice prefere fazer uma contagem regressiva para uma data de vencimento, Bill responde primeiro aos tickets de alta prioridade. Enquanto Carl se concentra no status do tickets, Davy responde a perguntas pré-venda e pós-venda.

Com isso em mente, tente identificar softwares que permitam que seus representantes façam as coisas do jeito deles. O recurso de modos de trabalho do Zoho Desk pode ser exatamente o que eles precisam .

Dê aos agentes o máximo de informações que você tem.

O que são conversas sem contexto? Sopa de alfabeto sem o alfabeto.

Vamos enfrentá-lo: ninguém liga para o atendimento ao cliente para ter uma conversa casual. Para tornar cada momento significativo para os clientes, seus funcionários exigem o máximo de contexto possível. Isso pode incluir informações como a compra dos clientes ou a compra considerada, o tempo que eles compram de você e as interações anteriores com sua equipe. Embora você provavelmente tenha a maioria (se não todas) dessas informações, elas podem estar completamente desorganizadas ou dispersas. Ter que alternar entre o CRM e o software helpdesk pode atrasar o departamento de atendimento ao cliente. Zoho CRM e Zoho Desk integram perfeitamente a fim de trazer o maior contexto para todas as conversas.

Copiar e colar não é um crime.

Para a maioria das perguntas que seus clientes têm, as respostas geralmente são diretas e fáceis de serem respondidas. Em vez de fazer com que seus agentes reformulem essas respostas todas as vezes, economize tempo e esforço mantendo essas respostas escritas e disponíveis em uma base de conhecimento. Dessa forma, os agentes podem responder rapidamente às perguntas e manter os clientes satisfeitos.

Redundância nem sempre ajuda.

Embora fazer cópias seguras de dados de clientes seja considerado uma aposta segura, incorporar redundâncias em seu processo de atendimento ao cliente pode ser extremamente contraproducente.

Imagine isso: um cliente recebe duas respostas no mesmo ticket, apenas porque dois agentes entraram em ação para abrir um ticket aberto de alta prioridade ao mesmo tempo. Não seria mais caótico quando a mesma situação se repetisse em qualquer par de agentes regularmente? Com um alerta simples que mostra qual agente está visualizando o ticket, evite colisões e restaure a ordem no caos.

Não é um trabalho de uma pessoa. É um trabalho de uma empresa.

Nem todas as perguntas podem ser respondidas por um único agente imediatamente. Algumas questões exigem a experiência de um agente especializado. Outras perguntas podem ser respondidas trabalhando com um funcionário fora da equipe de atendimento ao cliente ou até mesmo várias equipes dentro de sua empresa. Tudo isso é bom em princípio e toda pessoa quer construir uma empresa centrada no cliente, mas ninguém quer lidar com o caos que vem com ele. O Zoho Desk torna fácil para qualquer pessoa na sua empresa entrar em uma conversa e ajudar o seu cliente a resolver seus problemas.

São as pequenas coisas aparentemente sem importância que podem criar um grande impacto, mesmo no atendimento ao cliente.

Portanto, certifique-se de que as engrenagens de seus  esforços de atendimento ao cliente recebam a graxa necessária e valha a pena, proporcionando excelente atendimento ao cliente.

Desvendando O Conceito de Kaizen

By Blog

Kaizen tornou-se um termo moderno e uma filosofia no mundo dos negócios. É um dos conceitos mais amados pelos agentes de mudança Lean e Agile, por empresas e até funcionários, que se relacionam fortemente com ele.

Claro, existe uma razão, mas vamos explorar o que significa, de onde veio e nos certificar de que nos referimos à coisa certa quando usamos a palavra kaizen.

O Que Significa Kaizen?

Kaizen é uma palavra japonesa que significa literalmente algo como “O ato de fazer os pontos ruins melhor”. A tradução mais popular significa “mudança para melhor”, também representando melhorias.

No entanto, em seu sentido central, o kaizen não implica explicitamente melhoria contínua.

Também não foi usado no sentido de filosofia ou cultura.

Na verdade, o sentido moderno da palavra originou-se nas fábricas da Toyota. Após a Segunda Guerra Mundial, muitas empresas japonesas foram influenciadas pelas metodologias trazidas pelos conselheiros americanos, enviadas como parte do plano Marshall.

Embora essa prática tenha sido implementada em outros lugares, a Toyota é o exemplo mais brilhante de uma empresa que fez uma excelente prática de melhoria contínua, criando um sistema de gestão eficaz para gerar, capturar e analisar melhorias em ciclos intermináveis.

O sistema geral de técnicas de gerenciamento de produção da Toyota é chamado de Toyota Production System (TPS). O sistema baseia-se em vários princípios fundamentais, um dos quais é denominado kaizen.

