Mesclando Registros Duplicados

Quando você trabalha com um volume significativo de dados, fica bastante desafiador manter seu banco de dados livre de duplicatas. À medida que aumentam os caminhos para criar registros no CRM, aumentam também as chances de entradas duplicadas. Por exemplo, o mesmo lead pode ser criado por meio de importação, bem como por meio de APIs. Para ajudá-lo a gerenciar um conjunto limpo de dados, o Zoho CRM oferece soluções proativas e reativas.

  • Detenção de duplicatas antes de poderem ser criadas
    Ao marcar um determinado campo como um “campo exclusivo”, você pode interromper a criação de um registro duplicado. Esta é uma maneira proativa de manter um banco de dados limpo. Por exemplo, se você marcou o campo de número de telefone como um campo exclusivo no módulo Leads, o CRM alertará você se você criar um segundo lead com o mesmo número de telefone de um lead existente.
    Veja também: Campos exclusivos
  • Mesclar registros duplicados
    Apesar de criar campos exclusivos e checar os dados, se você ainda acha que pode haver registros duplicados em seu CRM, você pode usar as ferramentas de deduplicação do Zoho CRM para mesclá-los. Eles são os seguintes:

Encontrar e mesclar registros duplicados Registros duplicados
Quando usar:
É ideal usar esse recurso se você estiver procurando especificamente duplicatas de um registro específico.Exemplo: você sabe que um nome de lead “David Smith” foi duplicado e você deseja encontrar e mesclar esses leads duplicados.
Quando usar:
É ideal usar esse recurso quando você não está claro se há duplicatas e deseja que o CRM execute uma verificação de duplicação com base em determinados campos exclusivos.Exemplo: você executa uma verificação de duplicação no módulo Leads com base no campo Email.
Como funciona:

Vá para a página Detalhe do registro específico e clique na opção Localizar e unir duplicatas .

Isso irá buscar as entradas duplicadas para esse registro.

 

 

Como funciona:

Você não precisa ir para a página de um registro específico. Simplesmente clique na ferramenta De-duplicate da visualização de lista do módulo e selecione os campos com base nos quais a pesquisa deve ser feita.

Exemplo: Se você escolher os campos Email e Empresa , o CRM pesquisará todos os registros em que os valores dos campos Email e Empresa são os mesmos.

Você pode executar uma verificação com base em no máximo três campos por vez.

Depois que a lista de registros duplicados tiver sido exibida, você poderá selecionar e mesclar manualmente os registros dos resultados da pesquisa. O CRM não mescla automaticamente as duplicatas

Você pode mesclar no máximo três campos por vez.

O CRM mescla automaticamente entradas duplicadas se elas forem cópias exatas uma da outra.

Em caso de conflito * , você deve resolver manualmente o conflito para instruir o CRM em quais registros devem ser considerados como registro mestre e mesclá-los.

(*) Exemplo de Conflito:
Suponha que existem dois clientes potenciais com os mesmos nomes, empresa, mas com números de telefone diferentes. Nesse caso, o problema de números de telefone conflitantes deve ser resolvido manualmente.
Se não houver tais conflitos e todos os campos corresponderem, o CRM mesclará os registros automaticamente.

Encontrar e mesclar registros duplicados

Se você estiver procurando mesclar as entradas duplicadas de registros específicos, Localizar e mesclar duplicados é a ferramenta ideal para você. Basta acessar a página Detalhe do registro específico e implantar essa ferramenta para buscar suas duplicatas.

A ferramenta Localizar e mesclar duplicados também permite inserir critérios adicionais para pesquisar duplicatas. Existem seis campos nos quais você pode especificar os critérios em cada módulo. Depois que as duplicatas forem encontradas, você poderá mesclá-las manualmente.

Observe que essa ferramenta está disponível apenas nos módulos Leads, Contas, Contatos e Fornecedores e você pode mesclar no máximo três registros por vez.

Disponibilidade

Permissão de perfil necessária : Usuários com a permissão Localizar e mesclar [Módulo] no perfil.

Para localizar e mesclar registros duplicados

  1. Clique na guia Leads , Contas , Contatos ou Fornecedores .
  2. Na página inicial do [Módulo] , clique no registro desejado.
    (Módulo refere-se às abas.)
  3. Na página Detalhes do [módulo] , clique no ícone Mais > Encontrar e unir duplicados . Disponível apenas nos módulos Leads, Accounts, Contacts e Vendors
  4. Na página Localizar e mesclar duplicados para [registros] , faça o seguinte:
    • Na seção Critérios de Pesquisa , os critérios de correspondência são exibidos.
    • Especifique critérios adicionais, se necessário, e clique em Pesquisar .
    • Na seção Registros Correspondentes , selecione pelo menos dois registros a serem mesclados.
    • Clique em Next .
  5. Na página Mesclar [registros] , selecione o registro que você deseja manter como o Registro mestre.
    Você pode clicar em SELECIONAR TUDO, se quiser considerar todos os valores do registro mestre como finais e mesclar os duplicados.

    Caso contrário, clique nos botões de opção próximos aos campos correspondentes de outros registros para instruir o CRM sobre quais valores de campo devem ser considerados “finais” para mesclar duplicatas.
    Os valores assim selecionados aparecem sob a coluna MASTER RECORD. Você pode mesclar no máximo três registros por vez.
  6. Clique em Mesclar .

