Configurar sincronização com o Zoho CRM e Marketing Hub

Você pode definir suas configurações de sincronização para agendar a sincronização periódica de todos os seus contatos e leads entre o Zoho CRM e o Zoho MarketingHub diariamente, semanalmente ou mensalmente.

Tipos de sincronização

Existem dois tipos de sincronização que você pode configurar. Eles são:

  • Sincronização imediata : depois de configurar e iniciar uma sincronização imediata, qualquer novo registro adicionado ao CRM será atualizado automaticamente no MarketingHub. Seus contatos estarão atualizados sem nenhum atraso.
    Usando a sincronização imediata, você pode sincronizar apenas contatos de seus contatos, leads ou qualquer outro módulo personalizado.
  • Sincronização periódica : configure essa sincronização para agendar a sincronização periódica de todos os seus contatos entre CRM e MarketingHub diariamente, semanalmente ou mensalmente.
    Usando a sincronização periódica, você pode sincronizar contatos de todos os módulos, incluindo os módulos Contas e Negócios .

Para selecionar um tipo de sincronização:

  1. Na barra de ferramentas Navegação , escolha Leads e selecione Sync Services .
  2. Clique em Nova sincronização e escolha Sincronização imediata ou Sincronização periódica .

Iniciando a sincronização imediata

Para iniciar a sincronização imediata:

  1. Na barra de ferramentas Navegação, escolha Leads e selecione Sync Services .
  2. Clique em Nova sincronização .
  3. Passe o mouse sobre Sincronização imediata e clique em Criar sincronização .

  4. Selecione o módulo a ser sincronizado, ou seja, leads, contatos ou módulo personalizado.
  5. Selecione Todos os leads / Todos os contatos / Todos os módulos personalizados para sincronizar todos os contatos, dependendo dos respectivos módulos que você selecionou.
  6. Selecione a lista de endereçamento com a qual você deseja sincronizar os contatos.
  7. Escolha uma exibição personalizada específica para sincronizar contatos da sua conta do CRM.
  8. Selecione o status de consentimento dos contatos a serem atualizados no Zoho MarketingHub
  9. Se você tiver contatos de exclusão de e-mail e leads convertidos, poderá excluí-los da sincronização, removê-los da lista de discussão ou remover do Zoho MarketingHub selecionando o respectivo botão de opção.

  10. Clique em Avançar .
  11. Configure o mapeamento de campo e inicie a sincronização.
  • Você não pode sincronizar seus contatos usando a sincronização imediata se for um usuário gratuito do Zoho MarketingHub.
  • Uma vez iniciada, a sincronização imediata permanecerá ativa e atualizará automaticamente seus contatos. Essa sincronização será interrompida apenas quando você a desativar.
  • Se você deseja sincronizar todos os seus contatos do módulo Contas / Negócios, pode iniciar uma sincronização periódica apenas para os dois módulos.
  • Ao iniciar a sincronização com o seu módulo de contas / transações, lembre-se de que somente essas contas / transações serão sincronizadas e terão contatos associados a elas.
  • Se uma conta / transação não tiver nenhum contato associado, ela não será sincronizada.
  • No Zoho CRM, se você alterar os critérios de qualquer exibição personalizada sincronizada, os contatos filtrados de acordo com os novos critérios não serão atualizados no Zoho MarketingHub.
  • Os contatos filtrados serão sincronizados apenas quando qualquer um dos campos nessa exibição for editado / atualizado.
  • Na sincronização imediata, você não pode definir um critério para os contatos sincronizados.

Iniciando a sincronização periódica

Para iniciar uma sincronização periódica:

