Trabalhando com campos personalizados

No Zoho CRM, você pode adicionar novos campos de acordo com seus requisitos. Esses campos estarão disponíveis para todos os usuários adicionados à conta do CRM da sua organização.

  • Personalizar os campos definidos pelo Zoho : Você pode editar, excluir e ocultar alguns dos campos definidos pelo Zoho, mas observe que há alguns campos que você não pode excluir, remover, renomear ou alterar das configurações obrigatórias. Esses campos definidos pelo Zoho são obrigatórios no Zoho CRM. Por exemplo, Sobrenome em leads, assunto em tarefas etc.
  • Definir permissões de acesso de campo : você pode ocultar os campos para usuários em um perfil específico ou marcar os campos como Somente leitura.

Disponibilidade

Permissão necessária : Usuários com a permissão Personalizar Zoho CRM no perfil podem acessar esse recurso.

CaracterísticasLivrePadrãoProfissionalEmpreendimento
Os campos personalizados10 campos / módulo150 campos / módulo
(módulo de atividades tem apenas 140 campos)
310 campos / módulo
(módulo de atividades tem apenas 230 campos)

Nota:

  • O número máximo de campos que você pode criar em cada edição varia. Da mesma forma, há também um limite máximo para cada tipo de campo que você cria. Consulte também Limites de campo personalizados
  • Você pode renomear os campos personalizados, mas não pode alterar o Tipo de campo (por exemplo, Texto, Inteiro, Data, etc.) dos campos personalizados.
    Por exemplo, se você criar um campo de texto, não poderá alterar o mesmo para o campo inteiro.

Os campos personalizados

Para quase todos os campos criados, você precisa especificar o seguinte:

  • Rótulo : especifique um nome para o campo.
  • Propriedades do campo : Especifique as propriedades do campo, como descrição, valores de campo e assim por diante.

Outras especificações exigidas para cada tipo de campo:

Tipo de campoOutros detalhes
TextoComprimento: máximo de 255 caracteres permitidos.
InteiroComprimento: máximo de 9 dígitos são permitidos.
DecimalComprimento: Máximo 16 dígitos (incluindo casas decimais) são permitidos.
Por centoRótulo: especifique o nome do campo
MoedaComprimento: Máximo 16 dígitos são permitidos. Opção de Arredondamento : Especifique a opção de arredondamento Casas Decimais : Especifique o número de casas decimais Precisão: Especifique a precisão de arredondamento
EncontroFormato: AAAA / MM / DD Nota: O formato da data será alterado de acordo com as configurações de fuso horário do usuário.
Data horaFormato: AAAA / MM / DD HH: MM Nota: O formato da data será alterado de acordo com as configurações de fuso horário do usuário.
O emailEspecifique um endereço de email válido
telefoneEspecifique um número de telefone válido
Lista de escolhasPick List Values: especifique os valores da lista de opções
Lista de seleção de seleção múltiplaPick List Values: especifique os valores da lista de opções
URL
Área de textoEspecifique o limite de caracteres: Small tem 2000 caracteres, Large é 32000 caracteres.
Área de texto grande não estará disponível ao adicionar critérios em qualquer recurso.
Ambas a Área de Texto Grande e Pequena não podem ser usadas para ordenar registros em ordem crescente ou decrescente.
Caixa de seleção
Número AutomáticoPrefixo: Especifique o prefixo da sequência de numeração automática Número inicial: Especifique o número inicial da sequência Sufixo: Especifique o sufixo da sequência de numeração automática Registros existentes: Marque a caixa de seleção para aplicar o número automático aos registros existentes.
Olho para cimaTipo de Pesquisa: Selecione o módulo para o qual você deseja estabelecer relacionamento. Rótulo da Lista Relacionada: É o nome que você dá à entidade que será criada sob os detalhes do registro. Por exemplo, Anexos, Funções de Contato, etc. (Disponível em Edições Pagas do Zoho CRM, exceto o Standard Edition)
Inteiro longoSão permitidos no máximo 18 caracteres (disponíveis em edições pagas do Zoho CRM, exceto a Standard Edition)

Limites de campo personalizados

Há um limite para o número total de campos que você pode criar na sua conta e também um limite para o tipo de campo que você cria. Isso varia de acordo com o seu Zoho CRM Edition. Consulte o link a seguir para verificar os limites do campo: Limites de campo personalizados

Nota:

  • Campos personalizados não estão disponíveis na edição gratuita do Zoho CRM.
  • Os campos Lookup e Formula não estão disponíveis no Standard Edition do Zoho CRM.

