Configure a sincronização com o Zoho CRM

 

Você pode definir suas configurações de sincronização para agendar a sincronização periódica de todos os seus contatos e leads entre o Zoho CRM e o Zoho Campaigns diariamente, semanalmente ou mensalmente.

Tipos de sincronização

Existem dois tipos de sincronização que você pode configurar. Eles são:

  • Sincronização Imediata : Depois de configurar e iniciar uma sincronização imediata, qualquer novo registro adicionado no CRM será atualizado automaticamente em Campanhas. Seus registros serão atualizados sem qualquer atraso.Usando a sincronização imediata, você só pode sincronizar registros de seus contatos, leads ou qualquer outro módulo personalizado.
  • Sincronização periódica : configure esta sincronização para agendar a sincronização periódica de todos os seus registros entre o CRM e as Campanhas, diariamente, semanalmente ou mensalmente.Usando a sincronização periódica, você pode sincronizar registros de todos os módulos, incluindo seus módulos de Contas e Ofertas .

Para selecionar um tipo de sincronização:

  1. Na barra de ferramentas Navegação , escolha Assinantes e selecione Serviços de Sincronização .
  2. Clique em Nova Sincronização e escolha Sincronização Imediata ou Sincronização Periódica .

Intitulando Sincronização Imediata

Para iniciar a sincronização imediata:

  1. Na barra de ferramentas Navegação, escolha Assinantes e selecione Serviços de Sincronização .
  2. Clique em Nova sincronização .
  3. Passe o mouse sobre Sincronização Imediata e clique em Criar Sincronização .
  4. Selecione o módulo a ser sincronizado, ou seja, Leads, Contacts ou Custom Module.
  5. Selecione Todos os Leads / Todos os Contatos / Todos os Módulos Personalizados para sincronizar todos os registros, dependendo dos respectivos módulos que você selecionou.
  6. Selecione a lista de discussão para a qual você deseja sincronizar os registros.
  7. Escolha uma visualização personalizada específica para sincronizar registros da sua conta do CRM.
  8. Selecione o status de consentimento dos contatos a serem atualizados no Zoho Campaigns
  9. Se você tiver contatos de desativação de e-mail e leads convertidos, poderá excluí-los da sincronização, removê-los da lista de e-mails ou removê-los do Zoho Campaigns selecionando o respectivo botão de opções.
  10. Clique em Next .
  11. Configure o mapeamento de campo e inicie a sincronização.

Nota:

  • Você não pode sincronizar seus registros usando a sincronização imediata se você for um usuário livre de Zoho Campaigns.
  • Uma vez iniciada, a sincronização imediata permanecerá ativa e atualizará automaticamente seus registros. Esta sincronização irá parar apenas quando você desativá-lo.
  • Se você quiser sincronizar todos os seus contatos do módulo Contas / Ofertas, poderá iniciar uma sincronização periódica apenas para os dois módulos.
  • Quando você iniciar a sincronização com seu módulo de contas / ofertas, lembre-se de que somente essas contas / ofertas serão sincronizadas com contatos associados a elas.
  • Se alguma conta / negócio não tiver nenhum contato associado a ela, ela não será sincronizada.
  • No Zoho CRM, se você alterar os critérios de qualquer visualização personalizada sincronizada, os registros filtrados de acordo com os novos critérios não serão atualizados no Zoho Campaigns.
  • Os registros filtrados só serão sincronizados quando qualquer um dos campos dessa visualização for editado / atualizado.
  • Em sincronia imediata, você não pode definir um critério para os registros que são sincronizados.