  1. Na barra de ferramentas Navegação, escolha Leads e selecione Sync Services .
  2. Clique em Nova sincronização .
  3. Passe o mouse sobre & Sincronização periódica e clique em Criar sincronização .
  4. Selecione o módulo a ser sincronizado, ou seja, leads, contatos, contas, negócios ou qualquer módulo personalizado.
  5. Selecione Todos os leads / Todos os contatos / Todas as contas / Todas as ofertas / Todos os módulos personalizados para sincronizar todos os contatos, dependendo dos respectivos módulos que você selecionou.
  6. Selecione Critérios para definir condições para filtrar contatos da conta do CRM.
  7. Selecione a lista de endereçamento com a qual você deseja sincronizar os contatos.
  8. Escolha uma exibição personalizada específica para sincronizar contatos da sua conta do CRM.
  9. Selecione o status de consentimento dos contatos a serem atualizados no Zoho MarketingHub.
  10. Se você tiver contatos de exclusão de e-mail e leads convertidos, poderá excluí-los da sincronização, removê-los da lista de discussão ou remover do Zoho MarketingHub selecionando o respectivo botão de opção.
  11. Selecione a frequência da recuperação de dados, ou seja, uma vez, diariamente, semanalmente ou mensalmente.
  12. Selecione o horário em que você deseja que a sincronização ocorra periodicamente.
  13. Escolha se você deseja sincronizar todos os dados ou apenas os dados adicionados após um tempo específico.

  14. Clique em Avançar .
  15. Configure o mapeamento de campo e inicie a sincronização.
  • Se você deseja sincronizar todos os seus contatos do módulo Contas / Negócios, pode iniciar uma sincronização periódica apenas para os dois módulos.
  • Ao iniciar a sincronização com o seu módulo de contas / transações, lembre-se de que somente essas contas / transações serão sincronizadas e terão contatos associados a elas.
  • Os contatos filtrados serão sincronizados apenas quando qualquer um dos campos nessa exibição personalizada for editado / atualizado.
  • Ao definir critérios, você pode sincronizar contatos entre módulos selecionando um campo específico de módulos como contas ou negócios.

Selecionando um módulo

Para selecionar um módulo:

  1. Na barra de ferramentas Navegação , escolha Leads e selecione Sync Services . 
  2. Clique em Nova sincronização e escolha Sincronização imediata ou Sincronização periódica .

  3. Selecione uma destas opções:
    • Todos os leads / Todos os contatos / Todos os módulos personalizados – Sincronize todos os leads / contatos ou todos os contatos do módulo personalizado.
    • Visualização personalizada – Sincronize seus leads / contatos / módulo personalizado a partir de uma visualização específica da sua conta do CRM. Aprenda a criar uma exibição personalizada no Zoho CRM.
    • Critérios – defina critérios com base nos valores do campo para filtrar quais leads, contatos, potenciais ou contas são sincronizados. Esta opção aparecerá apenas nas versões pagas do CRM e MarketingHub.

    • Você pode definir um critério apenas para o módulo Leads and Contacts. Você não pode definir um critério para sincronizar contatos de um módulo personalizado.
  4. Sincronização Nome – Nome da sincronização para sua própria referência.
  5. Critérios – Você pode definir condições para filtrar os contatos da conta do CRM.
  6. Sincronizar com – Selecione uma lista de distribuição para sincronizar contatos.

Alterando o Padrão de Critérios

Você pode definir um padrão de critérios ao escolher Critérios ao criar sua sincronização. O padrão de critérios padrão é ” (((((1 e 2) e 3) e 4) e 5) e 5) e 6) ”)) se você escolher todos os seis critérios. No entanto, você pode escolher entre os operadores ‘AND’ ou ‘OR’ entre as condições. Se você deseja alterar a posição dos parênteses, clique no link Alterar padrão para editar o padrão.

Caso de Uso s

Você deseja filtrar os leads com base nos critérios de que o lead é do setor de hospitalidade, cujo status é ‘Convertido’ e cuja receita anual é maior que 5.000.000 ou que o número de funcionários é maior que 2000. Quando você especifica esse critério usando o Editor de critérios , o padrão de critérios será exibido como mostrado abaixo:

O padrão padrão é (((1 e 2) e 3) ou 4). No entanto, o padrão necessário é ((1 e 2) e (3 ou 4)). Esta modificação pode ser feita usando a opção Alterar Padrão.

Posso usar a mesma exibição para várias sincronizações?

Sim, você pode usar a mesma exibição para várias sincronizações. Isso é aplicável apenas à sincronização periódica e não à sincronização imediata.

Como sincronizo contatos do meu módulo Contas ?