Configurações de campo personalizado

Ao adicionar ou editar um campo personalizado, você poderá executar várias ações nele. Por exemplo, você pode editar as propriedades básicas de um campo, marcá-lo conforme necessário, torná-lo um campo exclusivo e assim por diante. A seguir estão as várias configurações de campos personalizados disponíveis no Zoho CRM.

Adicionar campos personalizados

Em cada módulo, você pode adicionar campos personalizados para capturar dados importantes específicos de seus requisitos de negócios, especificando algumas informações relacionadas a campos.

Para criar novos campos personalizados

  1. Faça login na sua conta do Zoho CRM com privilégios administrativos.
  2. Vá para Configuração> Personalização> Módulos e Campos .
    Módulo refere-se às guias Leads, Contas, Contatos, etc.
  3. Clique no módulo desejado para abrir o editor de layout.
  4. Na New Fields Tray à esquerda, arraste e solte o tipo de campo necessário na seção do módulo desejado à direita.
  5. Nomeie o campo e defina as propriedades do campo conforme necessário para o campo.
  6. Clique em Salvar layout .

Nota:

  • O campo [Module] Name de um módulo personalizado pode ser renomeado, enquanto o campo [Module] Name de um módulo pré-definido não pode ser renomeado.
  • No caso do campo Nome para um módulo personalizado, o usuário pode escolher entre os tipos de campo, Texto e Número Automático . Uma vez escolhido, o tipo de campo Nome padrão não pode ser alterado.

    Além disso, se o campo Nome do módulo personalizado for um campo Número Automático, o respectivo módulo não poderá ter nenhum outro campo Número Automático, pois somente um campo Número Automático será permitido por módulo personalizado.
    Os módulos personalizados existentes não podem ter o Número Automático como o campo Nome padrão . Portanto, uma alternativa seria criar um novo módulo personalizado e escolher o Número automático como o tipo de campo Nome e, em seguida, importar os registros existentes.
  • Depois que o campo é criado, você não pode alterar o ‘tipo de dados’ do campo. Por exemplo, um campo Integer (dígitos) não pode ser alterado para um campo Currency .
  • Você pode editar os campos personalizados para alterar o tamanho dos seguintes tipos de campos. – Moeda, Texto, Número (Inteiro), Decimal, Telefone, Inteiro Longo e URL.
  • Você não pode adicionar campos personalizados na página Registrar uma chamada . No entanto, você pode personalizar os campos existentes usando a personalização do layout da página.
  • A opção Criar também para contas, contatos, transações só estará disponível ao criar campos para o Leads.
  • A opção Criar também para pedidos de venda, faturas, estará disponível apenas durante a criação de campos para cotações.
  • No tipo de campo de lista de opções, você pode optar por ativar o acompanhamento de histórico de um campo específico. Veja também Histórico de Rastreamento da Lista de Escolha
  • Caso o valor do campo da lista de opções seja traduzido, você poderá usar os Valores de referência para definir as funções personalizadas, os campos de mesclagem, os campos de fórmula e assim por diante. Saiba mais sobre os valores de referência em Traduções
 Renomear um campo

Editar campos personalizados

Para editar campos personalizados

  1. Faça login na sua conta do Zoho CRM com privilégios administrativos.
  2. Vá para Configuração> Personalização> Módulos e Campos .
    Módulo refere-se às guias Leads, Contas, Contatos, etc.
  3. Clique no módulo desejado para abrir o editor de layout.
  4. Vá para o campo que você deseja editar e renomeie o campo ou edite as propriedades do campo .
  5. Clique em Salvar layout .
 Definir permissão de campo

Definir permissão de campo

Você pode definir as diferentes permissões de campo para diferentes usuários ao criar um campo ou até mesmo posteriormente.

Para definir permissão de campo

  1. Faça login na sua conta do Zoho CRM com privilégios administrativos.
  2. Vá para Configuração> Personalização> Módulos e Campos .
    Módulo refere-se às guias Leads, Contas, Contatos, etc.
  3. Clique no módulo desejado para abrir o editor de layout.
  4. Vá para o campo desejado, clique no ícone Configurações e selecione Definir Permissão.
  5. No pop-up Definir Permissão , defina as permissões para cada perfil.
  6. Clique em Salvar .
  7. Clique em Salvar layout .

