Marcando registros no Zoho CRM

Marcação – uma visão geral

As tags são identificadores exclusivos que podem ser associados aos seus registros do CRM para pesquisar, classificar, categorizar, filtrar e segmentar registros de maneira mais eficiente. Geralmente, é como adicionar palavras-chave ou qualquer informação adicional a qualquer registro no CRM. Por exemplo, pode haver poucos Leads na sua conta do CRM que exigem alta prioridade. Você pode marcar esses leads como importantes para filtrá-los facilmente dos outros leads em sua conta do CRM.

Tags no Zoho CRM são específicas para cada módulo. Você pode adicionar tags exclusivas a cada módulo com base em seus requisitos. Além disso, as tags geralmente são tornadas públicas e podem ser acessadas por todos os usuários do Zoho CRM.

Disponibilidade

Permissão necessária do perfil : os administradores e os perfis com permissão de personalização domódulo  podem gerenciar tags.

Nota: Os
administradores podem definir permissões de perfil para outros usuários adicionarem / associarem tags. Além disso, os administradores podem definir para qual módulo os usuários associados desse perfil em particular terão acesso às tags.

Por que marcar – Cenários

Use tags para organizar seus dados de forma que atendam às necessidades de sua empresa. Existem vários casos em que a marcação se torna parte integrante do seu CRM. Poucos cenários são capturados abaixo:

  • Marque seus registros com base nos relacionamentos que eles têm com sua empresa. Por exemplo, um registro pode ser um lead, um fornecedor ou um parceiro. Categorize esses registros usando várias tags e classifique-os ou filtre-os sempre que necessário.
  • As tags podem ser baseadas em dados demográficos, como localização, receita ou tamanho da empresa. Você pode adicionar várias marcas, como EUA, Reino Unido, Ásia, tamanho 50-100, Enterprize, bilhões de dólares, em pequena escala , etc. Isso será útil para os representantes de vendas que lidam com contatos de uma determinada região ou ao acompanhar um grande negócio que deve receber maior prioridade.
  • Adicionar tags com base na origem do lead – você pode marcar seus registros com base na fonte na qual eles foram criados. Por exemplo, você pode capturar leads de diferentes unidades de negócios ou feiras, ou pode ter um banco de dados de contatos ou capturar leads / contatos em seus sites. Nesse caso, você pode marcá-los como feira comercial, leads de sites, leads importados e assim por diante.
  • Registros de tags que precisam ser contatados em critérios específicos. Por exemplo, você pode precisar entrar em contato com um lead por e-mail ou telefone ou com base no melhor horário para entrar em contato com eles. Com base nos critérios exigidos, marque-os como contato via e-mail , contato por telefone , manhã de contato e assim por diante.
  • Adicionar tags com base em produtos – você pode administrar uma empresa com várias linhas de produtos. Um lead ou contato pode estar interessado em todos ou em produtos e serviços específicos que você oferece. Segmente esses registros com base no produto ou serviço em que estão interessados.
  • Crie tags com base em diferentes estágios de um lead em seu CRM. Isso ajuda você a segmentar seus leads e se comunicar com eles de uma maneira melhor, dependendo do estágio do lead.

Notas:

  • Pesquise facilmente registros usando tags. Você pode usar a pesquisa global ou categorizar os registros necessários usando filtros avançados.
  • Você também pode pesquisar e encontrar vários outros dados marcados por outros usuários do CRM.
  • Todas as tags estão disponíveis publicamente para todos os usuários. As tags são tornadas públicas para reduzir a confusão de tags e evitar duplicatas.
  • Certifique-se de adicionar nomes significativos às suas tags, pois será fácil pesquisar, criar ou editar informações.
  • Você pode transportar tags ao converter registros, para que os registros relacionados possam ser pesquisados.

Limites de tag

Como as tags são públicas e acessadas por todos os usuários de CRM, limitamos o número de tags que podem ser criadas em sua conta do CRM. Isso evitará a criação de muitas tags e reduzirá a duplicação. A tabela a seguir mostra o número de tags que podem ser criados para cada registro e para cada módulo com base em diferentes edições do Zoho CRM.

