Configurando Regras do Fluxo de Trabalho

Regras de fluxo de trabalho no Zoho CRM, são um conjunto de ações (notificações por email, tarefas e atualizações de campo) que são executadas quando certas condições especificadas são atendidas. Essas regras automatizam o processo de envio de notificações por email, atribuindo tarefas e atualizando determinados campos de um registro quando uma regra é acionada.

Uma regra de fluxo de trabalho consiste nos seguintes elementos:

• Detalhes básicos – Especifique detalhes sobre o tipo de registro ao qual a regra se aplica, nome da regra e descrição.
• Disparador de regras – Especifique quando a regra deve ser disparada para um registro e com base no que. Existem três opções:
  • Executar com base na ação de um registro – As regras podem ser acionadas quando os registros são criados, editados, criados / editados, excluídos ou campos específicos são atualizados.
  • Executar com base no valor de um campo de data – Para todos os registros que correspondem aos critérios da regra, a regra será acionada mensalmente ou anualmente com base no valor do campo de data selecionado.
  • Executar com base na  pontuação de um registro – As regras podem ser acionadas quando a pontuação de um registro é aumentada, diminuída ou atualizada.
• Condição do Fluxo de Trabalho – Você pode criar várias condições em uma regra de fluxo de trabalho. Cada condição consiste em dois elementos. Uma é especificar quais registros devem ser acionados, ou seja, todos os registros ou registros que correspondam aos critérios. Outra é adicionar os critérios com base nos quais ela deve ser acionada. Quando houver várias condições, os registros serão validados em relação aos critérios mencionados em cada condição e, quando atender a um critério, as outras condições a seguir serão ignoradas para validação. As opções a seguir ajudam você a definir os registros que devem ser acionados.
  • Todos os registros que correspondem aos critérios – a regra será acionada para os registros que atendem aos critérios.
  • Todos os registros – A regra será acionada para todos os registros.
  • Registros que não atendem a nenhuma das condições acima – Em vez de  All  Records , esta opção estará disponível a partir da segunda condição em diante
• Ações – Especifique a ação a ser automatizada para registros que atendam aos critérios definidos.
  • Ações instantâneas – Adicione notificações por email, tarefas, atualizações de campo, webhooks e funções personalizadas que serão acionadas imediatamente quando a regra for executada. Em ações de Atualização de Edição ou Campo, você também pode converter Leads, Cotações ou Pedidos de Vendas.
  • Ações agendadas – Adicione notificações por email, tarefas, atualizações de campo, webhooks e funções personalizadas que serão agendadas e acionadas com base em um horário especificado.

Criar regras de fluxo de trabalho no Zoho CRM

As etapas para criar uma regra de fluxo de trabalho são divididas em 4 partes.

Parte 1 – Digite os detalhes básicos da regra

1. Vá para Setup > Automation > Workflow Rules .
2. Na página Regras do Fluxo de Trabalho , clique em Criar Regra .
3. No pop-up Criar Nova Regra , faça o seguinte:
   • Selecione o Módulo ao qual a regra se aplica na lista suspensa.
   • Digite o nome e a descrição da regra .
4. Clique em Next .
   

Parte 2 – Especifique o gatilho de regra

Existem três opções com base nas quais a regra será acionada para um registro que corresponda aos critérios da regra. Uma dessas opções precisa ser selecionada quando você cria uma regra de fluxo de trabalho e não é possível alterá-la posteriormente editando a regra. Eles são:

• Uma ação de registro – as regras podem ser acionadas quando os registros são criados, editados, criados / editados, excluídos ou quando um campo específico é atualizado.
• Valor de um campo de data – Para todos os registros que correspondem aos critérios da regra, a regra será acionada mensalmente ou anualmente com base no valor do campo de data selecionado. Esta opção está disponível apenas na Enterprise Edition.
• Um valor de pontuação – as regras podem ser acionadas quando a pontuação de um registro é aumentada, diminuída ou atualizada.

Executar com base na ação de registro

Quando novos leads são criados no Zoho CRM, você pode querer enviar automaticamente um email ou uma série de emails em intervalos definidos. Você também pode querer criar tarefas para esses novos leads. Além disso, às vezes, quando campos específicos são atualizados, você pode acionar um fluxo de trabalho. Esta opção de execução permite especificar uma ação (Criar, Editar, Excluir, etc.) com base nas regras de fluxo de trabalho que serão acionadas.