Marcar um campo como obrigatório

Para marcar um campo como um campo obrigatório

  1. Faça login na sua conta do Zoho CRM com privilégios administrativos.
  2. Vá para Configuração> Personalização> Módulos e Campos .
    Módulo refere-se às guias Leads, Contas, Contatos, etc.
  3. Clique no módulo desejado para abrir o editor de layout.
  4. Vá para o campo que você deseja editar, clique no ícone Configurações e selecione Marcar como necessário.
 Marcar campo como único

Marcar um campo como único

Um campo exclusivo é aquele campo em um registro cujo valor torna o registro único. Endereços de e-mail de pessoas são bons exemplos de campos exclusivos porque, claramente, duas pessoas não podem ter o mesmo endereço de e-mail. É um atributo muito original. Outros exemplos incluem números de seguridade social, números de passaporte, códigos de produto e similares. No Zoho CRM, você pode marcar um campo de qualquer módulo como “Único”. Uma vez marcados como “Exclusivos”, esses campos desempenham um papel vital no gerenciamento de registros duplicados no Zoho CRM em várias instâncias, incluindo a criação manual de registros, bem como registros criados via importação, APIs, lead / ordem de venda / cotação.

Para marcar um campo como único

  1. Faça login na sua conta do Zoho CRM com privilégios administrativos.
  2. Vá para Configuração> Personalização> Módulos e Campos .
    Módulo refere-se às guias Leads, Contas, Contatos, etc.
  3. Clique no módulo desejado para abrir o editor de layout.
  4. Clique no ícone Configurações no campo que você deseja marcar como único.
  5. Selecione o Não permita valores duplicados opção das Configurações de lista suspensa.
    Essa opção é aplicável se o campo que você deseja marcar como exclusivo for um campo predefinido.
    Marcar o campo E-mail principal para o módulo Leads / Contatos como único garantirá a verificação de duplicação de e-mail para o módulo selecionado.

    Se o campo que você deseja marcar como único for um campo personalizado, selecione Propriedades do campo na lista suspensa Configurações .
    No pop-up Propriedades do campo , marque a caixa de seleção Não permitir valores duplicados .
  6. Clique em Salvar layout .

Na página Exibição de lista de campos , na coluna Tipo de dados , o campo para o qual você selecionou a opção Não permitir valores duplicados será indicado como um campo Único . Por exemplo, texto (exclusivo) .

Nota:

  • O recurso Campos Únicos está disponível apenas nas edições pagas do Zoho CRM.
  • Somente os usuários que tiverem a permissão Personalizar Zoho CRM ativada em seus perfis poderão marcar um campo como exclusivo.
  • Um módulo no Zoho CRM pode ter dois campos exclusivos. A seguir, há exceções a essa condição, pois elas podem ter três campos exclusivos.
    • Leads / contatos / módulos personalizados (endereço de e-mail + 2 campos)
    • Módulo de produtos (código de produto + 2 campos).
  • Apenas os campos Texto, E-mail, Telefone, Inteiro, Inteiro longo, URL podem ser marcados como únicos em todos os módulos. O campo Twitter pode ser marcado como exclusivo para o módulo Leads / Contacts.
  • Os campos exclusivos não diferenciam maiúsculas de minúsculas. Ou seja, se o valor do campo exclusivo de entrada for “ABC” e no registro existente, for “abc”, o Zoho CRM ainda identificará isso como uma correspondência.
  • Uma vez que um campo tenha sido marcado como único, pode demorar um pouco para que o Zoho CRM indexe essa alteração no banco de dados. Ou seja, depois de marcar um campo como único, se você criar imediatamente um registro no módulo com o mesmo valor, o Zoho CRM poderá não reconhecer o valor do campo exclusivo. Pode permitir que a duplicata seja criada, porque a alteração ainda não foi indexada. Nesse caso, por favor, tente depois de alguns minutos.
  • O módulo Atividades não pode ter um campo exclusivo.
  • No Zoho CRM, os campos exclusivos são suportados para registros criados manualmente e por meio de importações, APIs e conversão de leads / cotações / pedidos de vendas.
  • Não há suporte para campos exclusivos para registros criados por meio da migração do CRM, sincronização do MS Outlook e do Google, restauração da Lixeira.
  • Campos exclusivos não são suportados para registros na Exibição da Planilha Zoho.
  • Ao marcar um campo como único no módulo Leads , você verá uma opção para ativar a verificação de duplicação também para leads convertidos.
    Considere um cenário. Você seguiu e converteu um lead chamado James. Agora James está registrado no módulo Contatos. Outro representante de vendas em sua equipe adiciona o mesmo lead (James), sem saber que o lead já foi acompanhado. Nesse caso, não há necessidade de James ser adicionado como lead novamente – será simplesmente uma entrada duplicada.
    Nesse caso, você pode interromper a criação do mesmo lead ativando a verificação de duplicação para leads convertidos. Depois que você ativar isso, sempre que uma entrada duplicada for adicionada ao Leads, o CRM verificará os leads existentes, além de leads convertidos para correspondências.