Edição No. de tags por registro Nº de tags por módulo
Padrão 5 20
Profissional 10 60
Empreendimento 10 100
Final 10 200

Definir permissões do módulo

O Zoho CRM permite criar usuários e definir permissões para cada perfil, conforme necessário. Você pode gerenciar e personalizar essas permissões de perfil a qualquer momento com base em seus requisitos.

Em Permissões do módulo, você pode definir para qual módulo os usuários associados desse perfil específico terão acesso às tags.

Para definir permissões de módulo para tags, faça o seguinte:

  1. Vá para Configuração> Usuários e Controle> Controle de Segurança> Perfis.
  2. Escolha qualquer perfil de usuário disponível ou crie um novo perfil.
  3. Em permissões de módulo , clique em outros.
  4. Selecione os módulos necessários, onde o usuário tem permissão para visualizar, adicionar e gerenciar tags.

Marcando Registros

Tags no Zoho CRM geralmente são fáceis de criar. Tags não são apenas uma categoria simples, elas podem ser mais poderosas, já que você pode adicionar várias tags a um único registro. Você também pode criar tags em vários locais em sua conta do CRM, se necessário.

Você pode adicionar tags nos seguintes locais:

Marcar um registro específico

Depois que um registro é criado em seu CRM, você poderá adicionar novas tags a eles.

Para adicionar tags na página de detalhes do registro,

  1. Entre na sua conta Zoho CRM
  2. Escolha qualquer registro no qual você deseja adicionar tags.
  3. Clique em Adicionar Tags na página de detalhes do registro.
  4. Adicione tags relevantes e clique em Salvar . 

    Você também pode clicar em qualquer tag para visualizar os registros associados a essa tag específica.

Marcar registros em massa

Você pode adicionar várias tags a vários registros como uma única ação na sua conta do Zoho CRM.

Para adicionar tags a vários registros

  1. Escolha o módulo (como Leads, Contatos ou Ofertas), onde você deseja adicionar tags.
  2. Selecione todos ou vários registros com base em seus requisitos.
  3. Agora, na lista suspensa Tags , selecione a opção Adicionar tags . 

    Você receberá sugestões de tags (a lista de tags existentes será exibida) toda vez que você adicionar tags à sua conta do CRM. 

    Depois de salvos, os Tags serão adicionados a todos os registros selecionados na página Exibição de lista .

Marcar registros importados

Adicione tags enquanto você importa registros para sua conta do CRM. Por exemplo, se você tiver um arquivo CSV com poucos dados do Leads obtidos em uma feira norte-americana, marque-os como leads da feira dos EUA , para que seja fácil categorizá-los no futuro.

Para adicionar tags ao importar registros, faça o seguinte:

  1. Escolha o módulo para o qual você deseja importar registros.
  2. Na página de dados de importação, você encontrará uma opção para adicionar tags aos registros importados. Todas as tags relevantes e clique em Avançar . 

    Veja também Importando Dados .

Registros de tags adicionados por meio de um formulário da web

Os formulários da Web são onde você captura dados sobre os visitantes do seu site e sincroniza esses dados na sua conta do CRM. Você pode ter vários formulários da Web em sua conta, como um formulário de contato, uma página de destino ou um formulário de login. Adicionar tags a registros por meio de cada formulário da Web ajudará a filtrá-los de uma maneira melhor. Você pode realizar uma pesquisa global ou usar filtros avançados para listar registros capturados do respectivo formulário da web. Veja também Setup Web Forms

Para adicionar tags ao criar um formulário da web,

  1. Vá para Setup  >  Marketplace >  Web  Forms .
  2. Você terá uma opção para adicionar tags ao criar um formulário da web. Adicione tags com base nos seus requisitos e clique em Salvar . 

    As tags relevantes serão adicionadas e associadas aos registros criados por meio dos formulários da Web relacionados.

Automatizar registros de marcação (usando fluxos de trabalho)

No Zoho CRM, as regras de fluxo de trabalho são um conjunto de ações, como alertas, tarefas e atualizações de campo, que serão executadas quando determinadas condições específicas forem atendidas. Veja mais sobre como criar regras de fluxo de trabalho aqui .

