Gerenciamento de Processo de Aprovação

Pode haver várias instâncias em seu negócio quando certas ações precisam de uma aprovação de um ou mais decisores seniores. Por exemplo, os representantes de vendas que oferecem descontos em produtos para os clientes precisam da aprovação de seu gerente antes de fazê-lo. Os comerciantes que planejam uma campanha pode precisar a aprovação da cabeça de marketing, bem como o chefe de Finanças para ir em frente com a campanha.

Em seu banco de dados CRM, quando há um monte de decisões a serem aprovados, torna-se uma tarefa cansativa para classificar através de registros e enviá-los para a aprovação de alguém. processo de aprovação de fluxo de trabalho do Zoho CRM torna isso mais fácil, automatizando todo o processo de aprovação.

Os usuários com o Gerenciar Fluxo de Trabalho permissão perfil pode configurar o processo de aprovação, especificando os critérios com base nos quais serão enviados registros para aprovação. Você também pode incluir um conjunto de ações que serão executadas na aprovação e rejeição.

Disponibilidade

Permissão necessária : os usuários com permissão de gestão de fluxo de trabalho podem aceder a esta funcionalidade. A guia Aprovações estará disponível a todos.

Adicionar um processo de aprovação

Cada processo de aprovação está associado a uma regra que define o processo. É necessário especificar os critérios da regra, a autoridade de homologação e também ações que precisam ser realizadas na aprovação ou rejeição.

Para adicionar um processo de aprovação

  1. Clique Configurações> Configurações > Automação > Processos de Aprovação .
  2. Na lista Processo de Aprovação página, clique em Adicionar Aprovação Processo .
  3. No novo processo de aprovação da página, faça o seguinte:
    • Selecione o módulo para o qual você deseja aplicar o processo de aprovação.
    • Especifique um Nome e Descrição para o processo de aprovação.
    • Selecione a seguinte opção (s) com base no qual o processo de aprovação será executado.
      • Criação registro – Processo de aprovação será acionado quando um registro é criado.
      • Editar registro – Processo de aprovação será acionado quando um registro é editado.
  4. Clique em Adicionar regra para este processo .
  5. Especificar os Regra Critérios . Processo de aprovação será aplicável aos registros que atendem aos critérios.
    Adicionando critérios é obrigatória. Você pode editar o padrão critérios manualmente, se necessário.
  6. Sob Quem deve aprovar , selecione Usuários , Funções , grupos ou Níveis das listas drop-down.
    Os níveis são listados com base no número de níveis definidos na hierarquia de funções da sua organização.Quando você seleciona níveis, a autoridade de aprovação é aplicado para o registro com base no nível de seu dono na hierarquia de funções. Por exemplo: O usuário que é o dono do recorde, tem três funções superiores eo processo de aprovação pede para 2 níveis de aprovação. Neste caso, o registro precisa ser aprovada por um usuário de cada uma das duas funções superiores imediatos.
  7. Clique no ícone Adicionar para incluir mais usuários que precisam para aprovar. Por adição de mais de uma entrada para aprovação, você terá as seguintes opções:
    • Qualquer um – Selecione esta opção se você quiser qualquer um dos membros de aprovar.
    • Todo mundo – Selecione esta opção se o seu querer todos os membros para aprovar. Você pode definir as várias aprovações para ser paralelo ou sequencial.
      • Seqüenciais – Todos os usuários precisam para aprovar em uma seqüência. Só depois de primeiro usuário aprova vai o segundo usuário poderá aprovar.
        O usuário mencionado em primeiro lugar, no topo da lista, será a primeira pessoa a aprovar o registro seguido pelo próximo usuário e assim por diante.
      • Paralela – Todos os usuários precisam para aprovar. Eles podem aprovar simultaneamente. Não há sequência em que eles precisam para aprovar.
  8. Especificar a ação sobre a aprovação que inclui a adição de uma tarefa, atualizar os campos, o envio de alertas de mensagens, chamando webhooks e funções personalizadas.
  9. Especificar a acção sobre a rejeição que os campos inclui a atualização, o envio de alertas de mensagens, chamando webhooks e funções personalizadas.
  10. Clique em Concluído e, em seguida, Salvar .