Para sincronizar contatos do módulo Contas:

  1. Na barra de ferramentas Navegação, escolha Leads e selecione Sync Services .
  2. Passe o mouse sobre Sincronização periódica , escolha Contas .
  3. Configure a sincronização:
    • Dê um nome para a sincronização.
    • Selecione Todas as contas se desejar sincronizar todas as suas contas do CRM.
    • Selecione Critérios se desejar definir qualquer condição e filtrar contas específicas.
    • Selecione a lista de endereçamento com a qual você deseja sincronizar os contatos.
    • Selecione o status de consentimento dos contatos a serem atualizados no Zoho MarketingHub.
    • Se você tiver contatos de exclusão por email e leads convertidos, poderá excluí-los da sincronização, removê-los da lista de discussão ou remover do Zoho MarketingHub. 
    • Selecione a frequência da sincronização.
    • Escolha se deseja sincronizar todos os dados ou os dados adicionados após um tempo específico.

  4. Clique em Avançar .
  5. Configure o mapeamento de campo e inicie a sincronização.

Como sincronizo contatos do meu módulo de ofertas ?

Para sincronizar contatos do módulo Ofertas:

  1. Na barra de ferramentas Navegação, escolha Leads e selecione Sync Services .
  2. Passe o mouse sobre Sincronização periódica , escolha Ofertas .
  3. Configure a sincronização:
    • Dê um nome para a sincronização.
    • Selecione Todas as ofertas se você deseja sincronizar todas as suas ofertas no CRM.
    • Selecione Critérios se desejar definir qualquer condição e filtrar transações específicas.
    • Selecione a lista de endereçamento com a qual você deseja sincronizar os contatos.
    • Selecione o status de consentimento dos contatos a serem atualizados no Zoho MarketingHub.
    • Se você tiver contatos de exclusão por email e leads convertidos, poderá excluí-los da sincronização, removê-los da lista de discussão ou remover do Zoho MarketingHub. 
    • Selecione a frequência da sincronização.
    • Escolha se deseja sincronizar todos os dados ou os dados adicionados após um tempo específico.

  4. Clique em Avançar .
  5. Configure o mapeamento de campo e inicie a sincronização.

Nota

Quando você sincroniza contatos dos módulos Contas ou Ofertas , apenas as contas ou ofertas serão sincronizadas com contatos associados. 

Mapeamento de Campo

Os detalhes básicos, como endereço de email, nome e sobrenome, são pré-mapeados.

Casos de Uso

Como visualizo os campos da conta?

Você pode adicionar e importar campos e informações relacionados à conta ativando Buscar campos da conta no canto superior direito da sua página. 

Como mapeio mais campos?

Clique no botão Mapear Mais Campos e selecione os campos que deseja mapear.

Nota 

  • O mapeamento de campos não é uma etapa obrigatória. Você pode mapear campos a qualquer momento.

Configurações de sincronização

Nesta etapa, você pode definir quais contatos sincronizar com o Zoho MarketingHub e com que frequência sincronizar.

  • Há um limite no número de sincronizações em uma organização com no máximo 10 / dia e 50 / mês.

Dados a serem recuperados – Você tem a opção de importar todos os dados ou entradas criados em um intervalo específico de datas.

Quando você habilitar o email marketing baseado em consentimento ou o email marketing compatível com GDPR, precisará atualizar o status de consentimento dos contatos / leads que deseja sincronizar. Para atualizar o status de consentimento, você terá que selecionar qualquer um dos dois status, ou seja,  Atualizar como Consentimento Requerido ou Atualizar como Consentimento Expressado . Você pode fazer isso selecionando o botão de opção correspondente ao status de consentimento. 

Atualizar conforme consentimento necessário

O status de consentimento de todos os contatos / leads sincronizados será atualizado como Consentimento Requerido no Zoho MarketingHub, independentemente de seu status de consentimento no Zoho CRM. Isso deve ser selecionado quando:

  • Você prefere obter o consentimento de seus contatos / leads enviando um email de consentimento.
  • Você deseja enviar emails apenas para os contatos / leads que expressaram explicitamente seu consentimento para receber emails.

Atualizar conforme consentimento expresso

O status de consentimento dos contatos / leads sincronizados para os quais você obteve consentimento no Zoho CRM será atualizado como Consentimento expresso no Zoho MarketingHub. Isso deve ser selecionado apenas quando:

  • Você tem certeza de que usa o Zoho CRM e o Zoho MarketingHub para a mesma finalidade. Por exemplo, se você obteve o consentimento de seus contatos / leads para comunicação relacionada a vendas no Zoho CRM. Você precisa se certificar de usar o Zoho MarketingHub para enviar e-mails relacionados a vendas.
  • Seus contatos / leads expressaram seu consentimento para o Zoho MarketingHub e o Zoho CRM.