Nota:

  • Os registros mesclados ao registro mestre serão excluídos permanentemente e a ação não poderá ser revertida.
  • Os anexos e atividades também serão transferidos para o registro mestre.

De-duplicar registros (duplicados de mesclagem automática)

Caso você não tenha certeza dos registros que foram duplicados, é possível deixar o CRM executar uma verificação nos módulos usando a ferramenta Eliminar duplicação. O CRM localizará e mesclará automaticamente as correspondências exatas. Em caso de conflitos nos valores do campo, você deve resolver manualmente os conflitos e mesclar os registros.

Considere a seguinte imagem. Existem três correspondências exatas e há dois registros em que o campo número de telefone é diferente. Nesse caso, o CRM mesclará automaticamente os três primeiros registros e solicitará que o usuário resolva o conflito nos dois últimos registros. Depois que o conflito for resolvido, os registros serão mesclados.

Disponibilidade

Permissão necessária : Top Função na sua hierarquia de conta do Zoho CRM ou no perfil do Administrador.

Para mesclar registros duplicados usando a ferramenta De-duplicate

  1. Clique na guia [Módulo] (por exemplo, leads, contas, contatos ou fornecedores).
  2. Na Home page [Module] , em [Module] Tools , clique em Deduplicate [Module] .
  3. Na página Deduplicar [Registros] , clique nos campos pelos quais você deseja pesquisar os registros duplicados.

    Você pode selecionar até três campos. O CRM procurará duplicatas com base nesses campos.
    Por exemplo, se você selecionar Email e Empresa , o CRM procurará registros nos quais os campos ID de Email e Telefone sejam os mesmos.
    Observe que os campos que você marcou como exclusivos aparecem aqui. Se você não marcou campos exclusivos, o CRM exibirá um conjunto padrão de campos exclusivos para o módulo.
  4. Clique em Localizar e Mesclar Duplicados .
    Uma janela pop-up informando sobre a função de eliminação de duplicação é exibida. Clique OK .

    Se as duplicatas encontradas pelo CRM forem cópias exatas umas das outras, o CRM as mesclará automaticamente. Nesse caso, nenhuma ação adicional é necessária do usuário.
    Observe que, no caso de mesclagem automática, o registro com o último Horário da Última Atividade será considerado o registro mestre.
    Se houver um conflito entre as duplicatas em qualquer um dos valores do campo, você deverá resolver o conflito e mesclar manualmente os registros.

Resolver conflitos na desduplicação

Um conflito na deduplicação refere-se a um caso em que os valores de campo dentro de duplicatas são diferentes. Por exemplo, há dois registros chamados David Smith, em que todos os valores de campo, exceto o número de telefone, são os mesmos. Nesse caso, o CRM não sabe qual registro considerar como final e mesclá-lo. Este é um exemplo de conflito e isso deve ser resolvido pelo usuário. Existem duas maneiras de resolver conflitos na eliminação de duplicação.

  • Resolva imediatamente – Quando o CRM lança um pop-up no conflito, você pode resolvê-lo imediatamente clicando em Resolver agora.
  • Resolver mais tarde – Se você estiver ocupado com outras atividades, clique em Resolver mais tarde . Você receberá uma notificação por e-mail sobre os detalhes da desduplicação. Acesse o link para resolver conflitos deste e-mail. Note que este link será válido apenas por três dias.

Depois de clicar para resolver o conflito, você será levado à página Deduplicar [Registros] , onde o registro específico e o número de entradas duplicadas encontradas serão exibidos. Clique em Exibir .
(Você pode alternar entre as guias para visualizar as duplicatas em cada campo selecionado.)

  1. Conforme o exemplo acima, existem dois leads com os mesmos valores de campo, exceto o número de telefone. Portanto, na página Deduplicate Leads, você pode ver que os registros estão listados como colunas.
  2. Selecione um registro mestre . Você pode clicar em SELECIONAR TUDO, se quiser considerar todos os valores do registro mestre como finais e mesclar os duplicados.

    Caso contrário, clique nos botões de opção próximos aos campos correspondentes de outros registros para instruir o CRM sobre quais valores de campo devem ser considerados “finais” para mesclar duplicatas.
    Os valores assim selecionados aparecem sob a coluna MASTER RECORD.
  3. Depois de ter resolvido os valores conflitantes, clique em Mesclar .
    Uma mensagem de aviso é exibida, informando sobre as conseqüências da mesclagem de registros. Quando tiver certeza, confirme a ação.
    As duplicatas serão fundidas com sucesso, como visto abaixo.

Nota

  • O processo de eliminação de duplicação pode ser iniciado apenas por um usuário por módulo de cada vez.
  • Você pode mesclar no máximo três registros por vez.
  • Se houver mais de três duplicatas, você será solicitado a escolher quaisquer três para mesclar da lista de todas as duplicatas.
  • Depois de especificar o registro mestre, todas as listas relacionadas de registros filhos serão movidas para o registro mestre.
  • Os registros mesclados ao registro mestre serão excluídos permanentemente e a ação não poderá ser revertida.
  • Campos somente leitura não terão botões de opção.