Você pode adicionar tags como uma ação instantânea ao criar regras de fluxo de trabalho no Zoho CRM. Por exemplo, se você estiver configurando uma regra de alerta de Big Deal, poderá criar uma ação para adicionar tags como bigdeal, hotdeal, probability100% etc., sempre que a regra de fluxo de trabalho for executada com os critérios especificados, as respectivas tags serão adicionado ao registro automaticamente. Observe que, as tags serão adicionadas somente até o limite máximo permitido e, se houver tags existentes, novas tags poderão ser adicionadas somente até o limite especificado (consulte Limites de tag ).

Para definir a tag como uma ação instantânea, faça o seguinte:

  1. Vá para Setup > Automation > Workflow Rules.
  2. Na página Regras do Fluxo de Trabalho , clique na regra para a qual você deseja criar uma ação instantânea.
  3. Clique em Editar para modificar as configurações da regra.
  4. Na seção Instant Actions , escolha Tag e adicione as tags necessárias para serem associadas à regra do fluxo de trabalho. 

    Sempre que os critérios da regra forem atendidos, as tags relevantes serão associadas aos registros automaticamente.

Automatizar a marcação em um processo (usando blueprint)

O Blueprint no Zoho CRM é uma réplica on-line do seu processo de negócios off-line. Ele ajuda você a automatizar ações de rotina e orientar os membros de sua equipe durante toda a execução do processo de negócios. Leia mais sobre o Blueprint aqui .

Ao projetar seu blueprint, você pode definir ações a serem automatizadas na conclusão de sua transição. Essas ações serão executadas automaticamente quando os critérios especificados forem atendidos. Saiba mais sobre as configurações de transição do blueprint aqui.

Você pode adicionar tags como uma das ações a serem automatizadas em seu processo de negócios.

Por exemplo, uma tag “qualificada” pode ser definida na transição para uma transação no estágio de qualificação. 

Sempre que uma transação estiver em fase de qualificação, as tags relevantes serão associadas ao registro da transação automaticamente.

Por favor, note que, você pode adicionar tags serão adicionadas apenas até o limite máximo permitido e se houver tags existentes, novas tags podem ser adicionadas apenas até o limite especificado (Veja limites de tag ).

Nota:
Ao adicionar tags aos seus registros no CRM, você pode optar por substituir as tags existentes por novas. Por exemplo, você pode precisar adicionar um conjunto de tags relevantes para ações específicas por meio de fluxos de trabalho. Se houver poucas tags existentes e não forem relevantes para essa ação específica, você poderá substituí-las por novas tags, se necessário. As tags de sobrescrita substituirão todas as tags existentes pelas tags recém-atualizadas. 

Além disso, você pode substituir as tags apenas ao adicioná-las por meio de blueprint, fluxos de trabalho e vários registros.

Trabalhando com tags

As tags são criadas para fornecer vários pontos de acesso para os dados na sua conta do CRM. Depois de criar tags, você pode executar várias ações, como

Filtrar registros com base em tags

A marcação no Zoho CRM ajuda você a pesquisar facilmente os registros relevantes do CRM. Você pode gerar uma lista de registros que está procurando, pesquisando registros com tags. Por exemplo, você deseja gerar uma lista de contatos que você adquiriu de um evento de vendas organizado por sua empresa para enviar uma campanha por email. Você pode ter importado esses registros de contato no passado e tê-los marcado com nomes relevantes, por exemplo, evento de vendas nos EUA em março . Você pode realizar uma pesquisa global com o nome da tag e a lista de registros será exibida instantaneamente, economizando seu tempo. Além disso, filtre as tags usando visualizações personalizadas e faça uma pesquisa específica do módulo (usando filtros avançados) com base em seus requisitos.

Usando exibições personalizadas

No Zoho CRM, você pode criar exibições de lista personalizadas definindo critérios com base em seus requisitos. Especifique Tag como seu critério para filtrar registros com base nas tags que você criou para esse módulo. Por exemplo, se você quiser visualizar registros marcados como Big Deal no módulo “Transações” , crie uma visualização de lista personalizada com base nesses critérios e filtre apenas esses registros.

Para filtrar registros com base em tags usando a visualização personalizada

  1. Clique na guia [Módulo] (por exemplo, leads, contatos, contas, etc.)
  2. Na página [Module] List View , clique na lista suspensa da visualização de lista.
  3. Clique em + Criar Vista .
  4. Escolha Tag na lista suspensa e defina os critérios necessários. 