Seus contatos / leads só gostariam de receber os e-mails pelos quais eles expressaram consentimento.

Configurações avançadas de sincronização

Escolha isso para mais opções para personalizar ainda mais sua sincronização.

Como atualizo contatos excluídos no Zoho CRM?

Atualizar contatos excluídos – os contatos importados e removidos do CRM também serão removidos na lista do MarketingHub. Você pode encontrar essa opção no MarketingHub para Configurações do CRM .

Nota 

  • Essas atualizações serão aplicadas apenas às sincronizações recorrentes.

Como excluir contatos já desativados no Zoho CRM?

Para excluir contatos de exclusão de email: Importe apenas contatos ativos e ignore os contatos de exclusão no CRM durante a sincronização com a lista do MarketingHub. Existem dois tipos de contatos de desativação:

O que acontecerá com os leads convertidos no Zoho MarketingHub?

Excluir leads convertidos: ignora os leads que foram convertidos com sucesso em contatos. Isso é exclusivo apenas ao módulo Leads. Clique no botão Iniciar para sincronizar contatos do Zoho CRM.

Lembre-se de que os leads convertidos serão ignorados em todas as outras sincronizações criadas, independentemente do módulo escolhido. Portanto, você não pode adicionar esses contatos como Leads em nenhuma das listas de distribuição do MarketingHub.

Solução:
Você pode ter listas de endereços separadas para seus leads e contatos. Ao criar a sincronização com o módulo Leads, ative esta opção para que os leads convertidos sejam ignorados apenas na lista de emails associada (lista de emails dos leads). Dessa forma, você pode adicionar esses contatos em outra lista de discussão.

OU

Se você estiver mantendo uma única lista de contatos para contatos do CRM, poderá desativar esta opção ao criar a sincronização.

Nota 

  • Se você ativar as opções de Configurações avançadas (exceto Excluir leads convertidos) depois de iniciar uma sincronização, ela será aplicada apenas aos contatos adicionados após a ativação dessas opções. Os contatos que já estão sincronizados não serão atualizados.

Limites de sincronização – alguns casos de uso

Nesta seção, abordaremos diferentes cenários que você pode enfrentar ao sincronizar contatos do Zoho CRM. Antes de começarmos, vamos examinar as regras básicas dos limites de sincronização.

Regras:

  1. Iniciar 50 sincronizações / mês – Você pode iniciar 50 sincronizações / mês em sua organização.
  2. Em qualquer dia, você pode criar / iniciar ou executar até 10 sincronizações na sua organização.
  3. A qualquer momento, sua organização pode ter até 10 sincronizações ativas.

Agora, vamos dar uma olhada nos cenários que você encontrará ao sincronizar contatos.

Cenário 1

No dia 1, criei três sincronizações (todas diariamente) e desejei criar duas sincronizações no dia 2. É possível criar as sincronizações?

Em qualquer dia, você pode criar / iniciar ou executar 10 sincronizações (consulte a Regra-2). Então, sim, é possível criar duas sincronizações.

Cenário 2

No dia 1, criei 10 sincronizações (todas diariamente) e no dia 2 estava tentando criar uma nova sincronização, mas não consegui.

Como houve 10 sincronizações criadas no dia 1 e todas as 10 sincronizações estão em um estado ativo, você não pode mais criar. Observe que, a qualquer momento, você não pode ter mais de 10 sincronizações em um estado ativo (consulte a Regra-3). Se você desativar qualquer uma das sincronizações anteriores, poderá criar uma nova sincronização.

Cenário 3

No primeiro dia, criei 10 sincronizações (todas diariamente); no dia 2, desativei uma sincronização existente e criei uma nova sincronização. Eu tentei executar o novo, mas não consegui executá-lo.

Em qualquer dia, você pode criar / iniciar ou executar apenas 10 sincronizações (consulte a Regra-2).

Nesse caso, todas as sincronizações existentes estavam no modo ativo e já haviam sido executadas naquele dia. Mesmo que você tenha conseguido criar uma nova sincronização, já havia atingido o limite de 10 / dia de sincronização. No entanto, nada para se preocupar! A sincronização recém-criada será executada no dia seguinte, no horário designado.

