Criando um Blueprint

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Blueprint – um cenário

Um Blueprint no Zoho CRM foi projetado para ajudá-lo a executar um processo de negócios de maneira sistemática e bem definida. Com um Blueprint você pode,

  • Defina todas as etapas de um processo e associe as pessoas certas a cada estágio
  • Guie suas equipes através da execução do processo
  • Mandate e validar informações importantes contextualmente
  • Automatize as ações de rotina

Veja também: Blueprint – Uma Visão Geral

Para aprender como projetar um Blueprint, vamos considerar um cenário. A Zylker Inc é uma empresa de software que vende aplicativos em nuvem. Seu processo de acompanhamento de negociações consiste nos seguintes estágios. 
Vamos ver como esse processo pode ser projetado no Zoho CRM usando o Blueprint.

Blocos de construção de um modelo

Um Blueprint é projetado criando uma ordem sequencial desses estágios em um processo. Na linguagem do CRM, os principais blocos de construção de um Blueprint são – States and Transitions.

Estado

Cada estágio de um processo é chamado de “Estado” no Blueprint.

Por exemplo, uma transação no CRM passa por diferentes estágios até a aprovação de Acompanhamento – Qualificação , Negociação e Desconto . Cada um desses estágios será chamado de ” Estado “.

Os estados devem ser arrastados e soltos no Editor de Blueprint para projetar o fluxo do processo.

Transição

Uma transição é um link entre dois estados em um processo. Ele prescreve as condições necessárias para que um registro se mova de um estado para outro. Por exemplo, as condições e ações necessárias para um registro passar de Qualificação para Negociação são prescritas no bloco “ Transição ” chamado “Negociar”.

Vamos ver esses blocos em mais detalhes abaixo.

 Crie um Blueprint

Criando um Blueprint

Construir um processo é basicamente um procedimento de 3 passos.

  1. Enter Basic Info:
    Especifique o módulo , layout e campo para o qual o processo deve ser criado.
  2. Definir o Fluxo do Processo:
    No Editor do Blueprint , defina o fluxo do processo desde o Estado Inicial ou o Estado Padrão (o que for aplicável) até o Estado de Saída.
  3. Configurar definições de transição:
    Defina as configurações Antes , Durante e Depois da transição entre diferentes estados no processo, conforme necessário.

Etapa 1 – Inserir informações básicas

  1. Vá para Setup > Automation > Blueprint .
  2. Clique em Criar Blueprint .
  3. No pop-up Criar Blueprint , escolha o módulo, o layout e o campo para o qual o processo está sendo criado. 

    Em nosso cenário, como o processo é acompanhamento de oferta, escolha o módulo Ofertas , layout padrão e campo Estágio .
  4. Especifique critérios para registros para inserir um processo, se aplicável. Exemplo: Valor é> = 50000. 
    Se você não inserir critérios, todos os registros criados no layout entrarão no processo. Clique em Next .

Nota:

  • Em Configuração avançada , você pode criar um Blueprint contínuo. Um Blueprint Contínuo é aquele que ocorre sem uma pausa – ideal para o Script de Chamada de Vendas.

Etapa 2 – Definir o Fluxo do Processo no Editor de Blueprint

  1. No Editor de Blueprint , arraste e solte todos os estados (estágios) que fazem parte do processo.
  2. Estabeleça o fluxo do processo entre os estados conectando os nós nos botões State . 

    Observe que o estado inicial é o equivalente ao valor ” Nenhum ” do campo de lista de opções escolhido. 
  3. Crie Transitions clicando no botão + entre dois estados. 
    (Para excluir uma transição, basta clicar com o botão direito na linha de transição e clicar em Remover transição )

O que significa o fluxo de processo acima?

Esta é uma representação pictórica do processo de Acompanhamento de Oferta seguido na Zylker Inc. As transações que entrarem nesse processo passarão por todos os estágios da ordem vista na foto.

  • Os botões brancos representam Estados no Blueprint (Estágios de ofertas).
    • Os botões verdes representam Transições (Condições necessárias para concluir cada estágio).
    • Cada Transição que você configura é exibida como um botão na página de detalhes do registro.
    • Para completar uma Transição, clique no botão Transição e execute as ações mencionadas na janela popup seguinte. 
      Exemplo, ao clicar em Qualificar , aparecerá uma janela pop-up, que irá guiá-lo na execução desta Transição.
    • Após a conclusão bem-sucedida da Transição, você passará para o próximo Estado no Blueprint.
  • O botão azul Deal Lost é chamado de Transição Comum e aparecerá em todos os estados do Blueprint.
  • Clique aqui para ver mais exemplos de fluxos de processos de vários setores, como Educação, Imobiliário, Seguros.

Salvar um projeto como rascunho

Acontece que às vezes você ainda não está pronto para implantar seu Blueprint final no CRM, e precisa refletir um pouco mais sobre o fluxo do processo. Quando você publica um Blueprint, começará a ter registros inserindo-o – portanto, não é uma boa ideia implantá-lo antes de estar pronto. Neste caso, você pode salvar um Blueprint como um DRAFT.