nota

  • Você pode criar várias entradas de regras para um processo de aprovação. Certifique-se de reordenar as entradas de regras com base em sua prioridade. A primeira entrada de regra que corresponda ao registro será aplicado ao registro.
  • Para cada módulo, um máximo de 10 processos de aprovação pode ser ativo. Em cada processo de aprovação, você pode adicionar até 5 entradas de regras.
  • Sob Quem deve aprovar , você pode selecionar 10 entradas. Você pode selecionar usuários, papéis, grupos ou níveis. Se você selecionar um papel sem usuários associados a ele, o registro será marcado automaticamente como aprovado nesse nível particular.
  • Quando uma função é selecionada como a autoridade de aprovação, o gerente do papel é o único que pode aprovar o registro. No caso, não há gerente designado para o papel, o registro pode ser aprovado pelo primeiro usuário listados nesse papel. Para grupos, o caso é semelhante. O primeiro usuário listado no grupo precisa aprovar o registro.
  • Os utilizadores com perfil de administrador pode ver todos os registros que estão à espera de aprovação na organização. Administrador também pode aprovar ou rejeitar os registos a qualquer momento.
  • Você pode criar um conjunto de ações de aprovação e rejeição. Essas ações incluem o envio de alertas de e-mail, o campo atualização, a atribuição de tarefa, chamando webhooks e chamando função personalizada.
  • Quando um registro está aguardando aprovação, o Convert, Apagar e Editar opções estão desabilitadas.O registro será marcado como de espera para aprovação e uma opção para responder (Aprovar, Delegado ou rejeitar) estará disponível na página de detalhes do registro.
  • Você pode ver os registros bloqueados no modo de exibição lista.
  • Quando um par de registros estão à espera de aprovação e o processo de aprovação é modificado, as alterações feitas no processo, juntamente com as suas acções não serão aplicáveis a esses registros que já estão para aprovação.
  • Se os registros estão à espera de aprovação com base em um processo de aprovação, você não será capaz de eliminar esse processo de aprovação. Se necessário, você pode desativá-lo.
  • Se um registro atende mais de uma entrada de regra, ele será submetido à aprovação com base na primeira entrada de regra que ele corresponda em determinado processo de aprovação.
  • Registros que são rejeitados podem ser enviados novamente para aprovação na página de detalhes de registro.

Ações Associados sobre Aprovação / Rejeição

Com cada processo de aprovação, é possível associar algumas ações como a adição de uma tarefa, atualizar os campos, o envio de alertas de mensagens, chamando webhooks, etc. que será executado sobre a aprovação ou rejeição de um registro. Quando você definir vários estágios de aprovação, que envolve mais de um usuário para aprovar o registro, você pode atribuir uma tarefa e também atualizar um campo após cada aprovação.Considerando que, alertas de e-mail, webhooks e funções personalizadas podem ser adicionadas apenas para ser disparado após a aprovação final.

Acções sobre a rejeição não incluem todos os 5 deles. Não é possível associar uma tarefa em rejeição. O Assign Task opção é configurar uma tarefa para o próximo usuário que precisa aprovar o registro. A tarefa ideal é verificar os registros de espera para a sua aprovação. No caso de um registro que está sendo rejeitado, a atribuição de uma tarefa não é necessária.

atribuir tarefas

  1. Ao criar um processo de aprovação, sob Ações sobre Aprovação , clique no Atribuir Tarefas seção.
    Tarefas já criadas, se houver, serão listados. Você pode selecionar um para associá-lo e vá para a etapa 4.
  2. Clique New Task.
    Você também pode selecionar uma das tarefas já existentes e associá-lo.
  3. No Assign Task pop-up, faça o seguinte:
    • Digite um Assunto para a tarefa.
    • Selecione o número de dias a partir da lista drop-down para definir o Due Date para a tarefa.
    • Selecione o status e prioridade da tarefa a partir das respectivas listas suspensas.
    • Selecione a caixa de seleção Notificar Cessionário, se necessário.
      Um e-mail de notificação, informando o usuário sobre a tarefa, será enviado apenas para activa e confirmou usuário.
    • Especifique uma descrição para a tarefa.
  4. Clique em Salvar & Associados.