Para os propósitos do uso da Toyota (ou, em geral, qualquer processo produtivo de fabricação), significa em grande parte melhoria contínua. O princípio do Kaizen tornou-se uma das principais práticas por trás da manufatura enxuta nos EUA e, posteriormente, na gestão Lean.

Agora, de acordo com o New Oxford American Dictionary, o kaizen é “uma filosofia empresarial japonesa de melhoria contínua de práticas de trabalho, eficiência pessoal, etc.” No ambiente empresarial dinâmico e inseguro, mais e mais empresas estão se tornando mais eficientes, aplicando o Pensamento Lean. Uma parte muito importante disso é a cultura Kaizen.

Cultura Kaizen Na Prática

Por exemplo, a cultura kaizen na Toyota difere da conceituação moderna.

O Sistema Toyota de Produção é conhecido pelo kaizen, onde todo o pessoal do local de trabalho deve parar a linha de produção em movimento caso ocorra uma anormalidade e, junto com seu supervisor, sugerir uma melhoria para resolver a anormalidade que inicia um kaizen.

Essa abordagem geralmente fornece pequenas melhorias, enquanto a cultura de pequenas melhorias e padronização contínuas alinhadas leva a mudanças significativas em termos de melhoria geral na produtividade.

A metodologia Kaizen desenvolvida inclui a realização de mudanças e o monitoramento dos resultados, depois o ajuste.

O planejamento em larga escala e a programação extensiva de projetos são substituídos por experimentos menores, que podem ser rapidamente ajustados quando novas melhorias são sugeridas.

O ciclo da atividade kaizen pode ser feito e definido como: Plan → Do → Ckeck → Act.

 

  • PLANEJE: Planeje suas melhorias, incluindo a definição de metas.
  • FAÇA: Coloque em prática as ações necessárias para melhoria.
  • VERIFIQUE: Meça o seu sucesso em relação à sua linha de base.
  • AJA: Ajuste ou ajuste suas alterações.

A representação gráfica deste processo como uma roda é conhecida como “Ciclo PDCA” ou “roda de Deming”. Conforme você avança em cada etapa, você mantém a roda em movimento, representando uma melhoria contínua. Quando você chega novamente ao seu estágio inicial, você leva em consideração suas melhorias anteriores e planeja as próximas.

Existem várias práticas que você pode implementar para impulsionar a melhoria contínua do processo e dos membros da equipe.

Uma delas é fornecer acesso a recursos (por exemplo, livros, cursos, seminários) para aqueles que querem melhorar a produtividade e incentivar todos a aumentarem seus conhecimentos.

O Que O Kaizen Pode Trazer De Bom?

Uma parte importante da cultura Kaizen é que ela é percebida como uma mentalidade, um modo de vida. Você não apenas melhorará seu processo, mas melhorará a si mesmo.

Uma boa prática comum é o compartilhamento de conhecimento entre os membros da equipe e o incentivo ao desenvolvimento de cada um. Os benefícios de uma cultura Kaizen estabelecida são incontáveis. Vamos dar uma olhada nos mais notáveis.

Todos falam a mesma língua

Pequenas mudanças contínuas e padronização garantem quase que automaticamente que todos devem estar mesma página. Todos os colaboradores de todas as áreas fazem parte do processo e da sua criação, aprimorando-se junto com ele.

Cria uma mentalidade de crescimento

Os valores da empresa estão entre os componentes mais importantes de um negócio de sucesso. Kaizen é uma maneira de unir todos entre eles, compartilhando a mesma mentalidade e abordagem em relação ao trabalho e desenvolvimento.

Aumenta a Motivação

Os membros da equipe são motivados a se envolver e melhorar quando percebem que fazem parte da mudança. Quando vêem suas pequenas idéias incorporadas em um processo de melhoria contínua, eles ficam mais ansiosos para acompanhar e contribuir.

Melhor aceitação de novas idéias

Quando sua organização está acostumada a aceitar o status quo, novas ideias e oportunidades podem às vezes ser vistas de maneira negativa. Com uma estratégia de melhoria contínua implantada, suas equipes se acostumarão e apreciarão trabalhar com a noção de que a mudança é positiva.

Além disso, vale ressaltar que, como parte importante da metodologia Lean, aplicar o Kaizen é um componente necessário quando você embarca na jornada rumo a uma empresa Lean, minimizando o desperdício. O segredo da história de sucesso da Toyota marcou o início da cultura de melhoria contínua e da filosofia Kaizen de melhoria contínua.

A metodologia é fácil de implementar em qualquer cenário profissional ou pessoal, o que a torna uma das práticas mais famosas da atualidade.

É justamente isso que a torna uma filosofia tão querida no mundo dos negócios. todos aqueles que aplicam já sentem os benefícios e entendem a razão de ser um princípio tão famoso assim.

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