Para as ações Editar , Criar ou Editar e Atualizar Campo , uma opção para recorrer ao fluxo de trabalho é fornecida. Você pode marcar a caixa de seleção Recorrente este fluxo de trabalho toda vez que um registro for editado , se necessário.

1. Selecione um dos seguintes:
   • Criar : Executa a regra quando os registros são criados.
   • Editar : Executa a regra quando os registros existentes são modificados.
   • Criar ou Editar : Executa a regra quando os registros são criados ou os registros existentes são modificados.
   • Atualização de campo : Executa a regra quando os valores dos campos especificados são modificados em um registro.
     • Escolha o nome do campo nas listas suspensas.
     • Clique no link Todos / Qualquer para alternar as opções.
   • Excluir : executa a regra quando determinados registros são excluídos. Apenas notificações por email e webhooks podem ser associados a essa regra. A ação inclui:
     • Excluindo um registro da Página de Detalhes.
     • Excluindo da exibição de lista (um por um ou em massa).
     • Usando o recurso de exclusão em massa.
     • Excluindo da lista relacionada de um registro. Por exemplo, excluindo um contato em uma conta.
   • Clique em Next .

Executar com base no valor do campo Date ou DateTime

Você pode querer receber um lembrete por e-mail uma semana antes da data prevista para o fechamento de uma transação, ou pode querer enviar um e-mail para os clientes lembrando-os dos aluguéis mensais ou renovações de assinatura. Nesses casos, não é necessário que os registros sejam criados ou editados para que a regra seja acionada. É claramente baseado no valor nos campos de data. Essa opção de execução permite escolher um campo de data de um registro e permite definir o dia para a regra ser acionada.

Por favor, note que com esta opção, um máximo de 3000 registros será acionado a cada hora. Se houver mais de 3000 registros, os registros restantes serão executados na próxima hora. Esta opção está disponível apenas na Enterprise Edition.

1. Digite o seguinte para especificar quando você deseja que a regra seja acionada.
   • Especifique os dias , horas ou minutos quando deve ser executado. 
     A regra pode ser definida para acionar no máximo 180 dias antes ou depois do campo Data especificado.
   • Escolha Lig , Antes ou Depois na lista suspensa
   • Escolha um campo Date ou DateTime na lista suspensa. 
     Todos os campos de data e hora e data no módulo para o qual a regra está sendo criada serão listados.
2. Clique no link Especificar Horário de Execução e escolha a hora. 
3. Selecione uma vez , a cada mês ou a cada ano na lista suspensa Recorrer .
4. Clique em Next .

Execute Based on Record’s Score

As regras podem ser acionadas quando a pontuação de um registro é aumentada, diminuída ou atualizada. Por exemplo, os leads da indústria de serviços são seus principais clientes potenciais e você deseja priorizá-los com base nas pontuações. Você pode querer acompanhar de perto os leads que têm uma pontuação de 10 ou mais. Nesses casos, você pode criar uma regra de fluxo de trabalho com base nas pontuações. Quando a pontuação de um lead é atualizada e se a pontuação é de 10 ou mais, uma tarefa pode ser criada para priorizar e acompanhar o lead imediatamente. 

1. Escolha Aumentar , Diminuir ou Atualizado para especificar quando você deseja que a regra seja acionada.
2. Clique em Next .
3. Especifique a Condição quando a regra deve ser executada.
4. Clique em Next .

Parte 3 – criar uma condição de fluxo de trabalho

Várias condições em uma regra de fluxo de trabalho ajudam você a lidar com casos em que você definiu claramente itens de ação para os registros que atenderam aos critérios especificados e os que não atenderam. Para cada regra, você pode adicionar no máximo 10 condições no Enterprise Edition e 5 condições nas edições Standard e Professional.

Exemplo : Em um cenário de acompanhamento de negócios, você pode ter os seguintes requisitos que podem ser melhor configurados com as condições do Fluxo de Trabalho.

1. Escolha um dos seguintes?
   • Registros que correspondem às condições – A regra será acionada apenas para os registros que correspondem aos critérios fornecidos.
   • Todos os registros – a regra será acionada para todos os registros.
   • Registros que não atendem a nenhuma das condições acima – Em vez de All Records , esta opção estará disponível a partir da segunda condição em diante.
2. Especifique os critérios. Você pode clicar no ícone Adicionar para adicionar vários critérios. 
   Você pode especificar Tags como parte dos critérios do fluxo de trabalho. 
   Quando você adiciona mais de um critério, você terá uma opção para editar o padrão de critérios.
   