atualização de Campos

  1. Ao criar um processo de aprovação, sob Ações sobre Aprovação / rejeição , clique na atualização dos campos seção.
  2. Na atualização dos campos pop-up, faça o seguinte:
    • Escolha um campo para atualizar a partir da lista drop-down.
    • Especificar o valor que você deseja atualizar em cada nível de aprovação.
  3. Clique em Concluído .

Enviar Alertas

  1. Ao criar um processo de aprovação, sob Ações sobre Aprovação / Rejeitar , clique nos Enviar Alertasseção.
    alertas já criado, se houver, serão listados. Você pode selecionar um para associá-lo e vá para a etapa 4.
  2. Clique Novo Alerta.
  3. No Alerta Enviar pop-up, faça o seguinte:
    • Digite um nome para o alerta.
    • Selecione os destinatários de e-mail para o e-mail de alerta a partir da lista drop-down.
      Você pode selecionar pessoas associadas ao registro , usuários , papéis , papéis e subordinados egrupos .
    • Especifique adicionais destinatários para o alerta de e-mail na caixa de texto.
      Use vírgula para separar mais de um endereço de e-mail.
    • Selecione o Modelo de email que você deseja usar para o alerta ou criar um modelo.
      Depois de selecionar o modelo, você tem que entrar no De e Responder para endereços de e-mail. Aqui você pode escolher entre

      • O seu endereço de email
      • O seu endereço de e-mail organização
      • endereço de e-mail do usuário atual
      • E-mail do proprietário do registro
      • endereço de e-mail outro usuário
    • Para Rejeitar : O modelo de e-mail será enviado automaticamente como uma notificação do notifications@zohocrm.com endereço de e-mail.
  4. Clique em Salvar & Associate .
    Esses alertas também serão listados em Setup > Automação > Workflow> Alertas .

Chamada Webhooks

  1. Ao criar um processo de aprovação, sob Ações sobre Aprovação / Rejeitar , clique nas Webhooks chamadaseção.
    Já criou webhooks, se houver, serão listados. Você pode selecionar um para associá-lo e vá para a etapa 4.
  2. Clique em Novo Webhook.
  3. No Chamada webhook pop-up, faça o seguinte: Consulte também Webhooks Criação
    • Digite um nome e descrição para o webhook.
    • No URL para Notificar caixa de texto, especifique o URL da API REST do aplicativo de terceiros.
    • Selecione POST ou GET como o tipo de API Método .
    • Sob Parâmetros de URL – anexar parâmetros de entrada , faça o seguinte:
      • Para Parâmetros no formato padrão , especifique o nome do parâmetro eo correspondente valor do parâmetro .
        Este é o parâmetro pedido enviado ao provocar a notificação webhook a aplicação de terceiros.
      • Para Parâmetros em User Defined Format , especifique o nome do parâmetro eo correspondenteValor Descrição .
    • Sob Parâmetros de URL – anexar parâmetros personalizados , faça o seguinte:
      • Especifique o nome do parâmetro eo correspondente valor do parâmetro .
    • Verifique a visualização URL .
  4. Clique em Salvar & Associate .
    Estes webhooks também será listado em Configuração > Automação > Workflow> Webhooks .

