Verificando Registros Duplicados no Zoho CRM
Quando você tem centenas e milhares de registros em seu CRM, à medida que sua empresa cresce, torna-se uma tarefa muito difícil verificar se há duplicatas. O Zoho CRM ajuda você a prender duplicatas antes mesmo que elas possam ser criadas, com a ajuda do que chamamos de “campos únicos”.
Quando você marca um campo como único, o CRM pesquisará registros existentes por duplicatas com base no valor desse campo. Por exemplo, suponha que você marcou o endereço de e-mail como um campo exclusivo no módulo Leads. Quando você tenta criar um lead cujo endereço de email seja o mesmo de um lead existente, o CRM lançará um alerta de duplicação. Claramente, duas pessoas não podem ter o mesmo ID de e-mail. Outros exemplos incluem números de seguridade social, números de passaporte, códigos de produto e similares. No Zoho CRM, você pode marcar um campo de qualquer módulo como “Único”. Uma vez marcados como “Exclusivos”, esses campos desempenham um papel vital no gerenciamento de registros duplicados no Zoho CRM em várias instâncias, incluindo a criação manual de registros, bem como registros criados via importação, APIs, conversão de pedidos / vendas / cotação.
O administrador ou um usuário com a permissão de perfil Personalizar Zoho CRM poderá marcar um campo como exclusivo. Quando um campo é marcado como único em um módulo, você será capaz de impedir a criação de registros duplicados nesse módulo por meio de criação manual, importações, integrações, formulários da Web e assim por diante.
Apesar de marcar um campo como único, ao longo do tempo, se você descobrir que pode haver registros duplicados em sua conta, poderá usar as ferramentas de deduplicação do CRM para limpá-los.
Disponibilidade
Marcar um campo como único
Usuários com a permissão Personalizar Zoho CRM no perfil podem ativar esse recurso. Todos os administradores receberão uma notificação por e-mail quando esse recurso estiver ativado ou desativado. Por favor, note que você precisa ativá-lo separadamente para o módulo Leads e Contatos. Depois de ativada, todos os usuários poderão usá-la e serão notificados ao adicionar um lead ou um contato cujo endereço de e-mail já exista no CRM.
Clique neste link para saber como marcar um campo como notas únicas e relacionadas: Marcar um campo como único
Nota
- Ao marcar um campo como único no módulo Leads, você verá uma opção para ativar a verificação de duplicação também para leads convertidos.
Considere um cenário. Você seguiu e converteu um lead chamado James. Agora James está registrado no módulo Contatos. Outro representante de vendas em sua equipe adiciona o mesmo lead (James), sem saber que o lead já foi acompanhado. Nesse caso, não há necessidade de James ser adicionado como lead novamente – será simplesmente uma entrada duplicada.
Nesse caso, você pode interromper a criação do mesmo lead ativando a verificação de duplicação para leads convertidos. Depois que você ativar isso, sempre que uma entrada duplicada for adicionada ao Leads, o CRM verificará os leads existentes, além de leads convertidos para correspondências.
Para ativar a verificação de duplicação para leads convertidos, clique no link Alterar Preferência , que aparece quando você marca um campo como único. No pop-up Duplicate Check Preference , marque a caixa de seleção Check duplicates on convertidos Leads also e clique em Save . Você sempre pode alterar essa configuração mais tarde.
Você também pode ativar a verificação de duplicação em Configurações > Configuração > Personalização > Módulos > Leads . Clique no ícone Mais em Leads > Duplicate Check Preference.
Uso
Existem diferentes maneiras de adicionar um registro no Zoho CRM. Você pode preencher o formulário de lead / contato, clonar um registro, usar os formulários da Web, importar registros, usar a API e usar muitas outras maneiras de adicionar registros. Abaixo, você encontrará os vários cenários em que a verificação de duplicação de e-mail é executada.
- Criar e editar registros – Você receberá uma mensagem de notificação e não poderá salvar o registro se o endereço de e-mail já existir em outro registro.
- Listas Relacionadas – A verificação de duplicação de endereço de e-mail também será feita quando você criar contatos em Listas Relacionadas .
- Caixa pop-up de pesquisa – Ao criar leads / contatos na caixa pop-up do campo de pesquisa, a verificação de duplicação do endereço de e-mail será executada.
- Formulário da Web – Somente registros extraídos de formulários de contato da Web / contato terão a verificação de duplicação de e-mail. Caso haja uma duplicata encontrada, ela será enviada automaticamente para aprovação, mesmo que a opção Aprovação de lead / contato esteja desativada. Somente após os registros serem revisados e aprovados, ele será adicionado ao módulo. Consulte também Aprovar registros
- Clone – Quando você clona um registro, na página Clonar chumbo / contato, o valor de e-mail será removido automaticamente. Você pode adicionar um endereço de e-mail diferente e salvar o registro.
- Importar – Com a verificação de duplicação de endereço de e-mail ativada, a opção Clonar será desativada. Você poderá escolher a opção Ignorar ou Substituir como um item de ação para entradas duplicadas. Quando você escolhe a opção para substituir, o ID do lead / contato não pode ser mapeado.
- Mobile App – Ao adicionar um registro usando o Zoho CRM Mobile App, a verificação duplicada será realizada e você não será capaz de criar leads ou contatos duplicados.
- Para métodos de API – A seguir estão os cenários, quando a verificação de duplicação de endereço de email está ativada:
- Método de API insertRecord – Usando este método de API, se você adicionar um registro com um endereço de email que já exista na conta do CRM, receberá uma mensagem de notificação: <message> Registro (s) já existe (em) </ message> . O registro não será adicionado.
- Método de API updateRecord – Usando este método de API, se você atualizar o campo Email em um registro, a verificação de duplicação de endereço de email será executada. Se já existir um endereço de email semelhante na conta do CRM, o registro não será atualizado. Ao atualizar vários registros, ele será ignorado.
- Método de API convertLead – Usando este método de API, se você converter um lead, a verificação de duplicação de endereço de email será executada. Se já existir um endereço de email semelhante na conta do CRM, o registro não será convertido.
Nota:
- Quando um campo é marcado como único, o campo não pode ser removido do layout do módulo. Além disso, você não pode remover a seção que contém o campo exclusivo.
- Se o campo E-mail definido por Zoho estiver oculto, esse recurso não estará disponível.
Limitações
A verificação de duplicação de endereço de email não será executada nos seguintes cenários:
- Atualizando ou adicionando registros usando o Zoho Sheet View.
- Durante a migração de dados.
- Restaurando registros da Lixeira.
- Sincronizando contatos usando o Zoho CRM Plug-in para o Microsoft Outlook, o Google Contacts Sync features.