Você pode brincar com seus estados e transições na versão DRAFT, e quando estiver satisfeito com o fluxo final do processo, você pode publicar seu rascunho. Observe que a versão de rascunho não é um ambiente de teste, e sim uma espécie de tela, para você testar seu fluxo de processo. Você não pode testar a execução de um Blueprint com a versão de rascunho – por enquanto, ele serve apenas para você brincar com o fluxo do processo. 

Em um determinado ponto no tempo, você pode ter um ” Publicado  versão e um “Rascunho” versão de um Blueprint.

  • Versão publicada: se um Blueprint for publicado , significa que ele está ativo em sua configuração do CRM. Os registros que atenderem aos critérios do Blueprint começarão após esta versão do fluxo do processo.
  • Versão preliminar : se um Blueprint for salvo como um rascunho , isso significa que ele ainda não está implementado na configuração do CRM ativo, mas está disponível para você experimentar, sem afetar nenhum registro existente.

No momento em que você edita um Blueprint, é possível publicar as alterações diretamente ou salvar a versão mais recente como um rascunho. Você pode alternar entre as versões Rascunho e Publicado no Editor de Blueprint.

Pontos a serem observados

  • Quando você publicar as alterações mais recentes da versão de rascunho , se houver registros já associados à versão anterior do Blueprint, você será solicitado a decidir como deseja lidar com esses registros. Você pode escolher entre as seguintes opções:
    • Saia do Blueprint, ou seja, retire esses registros do processo em seu último estado conhecido.
    • Mova todos os registros existentes para a versão mais recente que você está prestes a publicar.

    Isto irá garantir que todos os registos em um módulo em particular seguir um processo de fluxo uniforme em um determinado ponto no tempo.

  • Ao editar um fluxo do Blueprint, se você tiver excluído um ou mais Estados, ao republicá-lo, você será novamente solicitado a mover os registros existentes para a versão mais recente do Blueprint ou movê-los para fora do processo. Se você optar por movê-los para a versão atual, você será solicitado a mapear novamente os Estados excluídos com os disponíveis no fluxo do Blueprint modificado.
  • Se você tiver excluído um Blueprint e tiver registros ativos nele, você será solicitado a remover os registros do processo.
  • Na página de exibição da lista Blueprints, um asterisco (*) indica um Blueprint publicado que também possui uma versão de rascunho associada a ele.
  • Um Blueprint que não tenha sido publicado, e apenas em rascunhos, pode ser identificado a partir do seu  Status Vazio  (-). (O Status de um Blueprint informa se o processo está ativado ou desativado.) No seguinte código, “Ofertas de acompanhamento *” é um Blueprint publicado, que também possui uma versão de rascunho. “Leads Qualification” é um Blueprint apenas no modo Rascunhos.

  • Se você deseja descartar as alterações feitas na versão de rascunho, simplesmente mude para a   versão publicada e clique em  Salvar como Rascunho.  Agora, a versão publicada substituirá suas alterações na versão de rascunho e você poderá começar a editar novamente.
  • A versão preliminar de um Blueprint está disponível para todos os usuários com acesso ao Blueprint, isto é, usuários com a  permissão Gerenciar Automação em seus perfis.

Agora que o fluxo do processo foi criado usando Estados e Transições, a etapa final é definir mais configurações de transição.

Etapa 3 – Configurar Configurações de Transição

“Transição” refere-se à mudança de estado em um processo. É o elo de ligação entre dois Estados, onde as condições para a mudança são claramente definidas. Uma transição é composta de três partes – antes , durante e depois .

Por exemplo, vamos analisar a Transição entre os Estados – Qualificado e Negociação Concluída. Vamos nomear isso ” Negociar “. No exemplo de Zylker, seguem algumas diretrizes a serem observadas durante a configuração das configurações de transição nesse cenário.

  • Para concluir a Transição de Negociação, um representante de vendas em Zylker deve inserir a porcentagem de Desconto e a Data de Fechamento.
  • De acordo com a política da Zylker, o desconto para um produto não pode ser maior que 25%.
  • Assim que a transição Negociar for executada, uma notificação por e-mail deverá ser automatizada para o gerente do representante de vendas, informando-o sobre o envio da transação.

Vamos ver como podemos acomodar todos esses pontos no Blueprint.

Antes da transição

  • Especifique pessoas responsáveis ​​por executar uma transição. 
    Exemplo, proprietário do registro. Quando você escolhe Proprietário do Registro, somente o Proprietário do Registro (e aqueles acima do proprietário do registro na hierarquia de papéis) poderá visualizar a Transição.
  • Defina os critérios  que determinam exatamente quando esta Transição deve estar disponível para os registros em um processo. 
    Exemplo de critério: “Product Demo is Completed”. 
    Nesse caso, a Transição será mostrada para registros somente quando o campo Product Demo for atualizado para Completed . 
    Se você não tiver essas condições, poderá ignorar a seção de critérios. Em tal caso, a transição será visível em todos os registros de imediato. 

