Portal do cliente em Zoho Books

O Portal do Cliente permite que seus clientes acompanhem todas as transações que ocorreram entre eles e sua empresa. Dê adeus a e-mails longos e colabore de forma eficiente como nunca antes.

Continue lendo para saber como ativar o portal e fornecer acesso aos seus clientes para sua conta.

Trabalhando no Portal do Cliente


Configurações do Portal do Cliente

Siga os passos simples mencionados abaixo para ativar o portal do cliente para a sua conta do Zoho Books.

  • Entre na sua conta do Zoho Books.
  • Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito e vá para a seção “Perfil da organização” .
  • Na página de perfil da organização, clique em “Alterar configurações do portal” disponível ao lado do URL do portal.
  • Na tela a seguir, insira o nome do portal.

Configurar o portal do cliente

  • Você pode inserir uma mensagem de boas-vindas no espaço fornecido para ‘Mensagem do banner’ . Essa mensagem será mostrada para seus clientes quando eles fizerem login no portal pela primeira vez.
  • Clique na caixa de seleção em “Enviar-me notificação por e-mail para cada atividade que ocorre no portal” se desejar receber notificações por e-mail para todas as atividades realizadas por seu cliente no portal.
  • Clique na caixa de seleção para “Permitir que os clientes encaminhem documentos do portal”se você deseja permitir que seus clientes encaminhem documentos. Observe que as pessoas para as quais encaminhar o documento serão adicionadas como pessoas de contato nas informações de contato desse cliente.
  • Clique na caixa de seleção em “Enviar uma notificação por e-mail para os clientes quando eu comentar em Faturas / Estimativas” se desejar receber um e-mail para seus clientes sempre que você adicionar um comentário para qualquer transação.
  • Clique em “Ativar revisão de clientes para meus serviços” se desejar receber uma revisão de seus clientes para saber como eles estão satisfeitos com os serviços da sua organização.
  • Clique na caixa de seleção “Permitir que os clientes visualizem projetos e quadros de horários”se você quiser dar aos seus clientes acesso ao tempo registrado para cada projeto / tarefa.
  • Clique na caixa de seleção “Permitir que os clientes editem suas informações” para permitir que seus clientes editem seus endereços de faturamento / envio e detalhes de contato.
  • Uma vez feito, clique em Salvar .

Convidar contatos para o seu portal

Para dar acesso aos seus clientes, você precisa habilitar individualmente o portal para cada pessoa de contato associada a um contato. Depois de fazer login no portal, eles podem visualizar as estimativas, as faturas que você enviou, tudo por conta própria. Você pode colaborar e discutir com seus clientes sobre estimativas e faturas. Isso acelerará o processo de aprovação de cotações e pagamentos.

As etapas para ativar o portal para seu contato são as seguintes,

  • Entre na sua conta do Zoho Books.
  • Clique em Contatos e selecione o contato para o qual você deseja ativar o portal do cliente.
  • Na página de detalhes do contato, no lado direito, clique em Mais para ver mais ações. Na lista, clique em ‘Configure Client Portal’ .

Nota : O portal do cliente será ativado somente quando você adicionar uma pessoa de contato para o contato.

Ativar portal do cliente para contato

  • No pop-up, selecione as pessoas de contato para as quais você deseja conceder acesso ao portal.

Selecione contatos para acesso

  • Depois de clicar em “Salvar” , a Zoho Books enviará um e-mail para seus clientes, convidando-os para o portal.

Aceitar Convidar para o portal do cliente

  • Ao clicar no link ‘Aceitar convite’ , o Zoho Books abrirá outra página onde seus clientes podem criar uma senha para entrar no portal.

Crie uma senha para o portal do cliente

Seus clientes poderão acessar seu portal e visualizar as faturas, estimativas e também fazer o download das declarações do cliente.


Trabalhando no Portal do Cliente

Seus clientes podem acessar o portal do cliente usando o endereço de e-mail e a senha que eles criaram na etapa anterior.

Login do portal do cliente

painel de controle

A primeira coisa que seu cliente verá ao fazer login no portal do cliente seria o painel. O painel exibe detalhes importantes, como faturas pendentes, faturas de retenção e o último pagamento efetuado.

Portal do cliente em casa

Também exibe o número de estimativas que ainda precisam ser aprovadas. Clicar no número exibirá os detalhes das estimativas mencionadas.


Transações

Seus clientes podem visualizar o status de todas as faturas e estimativas recebidas, bem como os pagamentos efetuados no passado.

