Trabalhando com tarefas e eventos

As atividades desempenham um papel importante nas operações diárias do negócio. As atividades podem ser eventos de calendário com limite de tempo, como reuniões, seminários, compromissos etc., ou tarefas vinculadas ao status, como enviar relatório de status ao gerente, enviar email ao cliente etc. No Zoho CRM, a maioria dos registros tem atividades como uma lista relacionada para uma visão melhor de 360 ​​graus. Você pode associar atividades a módulos, como leads, contas, contatos, potenciais, campanhas etc. No Módulo de atividades, você pode armazenar informações relacionadas a tarefas, eventos e chamadas.

 Criar tarefas

Uma tarefa é um trabalho específico que deve ser feito dentro de um determinado período de tempo. Eles estão listados na página inicial do Zoho CRM do usuário, na página inicial de Atividades e em outros registros relacionados.

Disponibilidade

Permissão de perfil necessária : acesso a tarefas que incluem permissões de exibição, criação, edição e exclusão.

  

Para criar tarefas

  1. No módulo Atividades , clique em Nova Tarefa .
    Você também pode criar uma tarefa a partir de um registro clicando no link Nova tarefa na lista relacionada Atividades abertas .
  2. Na página Criar Tarefa , especifique os detalhes da tarefa.
  3. Clique em Salvar .

Nota:

  • As tarefas serão fechadas somente quando o Status da tarefa for atualizado como Concluído .
  • O status, Concluído , é um campo definido pelo sistema. Um campo personalizado alternativo com o mesmo rótulo não fechará a tarefa automaticamente.

 Crie eventos

Um evento é uma atividade que acontece em um determinado local e hora. Eles estão listados na página inicial do Zoho CRM do usuário, na página inicial de Atividades, no Calendário e em outros registros relacionados.

Disponibilidade

Permissão de perfil necessária : acesso a eventos que incluem permissões de exibição, criação, edição e exclusão.

  

Para criar eventos

  1. No módulo de atividades , clique em novos eventos .
  2. No pop-up Novo evento , especifique os detalhes do evento.
  3. Clique em Salvar .

Para criar eventos no Calendário

  1. Clique no ícone Calendário e selecione a visualização Dia, Semana ou Mês .
  2. No Calendário , clique no link Criar ou clique em um horário no calendário.
  3. No pop-up Novo evento , especifique os detalhes do evento.
  4. Clique em Salvar .

Nota:

  • Os eventos são fechados automaticamente na data e hora de término especificadas. Não há atualização de status para eventos.

 Criar atividades recorrentes

Uma atividade pode ser repetida usando a opção recorrente durante a criação de tarefas e eventos. Você também pode criar tarefas recorrentes em massa a partir da exibição de lista.

Disponibilidade

Permissão de perfil necessária : acesso à tarefa, eventos que incluem permissões de exibição, criação, edição e exclusão.

  

Para criar atividades recorrentes

  1. No módulo Atividades , clique em Nova Tarefa ou Novo Evento .
    Você também pode criar uma tarefa em um registro clicando no link Nova tarefa / Novo evento na lista relacionada Atividades abertas .
  2. Na página Criar Tarefa / Evento , especifique os detalhes relacionados à atividade.
  3. Marque a caixa de seleção Atividade Recorrente e faça o seguinte:
    • Especifique a data de início e a data de término da atividade a ser repetida.
    • Especifique o tipo de repetição para a atividade e selecione as opções de acordo (consulte a tabela abaixo).
    • Clique em Salvar .
Diário – Campos Descrição
Todo dia Selecione isto se a atividade deve ser repetida todos os dias.
Recorrem a cada ___ dia (s) Selecione isto para especificar com que frequência, em dias, a atividade deve ser repetida.
Semanal – Campos Descrição
Recorrem a cada ____ semana (s) Digite com que frequência, em semanas, a atividade deve ser repetida.
Dias da semana Marque a (s) caixa (s) de seleção que correspondem ao (s) dia (s) da semana em que a recorrência deverá ocorrer.
Mensalmente – campos Descrição
No dia __ de cada ___ mês (es) Insira com que frequência, em meses e na data especificada, a atividade deve ser repetida.
On____ ____ de cada ___ mês Selecione um dia específico em que a atividade deve ser repetida a cada mês.
Anualmente – Campos Descrição
Em cada___ ____ Digite quantas vezes em um ano a atividade deve ser repetida.
Ligado desligado ____ Insira com que frequência em um ano e na data especificada a atividade deve ser repetida.