3. Clique em Avançar e adicione ações instantâneas ou ações planejadas.
4. Clique no link Adicionar outra condiçãopara adicionar outra condição de fluxo de trabalho e repita as etapas mencionadas acima. 
   Por favor, note que esta opção estará disponível somente quando pelo menos uma ação (instantânea ou programada) for adicionada à condição.

Parte 4 – associar ações instantâneas e agendadas

Uma regra de fluxo de trabalho é significativa somente se uma ação estiver associada a ela. Essas ações incluem notificações por email, tarefas, atualizações de campo, webhooks e funções personalizadas. Eles estão agrupados em Ações que podem ser instantâneas ou agendadas . Essas ações, uma vez criadas, podem ser associadas a muitas regras.

1. Na seção Ações , faça o seguinte:
   • Ações instantâneas – Clique para associar ações instantâneas que são acionadas instantaneamente quando a regra do fluxo de trabalho é acionada. Você também pode criar um e associá-lo à regra.
   • Ações Planejadas – Clique para associar ações planejadas que serão acionadas em um horário especificado depois que a regra for acionada. No máximo 5 ações agendadas podem ser criadas.
2. Clique em Salvar . 
   Observe que você não pode salvar uma regra sem criar uma ação instantânea ou planejada.

Associar ações a regras

Adicionar ações instantâneas

A ação instantânea inclui notificações por email, tarefas, atualizações de campo, webhooks e funções personalizadas que são acionadas imediatamente quando a regra é executada. Existem duas opções para associar essas ações.

• Crie notificações por email, tarefas, atualizações de campo, tags, webhooks ou funções personalizadas e associe-os à regra. Você também pode criar uma ação para converter leads, cotações ou pedidos de venda.
• Selecione notificações por email, tarefas, atualizações de campo, webhooks ou funções personalizadas existentes para associar à regra.

Para associar uma ação instantânea

Se você estiver criando uma regra de fluxo de trabalho, vá diretamente para a etapa 4

1. Vá para Setup > Automation > Workflow Rules.
2. Na página Regras do Fluxo de Trabalho , clique na regra para a qual você deseja criar uma ação.
3. Clique em Editar para modificar as configurações da regra.
4. Em uma Condição , clique no link Ação Instantânea / Ação e selecione a ação na lista suspensa.
5. No pop-up, selecione as ações listadas ou clique em Novo [Ação] para criar uma e depois associar.
6. Clique em Associate .

Adicionar ações agendadas

As ações agendadas incluem notificações de email, tarefas, atualizações de campo, tags, webhooks e funções que são acionadas em um horário especificado após a execução da regra. Você pode programar as ações a serem acionadas com base no Tempo de Disparo da Regra . Você pode ver a lista de ações agendadas na página de detalhes de um registro em Linha do tempo > Ações futuras .

Existem duas opções para associar essas ações.

• Crie notificações por email, tarefas, atualizações de campo, tags, webhooks ou funções e associe-os à regra.
• Selecione notificações por email, tarefas, atualizações de campo, webhooks ou funções existentes para associar à regra.

Para adicionar ações agendadas

Se você estiver criando uma regra de fluxo de trabalho, vá diretamente para a etapa 4

1. Vá para Setup > Automation > Workflow Rules.
2. Na página Regras do Fluxo de Trabalho , clique na regra para a qual você deseja criar uma ação.
3. Clique em Editar para modificar as configurações da regra.
4. Sob uma condição , clique em Scheduled Ação / Ação link.
5. No pop-up, selecione Horas , Dias ou Minutos e especifique o valor.
   
6. Clique em Next .
7. Clique no link Ação e selecione a ação na lista suspensa.
8. No pop-up, selecione as ações listadas ou clique em Novo [Ação] para criar uma e depois associar.
9. Clique em Associate .
   

Adicionar ações personalizadas

Caso você deseje adicionar ações personalizadas às regras do fluxo de trabalho, além das ações padrão que já estão disponíveis, você pode adicioná-las facilmente com a ajuda de ações personalizadas no espaço do Zoho Developer. Por exemplo, se você quiser enviar notificações aos seus clientes em três ocasiões diferentes, em vez de escrever três funções personalizadas, basta executar a regra com uma função personalizada com a ajuda das ações personalizadas do Zoho CRM. Para saber mais sobre como criar ações personalizadas e associá-las a regras de fluxo de trabalho, clique em Ações personalizadas. 