Iniciando Sincronização Periódica

Para iniciar uma sincronização periódica:

  1. Na barra de ferramentas Navegação, escolha Assinantes e selecione Serviços de Sincronização.
  2. Clique em Nova sincronização .
  3. Passe o mouse sobre & Sincronização periódica e clique em Criar sincronização .
  4. Selecione o módulo a ser sincronizado, ou seja, leads, contatos, contas, ofertas ou qualquer módulo personalizado.
  5. Selecione Todos os leads / Todos os contatos / Todas as contas / Todos os negócios / Todos os módulos personalizados para sincronizar todos os registros, dependendo dos respectivos módulos que você selecionou.
  6. Selecione Critérios para definir condições para filtrar registros da conta do CRM.
  7. Selecione a lista de discussão para a qual você deseja sincronizar os registros.
  8. Escolha uma visualização personalizada específica para sincronizar registros da sua conta do CRM.
  9. Selecione o status de consentimento dos contatos a serem atualizados no Zoho Campaigns.
  10. Se você tiver contatos de desativação de e-mail e leads convertidos, poderá excluí-los da sincronização, removê-los da lista de e-mails ou removê-los do Zoho Campaigns selecionando o respectivo botão de opções.
  11. Selecione a frequência de recuperação de dados, ou seja, uma vez, diariamente, semanalmente ou mensalmente.
  12. Selecione a hora em que você deseja que a sincronização ocorra periodicamente.
  13. Escolha se você deseja sincronizar todos os dados ou apenas os dados adicionados após um horário específico.
  14. Clique em Next .
  15. Configure o mapeamento de campo e inicie a sincronização.

Nota :

  • Se você quiser sincronizar todos os seus contatos do módulo Contas / Ofertas, poderá iniciar uma sincronização periódica apenas para os dois módulos.
  • Quando você iniciar a sincronização com seu módulo de contas / ofertas, lembre-se de que somente essas contas / ofertas serão sincronizadas com contatos associados a elas.
  • Os registros filtrados só serão sincronizados quando qualquer um dos campos nessa visualização personalizada for editado / atualizado.
  • Ao definir os critérios, você pode sincronizar os registros do módulo cruzado selecionando um campo específico de módulos, como contas ou transações.

Selecionando um módulo

Para selecionar um módulo:

  1. Na barra de ferramentas Navegação , escolha Assinantes e selecione Serviços de Sincronização .
  2. Clique em Nova Sincronização e escolha Sincronização Imediata ou Sincronização Periódica .
  3. Selecione uma destas opções:
    • Todos os leads / Todos os contatos / Todos os módulos personalizados – Sincronize todos os contatos / contatos ou todos os registros do módulo personalizado.
    • Visualização personalizada – Sincronize seus leads / contatos / módulo personalizado com uma visão específica da sua conta do CRM. Aprenda como criar uma exibição personalizada no Zoho CRM.
    • Critérios – Defina os critérios com base nos valores dos campos para filtrar quais leads, contatos, potenciais ou contas são sincronizados. Esta opção só aparecerá em versões pagas do CRM e Campanhas.
    • Você pode definir um critério apenas para o módulo Leads e Contacts. Você não pode definir um critério para sincronizar registros de um módulo personalizado.
  4. Sincronização Nome – Nome da sincronização para sua própria referência.
  5. Critérios – Você pode definir condições para filtrar os registros da conta do CRM.
  6. Sincronizar para – Selecione uma lista de discussão para sincronizar registros com.

Alterando o Padrão de Critérios

Você pode definir um padrão de critérios ao escolher Critérios ao criar sua sincronização. O padrão de critérios padrão é ” ((((((1 e 2) e 3) e 4) e 5) e 6) ” se você escolher todos os seis critérios. No entanto, você pode escolher entre os operadores ‘AND’ ou ‘OR’ entre as condições. Se você deseja alterar a posição dos parênteses, clique no link Alterar padrão para editar o padrão.

Caso de uso s

Você deseja filtrar leads com base nos critérios que o lead é do setor de hospitalidade cujo status de lead é “Convertido” e cuja receita anual é maior que 5.000.000 ou o número de funcionários é maior que 2000. Quando você especifica esse critério usando o Editor de Critérios , o padrão de critérios será exibido como mostrado abaixo:

O padrão padrão é (((1 e 2) e 3) ou 4). No entanto, o padrão requerido é ((1 e 2) e (3 ou 4)). Essa modificação pode ser feita usando a opção Alterar padrão.

