Reserva de Calendário

A reserva do calendário é útil para o cliente marcar uma reunião quase instantaneamente. Ele permite que os clientes vejam quando os agentes de suporte estão disponíveis e permitem que eles agendem um evento ou liguem de forma independente.

Por exemplo , a Travis acaba de adquirir um software da Zylker e quer agendar uma  Demonstração do Produto  para obter um conhecimento profundo de seus recursos. Ele envia uma mensagem para a equipe de suporte perguntando sobre o momento adequado para ter a demonstração do produto agendada.Agora, Travis precisa esperar pacientemente pela confirmação da equipe de suporte. Várias perguntas surgem em sua cabeça como, e se eles não recebessem meu e-mail? E se meu email passar despercebido?E se eles agendarem a reunião quando eu estiver ocupado?

Para evitar tudo isso, usando o Calendar Booking, o cliente pode escolher o horário apropriado para a reunião com base na disponibilidade, inserir os detalhes necessários e voila! A reunião está marcada. Caso o cliente não esteja disponível no momento da reunião, ele pode reprogramar ou cancelar a reserva. Isso pode ajudar o cliente a ignorar a série de chamadas ou e-mails feitos para a equipe de suporte e reservar independentemente uma reunião com o respectivo usuário ou equipe.

Depois que a configuração é concluída, é gerado um URL de reunião que pode ser compartilhado com os clientes, permitindo que eles agendem uma reunião. A reserva do calendário pode ser categorizada em duas. Eles são os seguintes:

• Reserva de Equipes
• Reserva de usuário

Disponibilidade

Os usuários com permissão para gerenciar a reserva de calendário podem criar reservas de equipe e os usuários com permissão para criar um evento ou chamada podem criar reservas de usuário.

Configurando a reserva do calendário

Para configurar a reserva de calendário

1. Faça login no Zoho CRM.
2. Vá para  Calendário e selecione uma data ou clique em Dia , Semana ou Mês .
   
3. Clique em  Opções  e escolha  Calendário de reservas  na lista suspensa.
   
4. Na página  Gerenciar reserva de calendários  , clique em  Criar reserva de calendário  e faça o seguinte:

Reserva de equipe:

Você pode usar a reserva da equipe se quiser permitir que seus clientes reservem um evento, como “Produt demo”. Você pode adicionar hosts e, quando um cliente registra o evento, um host é designado para fazer isso.

1. Clique em  Reserva da equipe .
   
2. Na  seção Informações do  Calendário , faça o seguinte:
   • Digite o nome do  calendário .
     Exemplo, demonstração do projeto.
   • Adicione uma descrição para o seu calendário.
   • No  tipo de calendário,  escolha  Evento  ou  Chamada  na lista suspensa.
   • Especifique a  Duração  do evento / chamada na lista suspensa.
     Como alternativa, você pode inserir um valor personalizado.
3. Nos  Perguntas para participantes  secção
   • Nome  e  email  são campos obrigatórios para reservar um evento que está disponível por padrão.
   • Clique em  + Adicionar perguntas , se você quiser adicionar mais perguntas.
   • Adicione a pergunta e escolha o campo onde deseja que a resposta seja preenchida.
     Adicione várias perguntas e a resposta será inserida automaticamente no campo correspondente.
4. Nas  informações  do host, faça o seguinte:
   • Na   lista suspensa Atribuir a , você pode escolher  Usuários / Grupos / Território . Digamos que você escolha usuários, o evento / chamada será atribuído aos usuários escolhidos no padrão Round Robin.
   • Selecionar Usuários na lista suspensa permite escolher os usuários a quem o compromisso será atribuído.
     
   • Selecionar Grupos na lista suspensa permite escolher o grupo ao qual o compromisso será atribuído.
     
   • Selecionar territórios na lista suspensa permite escolher o território ao qual o compromisso será atribuído.
     
5. Na   seção Configurações avançadas , defina as condições de como o horário de reserva deve ser exibido com base nos seguintes critérios.
   • Mostrar disponibilidade em incrementos de “x” minutos
     • Escolha o intervalo de tempo na lista suspensa.
   • Aviso mínimo de programação de eventos – Evite eventos a menos de ‘x’ horas de distância
     • Digite o valor personalizado para evitar eventos dentro desse período.
   • Quão longe os eventos podem ser agendados
     • Insira um período personalizado de dias consecutivos ou uma duração específica de sua escolha.
   • Número máximo de eventos no mesmo intervalo de tempo
     • Clique na lista suspensa para escolher o número de eventos que podem ocorrer em um horário específico.
       Você pode escolher na lista suspensa ou inserir um valor personalizado.
   • Número máximo de eventos aceitos por dia 
     • Clique na lista suspensa para escolher o número máximo de eventos que podem ocorrer em um dia.
       Você pode escolher na lista suspensa ou inserir um valor personalizado.
   • Buffer para host antes dos eventos
     • Selecione o tempo do buffer na lista suspensa.
       Você também pode inserir um valor personalizado.
       
6. Clique em  Salvar .
   A reserva de calendário é criada com sucesso e é exibida na janela Gerenciar reserva de calendário.

Reserva de usuário:

Você pode usar essa opção se quiser permitir que seus clientes reservem uma reunião com você (o usuário).