Instâncias quando as ações agendadas serão reprogramadas:

• Os Critérios de Execução da Regra são Editar ou Criar ou Editar . Quando os critérios de regra são satisfeitos para um registro, as ações instantâneas são acionadas e as ações planejadas são planejadas para o registro. 
  Se um usuário editar o registro e o critério da regra não for atendido, as ações agendadas agendadas anteriormente serão excluídas. Se o registro for editado novamente e os critérios forem atendidos, as ações agendadas serão reprogramadas.
• Para Ações Planejadas, o Tempo de Execução também pode ser baseado no campo Data e Hora customizado. Quando um critério de regra é satisfeito para um registro, as ações instantâneas são acionadas e as ações planejadas são planejadas para o registro. 
  Se um usuário editar o registro para alterar o valor do campo data e hora, as ações agendadas serão reprogramadas de acordo com o novo valor de data e hora.

Instâncias quando ações agendadas serão excluídas ou não reprogramadas:

• Os Critérios de Execução da Regra são Editar ou Criar ou Editar . Quando os critérios de regra são satisfeitos para um registro, as ações instantâneas são acionadas e as ações planejadas são planejadas para o registro. 
  Se um usuário editar o registro, mas o critério da regra não for atendido, as ações agendadas não serão agendadas novamente.
• Quando o Enterprise Edition é rebaixado para o Free Edition, todas as ações agendadas que estão agendadas para o registro serão excluídas.
• Quando os registros são excluídos, todas as ações agendadas agendadas para o registro também serão excluídas. Se os registros excluídos forem restaurados, as ações agendadas não serão reprogramadas.

Instâncias quando as ações agendadas não serão executadas:

• Quando um evento é cancelado, todas as ações agendadas programadas para o evento não serão executadas.
• Quando um lead é convertido, todas as ações agendadas agendadas para o registro não serão executadas.

Editar padrões de critérios

Criteria Pattern Editor na exibição de lista personalizada ajuda você a desenvolver os filtros avançados usando simples operadores lógicos como e / ou .

Para editar padrões de critérios

1. Vá para Setup > Automation > Workflow Rules .
2. Na página Regras do fluxo de trabalho , clique em uma regra de fluxo de trabalho.
3. Na página Editar Regra , revise seus critérios existentes e clique no link Alterar Padrão .
4. Na caixa Editor de padrões , modifique os filtros e clique no link Salvar .

Exemplo : 
você gostaria de acionar uma regra de fluxo de trabalho para todos os potenciais cujo tipo é Novo Negócio, Estágio é Análise ou Qualificação de Necessidade e Valor acima de $ 50000. 

Tipo é novo negócio; Estágio é Análise ou Qualificação de Necessidades; e quantia> $ 50000 .

Você pode criar esse critério facilmente usando a opção Criteria fornecida abaixo: 

O padrão de critérios será definido automaticamente como: 

Como o padrão de critérios não corresponde ao requisito, você pode editá-lo como:

Você pode usar os seguintes caracteres no Editor de Padrões de Critérios:

• Parênteses: ()
• e / ou operadores
• Número da linha de critérios

Anotações importantes

• Quando a caixa Alterar Padrão estiver sendo usada para edição, você não poderá adicionar ou excluir uma linha de critérios na seção Especificar Critérios .
• A precedência do operador não será levada em conta se você não especificar colchetes. Por exemplo, se você especificar os critérios como 1 ou 2 e 3 , ele será considerado como ((1 ou 2) e 3)
• Você pode alterar as linhas e ou ou das linhas de critérios e elas serão atualizadas no Editor abaixo.
• Você pode alterar a condição e ou ou no padrão e ele será atualizado nas linhas acima.
• Se você especificar 1 e 2 e salvá-lo, ao editar a exibição, o padrão será mostrado como (1 e 2) . Para (1 e 2) ou 3, o padrão será mostrado como ((1 e 2) ou 3)
• Se você adicionar mais linhas no editor e excluir uma a uma, haverá colchetes adicionais exibidos no padrão. Por exemplo, se houver 4 linhas adicionadas e você excluir a 3ª linha, o padrão de critérios será como ((((1 e 2))) ou 3) . Se a primeira linha for excluída, ela será mostrada como (((((1))) ou 2) . No entanto, ao salvar os critérios, ele será alterado como (1 ou 2) .
• Certifique-se de não usar o seguinte, pois eles são inválidos: () , (e) , (ou) .
• Se os colchetes não corresponderem, será tratado como inválido.
• Haverá uma mensagem de erro, se o número de linhas e os números dados no padrão não corresponderem e também, se houver algum número perdido no padrão.
• Caso os colchetes finais estejam faltando, haverá uma diferença no Editor de Padrões de Critérios e em seu modo de visualização.