Posso usar a mesma visualização para várias sincronizações?

Sim, você pode usar a mesma visualização para várias sincronizações. Isso é aplicável somente para Sincronização Periódica e não para Sincronização Imediata.

Como faço para sincronizar registros do meu módulo de contas ?

Para sincronizar registros do módulo Contas:

  1. Na barra de ferramentas Navegação, escolha Assinantes e selecione Serviços de Sincronização .
  2. Passe o mouse sobre Sincronização periódica , escolha Contas .
  3. Configure a sincronização:
    • Dê um nome para a sincronização.
    • Selecione Todas as contas se você quiser sincronizar todas as suas contas do CRM.
    • Selecione Critérios se você quiser definir qualquer condição e filtrar contas específicas.
    • Selecione a lista de discussão para a qual você deseja sincronizar os registros.
    • Selecione o status de consentimento dos contatos a serem atualizados no Zoho Campaigns.
    • Se você tiver contatos de desativação de e-mail e leads convertidos, poderá optar por excluí-los da sincronização, removê-los da lista de e-mails ou removê-los do Zoho Campaigns.
    • Selecione a frequência da sincronização.
    • Escolha se você deseja sincronizar todos os dados ou os dados adicionados após um horário específico.
  4. Clique em Next .
  5. Configure o mapeamento de campo e inicie a sincronização.

Como faço para sincronizar registros do meu módulo ” Ofertas” ?

Para sincronizar registros do módulo Ofertas:

  1. Na barra de ferramentas Navegação, escolha Assinantes e selecione Serviços de Sincronização .
  2. Passe o mouse sobre Sincronização periódica , escolha Ofertas .
  3. Configure a sincronização:
    • Dê um nome para a sincronização.
    • Selecione Todas as ofertas se quiser sincronizar todas as suas ofertas do CRM.
    • Selecione Critérios se você quiser definir qualquer condição e filtrar ofertas específicas.
    • Selecione a lista de discussão para a qual você deseja sincronizar os registros.
    • Selecione o status de consentimento dos contatos a serem atualizados no Zoho Campaigns.
    • Se você tiver contatos de desativação de e-mail e leads convertidos, poderá optar por excluí-los da sincronização, removê-los da lista de e-mails ou removê-los do Zoho Campaigns.
    • Selecione a frequência da sincronização.
    • Escolha se você deseja sincronizar todos os dados ou os dados adicionados após um horário específico.
  4. Clique em Next .
  5. Configure o mapeamento de campo e inicie a sincronização.

Nota:Quando você sincroniza registros de módulos de Contas ou Ofertas , somente essas contas ou transações serão sincronizadas com contatos associados a elas.

Mapeamento de Campo

Detalhes básicos, como endereço de e-mail, nome e sobrenome, são pré-mapeados.

Casos de Uso

Como visualizo os campos da conta?

Você pode adicionar e importar campos e informações relacionados à conta, ativando a opção Obter campos da conta no canto superior direito da página.

Nota

Como faço para mapear mais campos?

Clique no botão Mapear mais campos e selecione os campos que deseja mapear.

Nota

  • O mapeamento de campos não é uma etapa obrigatória. Você pode mapear campos a qualquer momento.

Sincronizar configurações

Nesta etapa, você pode definir quais registros sincronizar com o Zoho Campaigns e com que frequência sincronizar.

  • Há um limite no número de sincronizações em uma organização com um máximo de 10 / dia e 50 / mês.

Dados a serem recuperados – Você tem a opção de importar todos os dados ou entradas criados dentro de um intervalo específico de datas.