1. Clique em  [User] booking .
   
2. Na  seção Informações do  Calendário , faça o seguinte:
   • Em  Calendário,  selecione  Evento  ou  Chamada  na lista suspensa.
   • Especifique a  duração  do evento / chamada na lista suspensa.
     Como alternativa, você pode inserir um valor personalizado.
3. Na seção  Perguntas para participantes  , faça o seguinte:
   • Nome  e  email  são campos obrigatórios para reservar um  evento  , enquanto  Nome  e  Telefone  são para  Chamadas , que estão disponíveis por padrão.
   • Clique em  + Adicionar perguntas , se você quiser adicionar mais perguntas.
   • Adicione a pergunta e escolha o campo onde deseja que a resposta seja preenchida.
     Você pode adicionar várias perguntas e a resposta será inserida automaticamente no campo correspondente.
     A resposta para as perguntas pode ser feita opcional para o participante.
     
4. Na   seção Configurações avançadas , defina as condições de como o horário de reserva deve ser exibido com base nos seguintes critérios.
   • Mostrar disponibilidade em incrementos de “x” minutos
     • Escolha o intervalo de tempo na lista suspensa.
   • Aviso mínimo de programação de eventos – Evite eventos a menos de ‘x’ horas de distância
     • Digite o valor personalizado para evitar eventos dentro desse período.
   • Quão longe os eventos podem ser agendados
     • Insira um período personalizado de dias consecutivos ou uma duração específica de sua escolha.
   • Buffer para host antes dos eventos
     • Selecione o tempo do buffer na lista suspensa.
       Você também pode inserir um valor personalizado.
       
5. Clique em  Salvar .
   A reserva de calendário é criada com sucesso e é exibida na janela Gerenciar reserva de calendário.

Compartilhar calendário de reservas

Existem três maneiras de compartilhar o link com seus clientes. 

• Copie o link e compartilhe com seu cliente através de qualquer meio (mídia social, SMS, e-mail, etc.)
• Incorporar o código no seu site.
• Adicione o link como uma assinatura de e-mail.

1. Faça login no Zoho CRM.
2. Vá para o  calendário .
3. Clique em  Opções  e escolha  Calendário de reservas  na lista suspensa.
4. Na página  Gerenciar reserva de calendário  , clique em  Mais  com base na reserva que você deseja compartilhar.
   
5. Clique no  link Copiar .

• Botão  – A reserva do calendário será incorporada como um botão e, ao clicar, a página de reserva aparecerá como uma sobreposição.
• Linha  – A reserva do calendário será incorporada como um link.
• In-line  – A reserva do calendário será incorporada na página da web e os clientes podem agendar um evento ou ligar diretamente de lá.
  Leia Mais : Embed Calendar Booking
  

Para inserir a reserva do calendário

1. Na  janela Gerenciar reserva de calendário , clique em  Mais  >  Incorporar  à reserva que você deseja compartilhar.
   
2. No   pop-up Embed Options , faça o seguinte:
   • Escolha  Botão / Link / Inline .
     Digite o  nome  do botão e link.
   • Selecione o  tema ,  cor da fonte  e  cor do plano de fundo
   • Na seção código de incorporação, clique em  Copiar código  e o código pode ser colado no código-fonte HTML do seu site.
     
3. Clique em  Concluído .

Para adicionar a reserva como uma assinatura de email

1. Na   janela Gerenciar reservas de calendário , clique em  Mais  >  Adicionar assinatura de e-mail  à reserva que você deseja compartilhar.
   
2. Na página  Inserir link  , faça o seguinte:
   • Digite o texto na   caixa Texto Selecionado .
     O URL para o link de reserva é exibido por padrão.
   • Digite o título (dica) e clique em  OK .
     

Excluir a reserva do calendário

O usuário com  permissões apropriadas  pode excluir a reserva do calendário, se elas não forem mais necessárias.

Para excluir uma reserva do Calendário

1. Na   janela Gerenciar reservas de calendário , clique em  Menu  >  Excluir  com base na reserva que você deseja excluir.
   
2. No pop-up de confirmação de exclusão de reserva, clique em  Excluir  para excluir a reserva.

Ativar e desativar a reserva de calendário

Quando a reserva que você criou não é necessária no momento, você pode desativá-las. A desativação da reserva permanece inalterada, exceto que ficará inativa.
O usuário com  privilégios apropriados  pode ativar e desativar uma reserva de calendário.

Para ativar / desativar uma reserva de calendário

1. Na   janela Gerenciar reserva de calendário , ative o botão de status para ativar / desativar.
   
   Verde indica que a reserva do calendário está ativa.

Reservar um evento ou ligar para um usuário ou uma equipe

O cliente pode reservar escolhendo a data e hora apropriadas de sua escolha. Uma vez reservado, um e-mail de confirmação será enviado com a opção para o usuário reprogramar / cancelar a reserva confirmada.

Para agendar uma reunião com um usuário / equipe 

1. Selecione a  data  de sua escolha.
   
2. Selecione o  horário  de sua escolha.
   Você pode filtrar entre  AM / PM  e   formato de 24 horas .
   
3. Digite seu  nome  e e-  mail  e clique em  Salvar .
   O status de confirmação será exibido.
   
4. Após a confirmação da consulta, um email será enviado ao cliente com o resumo da reserva concluída.
   O email também permite que o cliente reprograme / cancele o compromisso feito.
   

Para reprogramar um compromisso 

1. Clique em  Reprogramar a  partir do email.
   Você será redirecionado para a página de reservas.
2. Clique em  Reagendar Compromisso  e continue na etapa 1.
   

Para cancelar um compromisso

1. Clique em  Cancelar  no email.
   Você será redirecionado para a página de reservas.
2. Clique em  Cancelar meu compromisso  e sua reserva será cancelada.