Configurando o Compartilhamento de E-mail

Os e-mails de um usuário do Zoho CRM podem ser compartilhados com outros usuários na conta do CRM da organização. Você pode optar por compartilhar todos os e-mails, compartilhar apenas os e-mails de clientes selecionados ou manter seus e-mails privados.

As configurações de compartilhamento de email podem ser configuradas apenas pelos usuários com o perfil do administrador. Eles podem especificar opções de compartilhamento de e-mail para outros usuários na organização. O administrador também pode optar por fornecer aos usuários a opção de definir suas próprias permissões de compartilhamento de e-mail.

Existem três opções para compartilhamento de email. Para mais detalhes, consulte a tabela abaixo.

  • Compartilhamento Completo : Todos os emails de um usuário estarão acessíveis aos usuários especificados.
  • Compartilhamento Personalizado : os e-mails estarão acessíveis ao usuário com quem eles são compartilhados.
  • Particular : todos os e-mails do usuário permanecerão privados e outros usuários não poderão acessá-los.

Outra quarta opção para o administrador é a opção Usuários . Com essa opção, os usuários podem configurar suas próprias permissões de compartilhamento de email.

Para definir as configurações de compartilhamento de email

  1. No Zoho CRM, vá para  Configuração > Canais  > E-mail  > Compartilhamento de E-mail .
  2. Na  página Permissões de Compartilhamento de E – mail , faça o seguinte para cada usuário:
    Você pode usar a opção de pesquisa para filtrar usuários com base em um critério.
    Todos os usuários ativos, confirmados e não confirmados serão listados.
  3. Escolha uma das seguintes opções de compartilhamento para o usuário.
    • Particular : os e-mails do usuário não são compartilhados com ninguém na organização.
    • Compartilhamento personalizado : a comunicação por e-mail do usuário com os leads e contatos selecionados será compartilhada com outros usuários.
      O usuário com compartilhamento personalizado ativado pode escolher registros individuais e, em seguida, marcar a caixa de seleção Compartilhar e-mail, na lista relacionada de e- mail . Como administrador, você pode especificar os usuários com quem os e-mails precisam ser compartilhados.
    • Compartilhamento Completo : Todos os emails do usuário são compartilhados com todos os outros usuários da organização.
      • No campo Excluir domínios , especifique os domínios de e-mail a serem excluídos do compartilhamento.
        Por favor, note que você pode especificar apenas um máximo de 5 domínios.
      • Escolha do usuário : o usuário terá o restante das três opções de compartilhamento para configurar as permissões de compartilhamento de email.
      • Edite os domínios excluídos . Se o usuário configurou a conta de e-mail IMAP ou POP3 e preencheu os domínios que precisam ser excluídos, eles ficarão visíveis aqui.
        O Administrador pode visualizar seus próprios domínios excluídos, bem como os de outros. No entanto, observe que o administrador só pode editar seus próprios domínios excluídos e não os de outros.
  4. Na coluna Sharing Emails With , clique em All e selecione as funções ou os usuários em uma função, com os quais você deseja que o usuário compartilhe emails.
    Quando o compartilhamento personalizado ou o compartilhamento completo é selecionado, você precisa selecionar os usuários com quem os e-mails precisam ser compartilhados. Aqui você também tem a opção de selecionar alguns usuários de uma função específica.
  5. Clique em Salvar .

Nota

  • Para as opções Personalizada e Compartilhamento Público, os e-mails também podem ser compartilhados com os colegas, ou seja, os usuários na mesma função. Por exemplo, se a função Gerente tiver 5 usuários, um usuário nessa função poderá optar por compartilhar os emails com os outros 4 usuários na função Gerente.

Permissões de compartilhamento de e-mail

Particular – Não compartilhe e-mails com colegas Nesta opção, sua conta de e-mail configurada dentro do Zoho CRM é privada. Outros usuários não podem ver os e-mails recebidos de seus leads e contatos.

Quem pode usar essa opção?

O CEO e outras equipes da Alta Administração podem usar essa opção para manter a comunicação com os clientes confidenciais

O que você pode fazer?

  • Você pode ver os outros e-mails que são públicos
  • Você pode responder a outros e-mails
  • Outros usuários não podem ver seus e-mails enviados do Zoho Mail
  • Outros não podem ver seus e-mails recebidos
Compartilhamento personalizado – Compartilhe e-mails dos leads e contatos selecionados Nesta opção, os usuários podem compartilhar os e-mails recebidos dos leads e contatos selecionados . Assim, outros usuários podem ver seus e-mails a partir dos registros de clientes selecionados.

Quem pode usar essa opção?

Representantes de vendas e gerentes diretamente responsáveis ​​pela interação cotidiana com o cliente podem usar essa opção.

O que você pode fazer?

  • Você pode ver os outros e-mails que são públicos
  • Você pode responder a outros e-mails
  • Outros usuários podem ver seus e-mails enviados do Zoho Mail
  • Outros usuários podem ver seus e-mails recebidos
Compartilhamento Completo – Compartilhe E-mails de todos os leads e contatos Nesta opção, os usuários podem compartilhar os e-mails recebidos de todos os leads e contatos . Outros usuários podem visualizar seus e-mails recebidos de todos os registros de clientes. Como os emails de todos os registros são compartilhados globalmente, não é possível exibir a caixa de seleção Compartilhar email na página Lead ou Contato.

Quem pode usar essa opção?

Representantes de vendas e gerentes diretamente responsáveis ​​pela interação cotidiana com o cliente podem usar essa opção.

O que você pode fazer?

  • Você pode ver os outros e-mails que são públicos
  • Você pode responder a outros e-mails
  • Outros usuários podem ver seus e-mails enviados do Zoho Mail
  • Outros usuários podem ver seus e-mails recebidos

Como posso restringir o compartilhamento de e-mails de colegas e domínios de clientes específicos?

Você pode restringir a visualização de e-mails dos domínios de e-mail da empresa e de domínios de clientes específicos, excluindo os domínios de e-mail necessários. Com essa opção, você pode visualizar apenas os e-mails recebidos desses domínios excluídos, como conta pessoal. Observe que, nesta opção, os emails recebidos de outros domínios de email são globalmente compartilhados com todos os usuários da sua conta do Zoho CRM.

Por que não há nenhum padrão para uma opção “Compartilhamento Completo”?

Para proteger a privacidade da conversa por email com o cliente.

Por exemplo, John, gerente de vendas recém-ingressado em sua organização, adiciona o ID de e-mail do CEO como um contato no CRM. Agora, Adam, outro gerente de vendas pode ver a conversa entre John e CEO, o que não é permitido em um cenário em tempo real.