Cenário 4

Atualmente, tenho 10 sincronizações em execução, incluindo quatro diariamente e uma semanalmente. Tentei criar / iniciar outra sincronização e mostra uma mensagem de erro de que já atingi o limite de hoje, mesmo sabendo que ainda posso criar mais sincronizações para o mês.

Observe que 50 sincronizações por mês significa que você pode iniciar 50 sincronizações em um mês, mas a qualquer momento, você pode ter apenas 10 sincronizações no modo ativo (consulte a Regra-3) .

No seu caso, você já possui 10 sincronizações ativas (quatro diárias e uma semanal) e, como resultado, não é possível criar a sexta sincronização. Se você deseja iniciar uma nova sincronização agora, simplesmente desative uma das sincronizações existentes e crie uma nova.

Visualização de detalhes da sincronização

Como edito o mapeamento de campo?

Você pode mapear novamente ou mapear mais campos para suas configurações de sincronização, clicando no link Editar mapeamento na tela Detalhes da sincronização.

Como edito os detalhes da recuperação?

Você pode editar os detalhes da recuperação, como intervalo de recuperação, dados a serem recuperados e sincronizar a configuração dos contatos, clicando no link Editar Detalhes da Recuperação na visualização de detalhes da sincronização.

Como sincronizo todos os dados do Zoho CRM?

Para sincronizar todos os dados:
1. Na página Exibição de detalhes da sincronização , clique em Editar detalhes da recuperação
2. Selecione Dados a serem recuperados e escolha Todos os dados .
3. Clique em Iniciar para continuar.

Nota 

  • Para evitar várias sincronizações em uma exibição personalizada, use sincronizações periódicas em vez de criar novas sincronizações únicas para importar dados em intervalos regulares.

Detalhes / histórico de importação

Use esta opção para obter um histórico detalhado dos contatos sincronizados do Zoho CRM com o Zoho MarketingHub.

Status
Descrição
Contagem Total
Leads importados / sincronizados em uma única busca.
Novos leads
Leads adicionados à organização MarketingHub.
Leads adicionados novamente
Leads já excluídos na conta MarketingHub, mas agora adicionados novamente.
Leads duplicados
Leads presentes em alguma outra lista de correspondência da sua conta do MarketingHub.
Leads ignorados
Os leads não são adicionados à lista de endereçamento.
Leads excluídos
Leads excluídos na conta do CRM e atualizados no MarketingHub também.


Leads ignorados

Existem várias maneiras de classificar os Leads ignorados. Veja a lista abaixo para se familiarizar com o objetivo de cada categoria.

Status
Descrição
Rejeitado
Os leads foram devolvidos da lista de endereços do destinatário no MarketingHub que foram enviados anteriormente.
Bloqueado
Os leads foram movidos para o registro Não enviar por outros usuários / assinante.
Não enviar
Os leads foram movidos para o registro Não enviar por usuário / assinante da campanha.
E-mail (s) do grupo
Leva de natureza genérica. Por exemplo, info @, administrador @, carreiras @, serviço @, suporte @, etc.
Duplicata (s) de arquivo
Leadspresent mais de uma vez no arquivo.
Padrão inválido
Leads com um padrão inválido; por exemplo, johngmail.com, jane @ aol, ted @ zylkercom.
Email vazio
Leads com o campo de endereço de email ausente.
Outros erros
Os leads classificados como diversos e não se enquadram em nenhuma das categorias mencionadas acima.

Perguntas frequentes

1. Atualizei minha chave ZSC no Zoho CRM. Estou recebendo um erro “Chave ZSC inválida”. Como atualizo a chave ZSC no MarketingHub?
Com a API OAuth mais recente, você não precisa da chave ZSC para integrar sua conta ou sincronizar seus registros. Quando você receber um erro dizendo que a chave ZSC é inválida, basta reintegrar sua conta. Você pode reintegrar sua conta na página de criação de sincronização ao tentar adicionar uma nova sincronização. 

2. Quando minhas sincronizações serão desativadas?

Suas sincronizações podem ser desativadas devido a um dos seguintes motivos: 

  • Se a sua assinatura do MarketingHub expirou.
  • Se você rebaixou o plano de assinatura do MarketingHub e atingiu o limite de importação de leads.