Status de consentimento

Quando você tiver habilitado o marketing por e-mail baseado em consentimento ou o marketing por e-mail compatível com GDPR, será necessário atualizar o status de consentimento dos contatos / leads que deseja sincronizar. Para atualizar o status do consentimento, você terá que selecionar qualquer um dos dois status, ou seja, Atualizar como Consentimento Obrigatório ou Atualizar como Consentimento Expressado . Você pode fazer isso selecionando o botão de opção correspondente ao status de consentimento.

Atualizar como consentimento obrigatório

O status de consentimento de todos os contatos / leads sincronizados será atualizado como Consentimento obrigatório em Zoho Campaigns, independentemente de seu status de consentimento no Zoho CRM. Isso deve ser selecionado quando:

  • Você prefere obter o consentimento de seus contatos / leads enviando-lhes um e-mail de consentimento.
  • Você deseja enviar e-mails apenas para os contatos / leads que explicitamente expressaram seu consentimento para receber e-mails.

Atualizar como consentimento expresso

O status de consentimento dos contatos / leads sincronizados para os quais você obteve o consentimento no Zoho CRM será atualizado como Consent Expressed in Zoho Campaigns. Isso deve ser selecionado somente quando:

  • Você tem certeza de que usa Zoho CRM e Zoho Campaigns para o mesmo propósito. Por exemplo, se você obteve o consentimento de seus contatos / leads para comunicação relacionada a vendas no Zoho CRM. Você precisa ter certeza de que usa Zoho Campaigns para enviar e-mails relacionados a vendas.
  • Seus contatos / leads expressaram seu consentimento para Zoho Campaigns e Zoho CRM.

Seus contatos / leads só querem receber os emails para os quais eles expressaram seu consentimento.

Configurações avançadas de sincronização

Escolha isso para mais opções para personalizar ainda mais sua sincronização.

Como faço para atualizar contatos excluídos no Zoho CRM?

Atualizar contatos excluídos – Os contatos importados e removidos do CRM também serão removidos da lista “Campanhas”. Você pode encontrar essa opção em Campanhas para as configurações do CRM .

Nota

  • Essas atualizações serão aplicadas apenas a sincronizações recorrentes.

Como excluo contatos que já foram desativados no Zoho CRM?

Para excluir contatos de desativação de e-mails: importe somente os Contatos ativos e ignore os contatos de desativação no CRM durante a sincronização com a lista “Campanhas”. Existem dois tipos de contatos opcionais:

O que acontecerá com os leads convertidos nas Campanhas Zoho?

Excluir leads convertidos: ele ignorará os leads que foram convertidos com êxito em Contatos. Isso é exclusivo apenas para o módulo Leads. Clique no botão Iniciar para sincronizar contatos do Zoho CRM.

Lembre-se de que os leads convertidos serão ignorados em toda a sincronização que você criar, independentemente do módulo escolhido. Portanto, você não pode adicionar esses contatos como inscritos em nenhuma das listas de e-mail de suas campanhas.

Solução

Você pode ter listas de discussão separadas para seus leads e contatos. Ao criar a sincronização com o módulo Leads, ative essa opção para que os leads convertidos sejam ignorados apenas da lista de correspondência associada (lista de discussão de leads). Desta forma, você pode adicionar esses contatos em outra lista de discussão.
OU
Se você estiver mantendo uma única lista de e-mails para contatos do CRM, poderá desativar essa opção ao criar a sincronização.

Nota

  • Se você ativar as opções de Configurações avançadas (exceto Excluir leads convertidos) após iniciar uma sincronização, ela será aplicada somente aos registros adicionados após a ativação dessas opções. Os contatos que já estão sincronizados não serão atualizados.

Caso de usoJane inicia uma sincronização “Newsletter” e sincroniza 50 assinantes da lista de discussão “Zylker”. Posteriormente, ela habilita as opções Atualizar contatos excluídos e Excluir registros de desativação de e-mail das Configurações avançadas para a sincronização.
No dia seguinte, ela exclui oito dos contatos sincronizados do CRM. Mas esses assinantes não serão removidos da Zylker, já que essas reocrds foram buscadas antes de ativar as Configurações avançadas de sincronização.