Para criar atividades recorrentes em massa

  1. Clique na guia [Module] .
  2. Na exibição de lista, selecione as caixas de seleção dos registros para os quais você deseja criar tarefas recorrentes.
  3. Clique em Mais Ações > Criar Tarefas .
  4. No pop-up, especifique os detalhes da tarefa e clique em Repetir para especificar os detalhes recorrentes.
  5. Especifique a data de início e a data de término . Consulte a tabela acima para mais detalhes.
  • Tipo de Repetição Diária – Recorrência pode ser definida por no máximo 30 dias.
  • Tipo de Repetição Semanal – A recorrência pode ser definida por no máximo 30 semanas.
  • Tipo de Repetição Mensal – A recorrência pode ser definida por no máximo 30 meses.
  • Tipo de Repetição Anual – A recorrência pode ser definida por no máximo 10 anos.
  • Clique em Concluído e, em seguida, em Salvar .

 Definir lembretes

Existem duas opções para lembretes:

  • Alerta por email
  • Alerta através de pop-up

Para tarefas, você tem a opção de escolher o tipo de lembrete desejado. Para eventos, as duas opções de lembretes são ativadas e não podem ser desativadas ao adicionar um evento na guia Atividades. No entanto, o seu Calendário pode ter diferentes opções de lembrete. Nas suas preferências de agenda, você pode desativar apenas o lembrete de e-mail. O lembrete pop-up não pode ser desativado.

Disponibilidade

Permissão necessária do perfil : Acesso às tarefas que incluem as permissões Visualizar, Criar, Editar e Excluir.

 

Para definir lembretes para tarefas

  1. Na guia Atividades , clique na tarefa para a qual você deseja definir lembretes.
  2. Na página Detalhes da Tarefa , clique em Editar .
  3. Marque a caixa de seleção Lembrete e faça o seguinte:
    • Especifique a data e a hora em que você deseja o lembrete.
    • Especifique o padrão de recorrência. (Diariamente, semanalmente, mensalmente, etc.)
    • Escolha Alert Through Email ou Alert Through Pop-up conforme necessário.
  4. Clique em Salvar .

 Adicionar Convidados

Para convidar vários usuários, leads ou contatos para o evento

  1. Na guia Atividades , clique no evento para o qual você deseja adicionar convidados.
  2. Na página Detalhes do evento , clique em Ações > Adicionar participantes .
    Você também pode clicar em Editar e adicionar participantes ao evento na caixa pop-up.
  3. Na janela pop-up Adicionar participantes , selecione o grupo do qual você deseja adicionar participantes.
    Você também pode procurar diretamente para usuários , Leads , Contactos, etc .
  4. Na lista de Usuários, Leads ou Contatos, selecione as caixas de seleção correspondentes.
  5. Na caixa de texto Convidar por endereço de e-mail , especifique o endereço de e-mail das pessoas que você deseja convidar e cujos detalhes não estão disponíveis no Zoho CRM.
  6. Clique em Adicionar.

Você receberá notificações por e-mail sobre o status do RSVP toda vez que um convidado aceitar, recusar ou realizar seu convite. E quando você não ouvir nada deles, também poderá convidar novamente os participantes individualmente clicando em Reinvitar em Ações na janela Status do participante.

Observe que os eventos no CRM são considerados reuniões e, portanto, a notificação por email enviada a um convidado conterá a lista de todos os participantes convidados para o evento específico.