Estimativas

Seus clientes podem visualizar uma lista das estimativas que receberam de você. Se eles estiverem satisfeitos com o preço, eles podem levar sua empresa adiante clicando no botão Aceitar.O cliente também pode filtrar a lista para exibir um tipo específico de estimativa, clicando na lista suspensa acima da lista.

Aceitando Estimativa no portal do cliente

Aceitando Estimativa no portal do cliente

Os clientes também podem recusar uma estimativa para uma oferta melhor clicando em Recusar na lista suspensa Mais visível quando a estimativa for selecionada.

Declínio da estimativa no portal do cliente

PS: Sempre é possível refazer a estimativa recusada clicando na opção “Editar” fornecida na sua conta do Zoho Books para fazer uma oferta que seus clientes não possam resistir e atualizá-los.

Faturas

Seus clientes podem visualizar uma lista de faturas enviadas por você no portal. Eles podem abrir a fatura clicando em um deles. Se a fatura não for paga, eles podem optar por pagar instantaneamente clicando em Pagar agora . O cliente também pode filtrar a lista para exibir um tipo específico de fatura, clicando na lista suspensa acima da lista.

Pagamento instantâneo por uma fatura

Pagamento instantâneo por uma fatura

Seus clientes podem efetuar pagamentos escolhendo uma forma de pagamento. Várias opções de gateway de pagamento podem ser fornecidas ao cliente no momento da criação de uma fatura.

Tela de pagamento do gateway

Para fazer pagamentos usando cartão de crédito / débito, os clientes podem inserir o número do cartão, CVV, data de vencimento, endereço de cobrança e o país para efetuar o pagamento. Eles também podem salvar os cartões e usá-los enquanto fazem pagamentos para as próximas faturas.

Tela do cartão de crédito

Fazendo pagamentos ACH.
  • Para que os clientes façam pagamentos ACH, você precisa ativar a opção Permitir que esse cliente pague por meio de sua conta bancária para seus clientes na seção Edição de contatos.

Conta do portal do cliente Ach

Observação: os clientes também podem optar por salvar os detalhes de sua conta para transações futuras marcando a opção Usar esta conta para transações futuras .

Pagamentos feitos

O cliente pode acompanhar todos os pagamentos feitos por faturas enviadas por você.

Pagamentos feitos


Projetos

Se você ativou a opção “Permitir que os clientes visualizem projetos e quadros de horários” nas configurações do portal, um módulo adicional será disponibilizado no portal do cliente do cliente.

Habilitar projeto

O módulo Projetos no portal do cliente listará todos os projetos criados para o seu cliente.

ProjectsList

Ao clicar em um dos projetos, você verá as seguintes guias:

Tarefas

Todas as tarefas faturáveis ​​criadas para este projeto serão listadas aqui. Os detalhes como Horas Registradas, Horas Faturadas e Horas Não Faturadas também serão exibidos.

Tarefas do Projeto

Quadro de Horários

Todas as entradas de quadro de horários faturáveis ​​criadas para este projeto serão listadas aqui. Os detalhes tais como Tarefa, Data, Hora e Status também serão exibidos.

Quadro de Horários do Projeto

Comentários

Seus clientes podem comentar no portal do cliente sobre o projeto.

Projeto de comentário do cliente

Você pode verificar e responder pelos comentários feitos pelo cliente sobre o projeto específico da sua conta do Zoho Books.

Marque a caixa ” Exibir no portal do cliente” para tornar sua resposta visível no portal do cliente.

Resposta do comentário do cliente


Pagamentos em massa

O painel do portal do cliente exibirá o valor total das faturas pendentes. Selecione Pagar agora  para visualizar o número de faturas para o qual o valor é devido.

Pague agora o botão

Para ver mais detalhes das faturas pendentes, clique no hiperlink abaixo do Valor Total .

Detalhes de pagamento da fatura

Você pode então efetuar o pagamento de todas as suas faturas pendentes usando um cartão de crédito ou qualquer um dos gateways de pagamento associados.


Seja notificado

A notificação ‘vista’

Depois que seus clientes visualizarem sua estimativa ou fatura, você será notificado sobre isso com um ícone “Visualizado” na estimativa ou fatura específica da sua conta do Zoho Books.

Notifcação visualizada

Comentários

Seus clientes podem comentar no portal do cliente sobre a estimativa ou fatura que recebem. Esse recurso é útil quando os clientes pedem um preço melhor em sua estimativa, em vez de diminuí-la.