Chamar função personalizada

    1. Ao criar um processo de aprovação, sob Ações sobre Aprovação / Rejeitar , clique nas funções de chamada personalizadasseção.
      Já criou funções personalizadas, se houver, serão listados. Você também pode selecionar uma das funções personalizadas já existentes e associá-lo.
    2. Para criar funções personalizadas e associado ao processo de aprovação, consulte Criando funções personalizadas
      Estas funções personalizadas também serão listados em Setup > Automação > Funções de workflow> Personalizado .

nota

  • Uma vez que um registro foi submetida para aprovação, um sistema gerado-mail de notificação será enviado para o usuário que tem que aprovar o registro (s).
  • Na aprovação do registro, o proprietário do registro (o usuário que sumbitted o recorde de aprovação) receberá um e-mail de acordo com a configuração de alerta de e-mail no processo de aprovação. Na ausência de um alerta de e-mail para o proprietário do registro, um sistema gerado e-mail sobre a aprovação registro será enviada para o proprietário do registro.
  • Em caso de múltiplos estágios de aprovação, você pode atribuir uma tarefa e também atualizar um campo após cada aprovação.
  • Você pode associar um alerta de e-mail, webhook e função personalizada cada um. Ele será acionado somente após a aprovação final, se houver várias fases de aprovação.
  • Ao adicionar alertas, webhooks ou funções personalizadas, aqueles criados para Regras de fluxo de trabalho também serão listados e vice-versa. Você pode associá-los ao processo de aprovação.

Aprovar / Rejeitar a partir do Tab Aprovação

Registros que são alinhados para a aprovação pode ser visto na guia Aprovação. A partir deste guia, você pode aprovar ou rejeitar os registros que estão à espera para a sua aprovação. Se necessário, você também pode delegar a aprovação do registro para outro usuário. Somente após a aprovação, você pode converter, editar ou apagar o registro.

Os utilizadores com perfil de administrador pode ver todos os registros que estão à espera de aprovação na organização. Administrador também pode aprovar ou rejeitar os registos a qualquer momento.

Para aprovar / rejeitar na guia Aprovações

  1. Clique no Aprovações guia.
    Você será capaz de ver a lista de registros que estão à espera para a sua aprovação.
  2. Clique em um registro para visualizar os seguintes detalhes:
    • Detalhes do registro – Você pode ver os detalhes do usuário que possui o registro que está aguardando aprovação, os critérios com base nos quais o registro foi enviado para a aprovação e os usuários que precisam para aprovar.
    • Histórico de pedidos do usuário – Esta seção apresenta a história de todos os pedidos de aprovação de registros pertencentes a um usuário.
  3. Clique no Aprovar, Delegado ou Rejeitar link.
    • Se você clicar no Aprovar link, especifique qualquer comentário para aprovação e clique em Aprovar .
    • Se você clicar no Rejeitar link, especifique qualquer comentário para rejeitar e clique Rejeitar .
    • Se você clicar sobre o Delegado link, selecione um usuário a quem você deseja transferir o registro para aprovação e clique Delegado .

nota

  • É possível que o usuário que precisa de aprovação um registro não tem acesso ao registro. Nestes casos também, os usuários serão capazes de aprovar o registro.
  • A guia também lista os últimos 5 aprovações ou rejeições ao abrigo do Recentes Actividades seção.
  • Não há um conjunto de tempo de estrutura dentro da qual os usuários precisam para aprovar / rejeitar o registro.

Reordenar Processos de Aprovação e regras do processo

Quando existem vários processos de aprovação para um módulo, o sistema verifica se um registro corresponde aos critérios em um processo de aprovação na mesma ordem em que está listado. Por padrão, os processos de aprovação são listados numa ordem cronológica com o primeiro processo criado, no topo da lista. Se um registro satisfaz os critérios de mais de uma entrada de regra, ele será submetido à aprovação com base na primeira entrada de regra que ele corresponda em determinado processo de aprovação. Assim, com base em suas necessidades, você pode reorganizar os processos de aprovação. O mesmo é o caso com as regras em um processo de aprovação.

Por exemplo, você cria um processo de aprovação (Big Deals A) para potenciais com receita esperada vale 5000 dólares ou mais. Quando você criar um outro processo de aprovação mais tarde (Big Deals B), para potenciais com receita esperada no valor de 8000 dólares ou mais, ele é listado após o primeiro processo que você criou.