Limites de sincronização – alguns casos de uso

Nesta seção, vamos percorrer diferentes cenários que você pode enfrentar ao sincronizar registros do Zoho CRM. Antes de começarmos, vamos analisar as regras básicas dos limites de sincronização.

Regras:

  1. Inicie 50 sincronizações / mês – você pode iniciar 50 sincronizações / mês em sua organização.
  2. Em qualquer dia, você pode criar / iniciar ou executar até 10 sincronizações em sua organização.
  3. A qualquer momento, sua organização pode ter até 10 sincronizações ativas.

Agora, vamos dar uma olhada nos cenários que você encontrará ao sincronizar registros.

Cenário 1

No Dia 1, criei três sincronizações (todas diariamente) e queria criar duas sincronizações no Dia 2. É possível criar as sincronizações?

Em qualquer dia, você pode criar / iniciar ou executar 10 sincronizações (consulte a Regra-2). Então, sim, é possível criar duas sincronizações.

Cenário 2

No dia 1, criei 10 sincronizações (todas diariamente) e no segundo dia, tentei criar uma nova sincronização, mas não consegui.

Como foram criadas 10 sincronizações no Dia 1 e todas as 10 sincronizações estão em um estado ativo, você não pode criar mais. Observe que, a qualquer momento, você não pode ter mais de 10 sincronizações em um estado ativo (consulte a Regra-3). Se você desativar alguma das sincronizações anteriores, poderá criar uma nova sincronização.

Cenário 3

No dia 1, criei 10 sincronizações (todas diariamente); No segundo dia, desativei uma sincronização existente e criei uma nova sincronização. Tentei executar o novo, mas não consegui executá-lo.

Em qualquer dia, você pode criar / iniciar ou executar apenas 10 sincronizações (consulte a Regra-2).

Nesse caso, todas as sincronizações existentes estavam no modo ativo e já haviam sido executadas naquele dia. Mesmo que você tenha conseguido criar uma nova sincronização, o limite de sincronização de 10 dias já foi atingido. No entanto, nada para se preocupar! A sincronização recém-criada será executada no dia seguinte no horário designado.

Cenário 4

Atualmente tenho 10 sincronizações em execução, incluindo quatro em uma base diária e uma em uma base semanal. Tentei criar / iniciar outra sincronização e uma mensagem de erro indica que já atingi o limite de hoje, embora saiba que ainda é possível criar mais sincronizações para o mês.

Por favor, note que 50 sincronizações por mês significa que você pode iniciar 50 sincronizações em um mês, mas a qualquer momento, você pode ter apenas 10 sincronizações no modo ativo (consulte a Regra-3) .

No seu caso, você já tem 10 sincronizações ativas (quatro diárias e uma semanal) e, como resultado, não é possível criar a sexta sincronização. Se você deseja iniciar uma nova sincronização agora, basta desativar uma das sincronizações existentes e criar uma nova.

Visualização de detalhes da sincronização

Como faço para editar o mapeamento de campo?

Você pode mapear ou mapear mais campos para suas configurações de sincronização, clicando no link Editar mapeamento na visualização de detalhes da sincronização.

Como edito recuperar detalhes?

Você pode editar os detalhes de recuperação, como intervalo de recuperação, dados a serem recuperados e sincronizar a configuração de contatos, clicando no link Editar Detalhes de Recuperação, presente na Visualização de Detalhes da Sincronização.

Como faço para sincronizar todos os dados do Zoho CRM?

Para sincronizar todos os dados:

1. Na página Sync Detail View , clique em Edit Retrieval Details
2. Selecione Data to be Retrieved , e escolha All Data .
3. Clique em Iniciar para continuar.

Nota

  • Para evitar várias sincronizações com uma visualização personalizada, faça uso de sincronizações periódicas em vez de criar novas sincronizações únicas para importar dados em intervalos regulares.