    Consulte também Visualizações de listas personalizadas , para mais detalhes.

Usando a pesquisa global

Faça login na sua conta do Zoho CRM e insira os nomes de tags necessários no menu de pesquisa global. Os registros ou outras informações relacionadas que correspondem ao nome da pesquisa serão exibidos.

Usando filtros avançados

Depois de criar Tags para vários registros, você poderá filtrar os registros com base nesses Tags na página de Visualização de Lista . Escolha Tags nos filtros disponíveis e insira o nome da tag desejado. Por exemplo, se você criou uma tag chamada ‘bigdeal’ e filtrar usando esse nome de tag, os registros relacionados a essa tag específica serão exibidos sozinhos, facilitando a realização de uma pesquisa específica de módulo, economizando assim muito tempo.

Tags de transporte na conversão de registro

No Zoho CRM, você pode converter seus leads qualificados em contatos, contas e ofertas. Se você adicionou tags a esses registros, pode optar por transferir essas tags existentes para que os registros relacionados possam ser pesquisados ​​com facilidade usando o nome da tag relevante. Além disso, você pode reutilizá-los sempre que necessário. Você também pode transportar tags ao converter uma cotação para salesorder e fatura.

Você também pode transportar tags enquanto leva leads de conversão em massa.

Crie relatórios baseados em tags

No Zoho CRM, você pode criar relatórios totalmente personalizáveis ​​em tempo real em todos os módulos com opções flexíveis, incluindo módulos de cross-linking e agrupamento de colunas de 3 níveis ( saiba mais sobre como criar relatórios).

Você pode criar relatórios com base nas tags associadas aos seus registros do CRM. Além disso, use filtros avançados para filtrar registros com base nas tags associadas.

Para criar relatórios baseados em tags,

  1. Vá para a guia Relatórios .
  2. Clique em Criar Relatório .
  3. Na página Novo relatório , selecione o módulo primário na lista suspensa. Você também pode escolher os módulos multifuncionais correspondentes na caixa de listagem Módulos relacionados .
  4. Clique em Continue .
  5. Agora selecione o tipo de relatório. Você pode criar apenas relatórios tabulares e resumidos baseados em tags.
  6. Em Representação de relatório , escolha Tag como a coluna do relatório e clique em Adicionar .
  7. Clique em Continue .
  8. Agora, especifique os critérios de pesquisa nos filtros padrão e avançado. Você pode optar por filtrar registros com base em tags na seção de filtros avançados.
  9. Clique em Executar para visualizar o relatório. 

    O relatório baseado em tags será gerado.
  10. Clique em Salvar .

Gerenciar tags em um módulo

No Zoho CRM, as tags são específicas do módulo. Encontre as tags associadas a cada módulo e gerencie-as sempre que necessário. Você pode escolher qualquer módulo no qual deseja gerenciar tags e começar a adicionar novas tags ou editar e excluir as existentes na lista disponível. Observe que os perfis com permissão Gerenciar personalização só podem gerenciar tags.

Para gerenciar tags,

  1. Clique na guia [Módulo] . (Por ex, leads, contatos, contas, etc.)
  2. Clique na opção Mais na página de exibição de lista do módulo. 
    Digamos, por exemplo, o módulo Leads .
  3. Selecione Gerenciar Tags . 
    Todas as tags associadas ao módulo Leads serão exibidas na página Gerenciar tags . Você pode optar por editar, excluir ou adicionar novas tags com base nos seus requisitos.
  4. Clique em + Adicionar nova tag para adicionar uma nova tag ao módulo Leads. 
    A tag recém-adicionada pode ser usada no futuro para associar a qualquer registro, se necessário.
  5. Clique no ícone Excluir para excluir qualquer tag do módulo.
  6. Clique no ícone Editar para renomear a tag e clique em Salvar .

Nota

  • Para mesclar tags semelhantes, vá até a seção Gerenciar tags de um módulo e Edite uma tag. Quando você atualiza o nome da tag para uma tag existente, o CRM emitirá um alerta “A tag já existe. Deseja mesclar essa tag?” 
    Clique em Sim, mesclar . As duas tags serão mescladas e refletidas nos registros associados no módulo.