Comentário do cliente no portal do cliente

Você pode verificar e responder pelos comentários feitos pelo cliente sobre a estimativa ou fatura específica da sua conta do Zoho Books. Marque a caixa “Exibir no portal de autoatendimento do cliente” para tornar sua resposta visível no portal do cliente.

Comentário do usuário em Zoho Books

Seus clientes podem visualizar sua resposta no portal do cliente.

Visualização de Resposta do Usuário para o Cliente no Portal do Cliente

Por carta

Um e-mail de notificação será acionado para sua conta de e-mail se seu cliente

  • Aceita ou Recusa uma estimativa
  • Adiciona um comentário sobre uma estimativa ou fatura
  • Faz pagamento por uma fatura
  • Atualiza os detalhes da empresa

Salvar, imprimir e encaminhar

As estimativas e faturas podem ser impressas, baixadas como PDFs e podem ser encaminhadas para outros contatos por seus clientes a partir das opções fornecidas na lista suspensa “Mais” .

Salvar, imprimir e encaminhar

PS: Uma vez que o orçamento ou fatura é encaminhado para um contato pelo cliente, esse contato é adicionado como uma pessoa de contato para o cliente em sua conta do Zoho Books.


Afirmações

Seus clientes podem visualizar uma “Declaração de Contas” detalhada , consistindo em todas as transações entre eles e sua empresa. Eles também podem ter suas declarações impressas ou baixadas como PDFs.

Declarações de todas as transações

Detalhes do cliente

Os clientes podem atualizar e editar seus dados pessoais, detalhes da empresa e alterar suas senhas usando o portal do cliente.

Minha conta

A seção “Minha conta” é usada para atualizar e editar detalhes pessoais do cliente. Os clientes podem preencher seu nome e detalhes de contato. Eles também podem editar os detalhes do cartão de crédito / débito.

Detalhes da conta do cliente

Nota: Observe que a foto do perfil da conta do portal do cliente será obtida no Gravatar .

Detalhes da minha empresa

A opção “Detalhes da minha empresa” é usada para atualizar e editar os detalhes da empresa do cliente. Os clientes podem preencher seu nome e detalhes de contato, incluindo o endereço de cobrança e envio.

Detalhes da conta do cliente

Mudar senha

Os clientes podem alterar a senha que usam para entrar no portal do cliente, selecionando essa opção.

mudar senha

PS: A senha é alterada apenas para a pessoa de contato específica usando o portal do cliente.

Solução de problemas

Seus clientes podem enfrentar os seguintes erros quando tentam fazer pagamentos por meio do portal do cliente:

Erro de código O que deu errado? O que você pode fazer ?
CP1003 O portal do cliente do seu cliente pode estar associado a um contato do cliente excluído. Verifique se o contato do cliente associado ainda existe.
CP1004 O portal do cliente do seu cliente pode estar associado a um perfil recorrente excluído. Verifique se o perfil recorrente associado ainda existe.
CP2001 Você não configurou impostos padrão para sua organização. Vá para Configurações> Impostos e crie um imposto padrão.
CP3001 Você não ativou transações de referência em sua conta de comerciante. Ative transações de referência em sua conta de comerciante.
CP3002 Você configurou o gateway de pagamento com credenciais inválidas ou fez alterações recentes na sua conta do comerciante. Digite novamente as credenciais corretas em Configurações> Integrações.
CP3003 O pagamento foi recusado devido aos filtros de detecção de fraude que você configurou na sua conta do comerciante. Verifique se a transação foi fraudulenta ou não. Moderar seus filtros de fraude, se necessário.
CP3004 A transação foi recusada, pois o gateway de pagamento não pôde confirmar o endereço do seu cliente. Configure os campos de endereço das suas páginas de pagamento em Configurações> Pagamentos do cliente> Configurações de verificação do cartão.
CP3005 Uma transação com o mesmo valor e detalhes do cartão foi feita dentro de alguns minutos da transação anterior. Peça ao seu cliente para tentar novamente após alguns minutos.
CP4001 O valor da transação é menor que o valor mínimo permitido pelo gateway de pagamento. Isto pode ser devido aos descontos ou créditos aplicados. Certifique-se de que o valor da transação seja maior que o valor mínimo da transação.
CP4002 O gateway de pagamento que você configurou não suporta pagamentos recorrentes. Configure um gateway de pagamento que suporte pagamentos recorrentes.
CP4003 Os gateways de pagamento que você configurou não são compatíveis com a moeda da transação. Configure um gateway de pagamento que suporte a moeda da transação.