    Para habilitar Verificação de duplicação para leads convertidos , clique no  link Change Preference  , que aparece quando você marca um campo como único. No pop-up Duplicate Check Preference, marque a   caixa de seleção Check duplicates on convertidos Leads also e clique em  Save . Você sempre pode alterar essa configuração.
    Você também pode ativar a verificação de duplicação em  Configuração  >  Personalização  >  Módulos  >  Leads .
    Clique no   ícone Mais em  Leads  >  Duplicate Check Preference. 
 Remover um campo

Remover / excluir campos personalizados

Os campos que você criou podem ser removidos, caso você não precise deles. Quando você remove um campo personalizado, ele é movido para a seção Campos não usados . Isso significa que ele é removido apenas do layout e não do próprio CRM.
Para excluir o campo permanentemente do CRM, você deve excluí-lo novamente da seção Campos não utilizados .

Para remover campos personalizados do layout

  1. Faça login na sua conta do Zoho CRM com privilégios administrativos.
  2. Vá para Configuração> Personalização> Módulos e Campos .
    Módulo refere-se às guias Leads, Contas, Contatos, etc.
  3. Clique no módulo desejado para abrir o editor de layout.
  4. Clique no ícone Mais e selecione Remover campo .
  5. Certifique-se de ler as instruções na caixa pop-up e clique em Sim, vá para campos não utilizados para remover o campo.
    Os campos removidos são enviados para a seção Campos não utilizados .

Nota:

  • Quando um campo personalizado é movido para a seção Unused Fields , ele é removido apenas do layout do módulo e não do Zoho CRM. Contanto que o campo removido esteja na seção Campos não usados , você poderá restaurá-lo arrastando-o e soltando-o na seção necessária.
  • A restauração de um campo do campos não utilizados secçãorestaura também os dados associados.
  • Quando um campo removido está na seção Unused Fields , ele ainda faz parte do banco de dados. Portanto, o número total de campos permitidos para o seu Zoho CRM Edition inclui os campos da seção Unused Fields .
  • Para excluir um campo personalizado permanentemente do Zoho CRM, você deve excluí-lo novamente da seção Campos não utilizados .
  • Uma vez excluído da seção Campos não usados , você não poderá recuperar o campo personalizado e seus dados associados.
  • Campos padrão que são fornecidos no Zoho CRM por padrão podem ser movidos para a seção Unused Fields , mas não podem ser excluídos permanentemente.

Mapear campos de dependência

Existem determinados campos cujos valores dependem do valor de outro campo. Isso pode ser definido como um relacionamento pai-filho. Por exemplo, digamos que há dois campos – País e Estado – no seu módulo Leads. Os valores no campo Estado dependerão do país selecionado no campo País. Da mesma forma, os valores para o campo Subdivisão dependerão do campo Departamento que você selecionar. Esse tipo de relacionamento é estabelecido pelo mapeamento de campos de dependência. Você pode definir quais valores aparecerão no campo Filho quando um determinado valor for escolhido no campo Pai. Observe que isso é aplicável apenas para campos da lista de seleção.

Para mapear dependências de campo

  1. Faça login na sua conta do Zoho CRM com privilégios administrativos.
  2. Vá para Configuração> Personalização> Módulos e Campos .
    Módulo refere-se às guias Leads, Contas, Contatos, etc.
  3. Clique no módulo desejado para abrir o editor de layout.
  4. Clique no ícone Configurações e selecione Campos de Dependência do Mapa.
  5. Na página Mapear Campos de Dependência do módulo selecionado, clique em Novo .
    • Selecione o campo pai na lista suspensa.
    • Selecione o campo filho na lista suspensa.
    • Clique em Next .
    • Selecione os valores para cada valor do campo pai.
    • Por exemplo, se o campo pai for Filial de estudos , selecione os cursos relevantes para o ramo selecionado.
    • Clique nos links Anterior ou Próximo , se necessário, para mapear todos os valores do campo Pai para os valores do campo Filho.
  6. Clique em Salvar .
    Agora, quando você criar um novo registro no módulo, os valores no campo criança diferem de acordo com o valor escolhido para o campo pai.