  Seu padrão de critérios no editor	Seu padrão de critérios no modo de exibição
  (1 e 2) ou (3 e 4)	((1 e 2) ou (3 e 4))
  1 e 2 e 3 e 4	(1 e 2 e 3 e 4)
  (1 ou 2) e (3 ou 4)	((1 ou 2) e (3 ou 4))

Bloquear regras de fluxo de trabalho

Quando você quiser ter certeza de que ninguém edita uma regra de fluxo de trabalho, a menos que seja absolutamente necessário, você pode bloquear a regra. Quando uma regra é bloqueada, ela não pode ser editada. É preciso desbloquear a regra para editá-la novamente. Uma regra bloqueada envia a mensagem a outros administradores que não deve ser editada, a menos que seja absolutamente necessária. Uma regra de fluxo de trabalho pode ser bloqueada depois de criada.

Para bloquear uma regra de fluxo de trabalho

1. Vá para Setup > Automation > Workflow Rules.
2. Na visualização da lista de regras de fluxo de trabalho, na guia Regras , clique na regra que você deseja bloquear.
3. Na página de detalhes da regra de fluxo de trabalho selecionada, clique no ícone Bloquear ao lado do nome da regra.
   
4. No pop-up Regra de Bloqueio , insira o motivo para bloquear a regra. Esta mensagem será exibida para outros administradores que estão tentando desbloquear a regra para edição.
   
5. Clique em Bloquear .

Usar visão de lista e visão resumida

Existem duas exibições para regras de fluxo de trabalho criadas – a Exibição de lista e a Exibição de resumo . Por padrão, você verá a visualização de lista, que é uma lista de todas as regras de fluxo de trabalho para Todos os Módulos / Módulo Selecionado.

A visualização Resumo mostra os Critérios e Atualizações de Campo associados às regras que ajudarão você a ter uma visão clara de todas as regras e onde elas são usadas para evitar qualquer confusão.

Para usar a exibição resumida

1. Vá para Setup > Automation > Workflow Rules .
2. Na página Regras do fluxo de trabalho , selecione um módulo na lista suspensa.
3. Clique no ícone Visualização resumida . 
   Todas as regras para o módulo selecionado serão listadas junto com os Critérios e as Atualizações de Campo associadas. Você pode clicar no link Mostrar mais para ver os outros itens associados à regra.
   

Para reordenar as regras de fluxo de trabalho

1. Vá para Setup > Automation > Workflow Rules .
2. Na página Regras do fluxo de trabalho , selecione um módulo na lista suspensa. 
   Certifique-se de ter selecionado a visualização de lista e não a visão de resumo.
3. Clique em Reordenar Regras .
4. Arraste e solte as regras na ordem desejada.
   

Visualizar o uso do fluxo de trabalho

Você pode ver insights sobre o uso de suas regras de fluxo de trabalho que têm a ação de enviar notificações por e-mail associadas a elas. Com base na taxa de abertura do modelo de email associado às suas regras de fluxo de trabalho, as regras de fluxo de trabalho de melhor desempenho são listadas para toda semana.

Permissão necessária : todos os perfis

Características	Livre	Padrão	Profissional	Empreendimento
Uso de fluxo de trabalho	–	–	–

Para acompanhar o uso do fluxo de trabalho,

1. Vá para Setup > Automation > Workflow Rules.
2. Na página Regras do fluxo de trabalho , clique na guia Uso .
3. Na página Uso , você será capaz de:

• Veja a lista das regras de fluxo de trabalho com melhor desempenho por taxa de abertura de email nos últimos sete dias.
• Acompanhe a taxa de abertura de cada modelo de e-mail por meio da respectiva regra de fluxo de trabalho, juntamente com a taxa geral de abertura.

4. Clique em abrir as regras para ver mais informações sobre o uso.
   

Excluir regras de fluxo de trabalho

Você também pode excluir as regras de fluxo de trabalho da exibição de lista e também durante a exibição da regra. Quando você exclui uma regra de fluxo de trabalho, todas as ações agendadas para os registros também serão excluídas.

Para excluir regras de fluxo de trabalho

1. Vá para Setup > Automation > Workflow Rules .
2. Na página Regras do fluxo de trabalho , mova o ponteiro do mouse para a regra que você deseja excluir e clique no ícone Excluir . 
   Como alternativa, clique na regra que você deseja excluir. Na página de detalhes da regra, clique no botão mais opções e, em seguida, clique em Excluir .