Assim, quando um registro com a receita esperada é de 8500 USD é criado, ele será listado para aprovação com base em Big Deals Um critério como este processo de aprovação é o primeiro da lista. Idealmente, deve estar disponível para aprovação com base em Big ofertas B. Em tais casos, pode ser necessário reordenar a aprovação processados com base na sua prioridade.

Para reorganizar os processos de aprovação

  1. Clique Configurações > Configuração > Automação > Processo de Aprovação .
  2. Na lista de processos de aprovação de página, os processos de aprovação para todos os módulos serão listados.
  3. Clique no módulo de cabeçalho e selecione o módulo cuja aprovação processos que você deseja reordenar.
  4. Clique Reordenar Processos .
  5. Arrastar e soltar os processos de aprovação e clique em Salvar .

Para reordenar regras em um processo de aprovação

  1. Clique Configurações > Configuração > Automação > Processo de Aprovação .
  2. Na lista Processo de Aprovação página, selecione um processo de aprovação.
  3. Clique Reordenar Regras .
    Esta opção estará disponível apenas quando você tiver várias regras para o processo de aprovação.
  4. No pop-up, arraste e solte as regras e clique em Salvar New Order .

Ver histórico de Aprovação

História aprovação dá-lhe uma lista de registros que foram submetidos à aprovação.

Para visualizar o histórico de Aprovação

  1. Na sua conta Zoho CRM, clique no Aprovações guia.
  2. Na sua aprovação Aguardando página, clique em Histórico de Aprovação.
    A História Aprovação página exibe todos os registros relacionados com a aprovação em uma ordem cronológica.

Uma vez que a História Aprovação poderia obter exaustiva ao longo de um período de tempo, pode ser bastante cansativa para peneirar as entradas se você estiver procurando por alguns detalhes específicos. Por exemplo, se você quiser ver apenas os registros apresentados para homologação por um usuário específico ou uma lista de registos apresentados para homologação nos últimos 7 dias, pode ser difícil encontrar essas entradas específicas entre uma lista enorme. Nesse caso, você pode usar as opções de filtro disponíveis para você e diminuir no registro (s) que você está procurando.

Para filtrar os registros na História Aprovação página

  1. Selecione um módulo , a fim de visualizar Aprovação História de registros em que o módulo particular.
    Escolhendo todos os módulos irá exibir História aprovação em todos os módulos.
  2. Selecione um usuário , a fim de visualizar Aprovação História de um usuário particular.
    Escolhendo Todos os usuários serão exibidos Aprovação Histórico de todos os usuários em sua organização.
  3. Selecione uma ação , a fim de filtrar as entradas com base nas ações realizadas nos registros.
    • Você pode escolher uma ação entre Aprovado , Rejeitado , delegada e enviado dependendo da sua exigência.
    • Escolha todas as ações para visualizar o histórico de registros com base em todas as quatro ações aprovação.
  4. Selecione um tempo , a fim de visualizar a aprovação História de registros dentro do prazo escolhido.Escolha entre as seguintes opções.
    • Hoje
    • Nos últimos 7 dias
    • Últimos 30 dias
    • Uma data específica
    • Um intervalo de datas

Por exemplo, se você queria ver todos os registros apresentados para homologação por um usuário específico no módulo Leads nos últimos 7 dias

  • Escolha Módulo de Leads .
  • Escolher o desejado do usuário .
  • Escolha Acção como enviado .
  • Escolha o Tempo como Últimos 7 dias .

A História de Aprovação será exibido de acordo com os filtros acima.

Perguntas frequentes

1. Existe um limite para o número de aprovadores que podem ser escolhidos por processo de aprovação?

2. Por que alguns registros que correspondem um processo de aprovação não são submetidos para aprovação?

3. Alguns registros estão bloqueados para edição e à espera de aprovação, o Tab Aprovação diz “não aprovações pendentes”. Como é isso?

4. Ninguém aprovou um certo registro, mas o registro é marcado como “aprovado”. Como?

5. Quais são as consequências da desactivação um processo de aprovação?