Importar detalhes / histórico

Use esta opção para obter um histórico detalhado dos contatos sincronizados do Zoho CRM para o Zoho Campaigns.

StatusDescrição
Contagem TotalAssinantes importados / sincronizados em uma única busca.
Novos assinantesAssinantes adicionados à organização de campanhas
Assinantes Re-adicionadosAssinantes já excluídos na conta do Campaigns, mas agora adicionados novamente.
Assinantes duplicadosAssinantes presentes em alguma outra lista de correspondência da sua conta do Campaigns.
Assinantes ignoradosAssinantes não são adicionados à lista de discussão.
Assinantes excluídosOs inscritos foram excluídos na conta do CRM e também foram atualizados nas Campanhas.

Assinantes ignorados

Existem várias maneiras pelas quais os assinantes ignorados podem ser classificados. Veja a lista abaixo para se familiarizar com o propósito de cada categoria.

StatusDescrição
DevolvidoOs inscritos saltaram da lista de distribuição do destinatário em campanhas enviadas anteriormente.
BloqueadoOs assinantes foram movidos para o registro Do-Not-Mail por outros usuários / assinantes.
Não-mailOs assinantes foram movidos para o registro Do-Not-Mail pelo usuário / assinante da campanha.
E-mail do grupo (s)Assinantes genéricos por natureza. Por exemplo, info @, administrator @, carreiras @, service @, support @, etc.
Arquivo duplicado (s)Assinantes apresentam mais de uma vez no arquivo.
Padrão InválidoAssinantes com um padrão inválido; Por exemplo, johngmail.com, jane @ aol, ted @ zylkercom.
E-mail vazioAssinantes com o campo de endereço de e-mail ausente.
Outros errosOs assinantes são categorizados como diversos e não se enquadram em nenhuma das categorias mencionadas acima.

Quando eu mudo minha chave ZSC em Zoho Campaigns?

Você precisa mudar sua chave ZSC em Zoho Campaigns sob esses dois cenários,

  • Se você mudar a chave ZSC do Zoho CRM.
  • Se você alterar seu endereço de e-mail principal de sua conta do CRM.

Como eu mudo minha chave ZSC?

Você pode regenerar sua chave ZSC (Zoho Service Communication) copiando a chave ZSC da sua conta Zoho CRM e colando-a em sua conta do Campaigns.

Para mudar sua chave ZSC:

1. Faça o login no Zoho CRM .
2. Clique no ícone Configurações e selecione Configurar no canto superior direito da página.

3. Em Developer Space , clique em APIs .

4. Clique em Zoho Service Communication (ZSC) Key.

  1. Em seguida, você precisará fazer o login no Zoho Campaigns .
  2. Na barra de ferramentas Navegação , escolha Assinantes e selecione Serviços de Sincronização .
  3. Em Zoho CRM , selecione Sincronização ativa .
  4. Clique em Mostrar .
  5. Em Detalhes da conta, clique no ícone Editar ao lado da chave ZSC existente.

Cole a chave ZSC copiada do CRM na janela da chave ZSC que aparece.

Caso de uso

1. Estou atualizando minha chave ZSC na minha conta do Zoho Campaigns. Isso afetará o status de sincronização existente?

Sim, a alteração desativará as sincronizações existentes. Nesses casos, você precisa ativar todas as sincronizações manualmente. Depois de regenerar a chave ZSC, todas as sincronizações anteriores ficarão inativas e você precisará inserir a nova chave ZSC na sua conta do Zoho Campaigns para ativar as sincronizações periódicas.

2. Quando minhas sincronizações serão desativadas?

Suas sincronizações podem ser desativadas devido a um dos seguintes motivos:

  • Chave ZSC inválida (Se você alterou a chave ZSC do CRM e não atualizou a mesma em Campanhas).
  • Se sua assinatura de campanhas expirou.
  • Se você fez o downgrade do seu plano de assinatura do Campaign e atingiu o limite de importação do assinante.