Durante a transição

Esta seção orienta os proprietários da Transição na conclusão de um estágio específico de um processo, solicitando que eles insiram campos específicos, notas, anexos e outras informações contextualmente. Por exemplo, no processo de acompanhamento do negócio, os representantes de vendas podem ser solicitados a inserir o percentual de desconto, notas e anexar alguns documentos de vendas de acordo com a política da organização. Nesse caso, todos esses detalhes podem ser obrigatórios na seção Durante Transição da Transição de Negociação .

A seguir estão os detalhes que você pode determinar na seção Durante Transição:

Mandate e validar campos entre os módulos

Você pode orientar seus representantes de vendas a inserir as informações necessárias como parte de seu processo, obrigando os campos nos estágios apropriados. Estes podem ser campos do módulo Blueprint principal ou módulos relacionados. Por exemplo, no estágio de Negociação do processo de acompanhamento do negócio, você pode determinar os seguintes campos:

  • Desconto de acordo
  • Nome da conta relacionada
  • Receita Anual da Conta
  • Nome e telefone da pessoa de contato

Para obrigar campos do módulo Blueprint e módulos relacionados

  1. Na guia Durante Transição , clique em Adicionar .
  2. Escolha o módulo necessário na lista suspensa.
  3. Selecione o campo a ser obrigatório. 
    Repita esta ação para o número de campos requeridos.
  4. Valide os campos para garantir que suas equipes de vendas insiram valores aceitáveis.
    • Desconto não pode ser maior que 25%
    • A data de encerramento não pode exceder 30 dias.

Inclua listas de verificação

Listas de verificação não são nada além de itens pendentes para ajudar suas equipes de vendas a manter um registro claro do número de tarefas e itens que devem ser concluídos para passar por cada etapa de um processo. Isso ajuda você a simplificar cada pequeno passo que você dá para a execução de um palco para que você nunca perca o que é importante no momento.

A lista de verificação fará parte de sua Transição Durante a Transição, que, quando configurada pelo gerente ou pelo arquiteto de processo, será mostrada aos proprietários de transição elegíveis.

Por exemplo, em nosso processo de acompanhamento do negócio, os itens a seguir podem fazer parte de uma lista de verificação de transição de negociação .

  • Finalize o percentual de desconto
  • Anexar documentos de negociação conforme exigido
  • Verifique os descontos do concorrente

Para mandar listas de verificação

  1. Na guia Durante Transição , clique em Adicionar .
  2. Selecione a lista de verificação .
  3. Adicione um título para a lista de verificação e a lista de itens de tarefas.

Isso será exibido para os proprietários de Transição selecionados. Somente quando o proprietário da transição “marcar” esses itens da lista, ele poderá prosseguir para o próximo estado no Blueprint. Isso lhe dá uma imagem sólida e clara do progresso de cada estágio.

Mandato da Criação de Itens Associados

Além dos campos e listas de verificação, você pode determinar a criação de itens associados ao módulo Blueprint, conforme listado abaixo:

  • Tarefas
  • Eventos
  • Chamadas
  • citações
  • Ordens de venda
  • Casos

Por exemplo, uma vez que o desconto tenha sido aprovado e o negócio esteja na fase de Contrato, você pode querer que os representantes de vendas associem o orçamento e agendem uma chamada com o cliente para prosseguir com os requisitos legais. Então, aqui, você pode determinar a criação de tarefas e a associação de PO.

Isso será contextual e guiará as equipes de vendas a dividir um processo possivelmente avassalador em partes menores e itens de ação factíveis.

Para obrigar a criação de itens associados

  1. Na guia Durante Transição , clique em Adicionar .
  2. Selecione itens associados .
  3. Escolha na lista suspensa Itens associados : Tarefas e cotação.

Adicionar uma mensagem aos proprietários da Transição

Não há nada como instruções claras para as equipes de vendas para garantir que elas executem um processo com eficiência. Inclua mensagens para as equipes de vendas em cada estágio, para que todos os proprietários da Transição saibam o que se espera dele / dela.

Para adicionar uma mensagem aos proprietários da Transição

  1. Na guia Durante Transição , clique em Adicionar .
  2. Selecione a mensagem.
  3. Escreva uma mensagem adequada na caixa de texto.

Faça anotações obrigatórias

Você pode querer saber detalhes adicionais sobre vários aspectos de um processo, como por que um representante de vendas inseriu um desconto específico, por que uma determinada tarefa está pendente e assim por diante. Esses detalhes adicionais podem ser adicionados como notas – e essas notas também podem ser obrigatórias no estágio Durante a Transição de um processo.

Para fazer anotações obrigatórias

  1. Na guia Durante Transição , marque a caixa de seleção Criar anotações como obrigatórias . 

    Então, aqui, durante a execução da transição de Qualificação , o proprietário da transição precisará inserir detalhes dos requisitos do cliente como notas, conforme descrito na mensagem.

Faça anexos obrigatórios

Qualquer processo, seja de vendas, seguros, manufatura ou imóveis – qualquer processo de negócios para esse assunto traz a necessidade de vários documentos. Contratos de vendas, acordos de nível de serviço, documentos legais e assim por diante são necessários em diferentes fases de um processo. Você pode mandá-los no estágio necessário em um Blueprint.

Para tornar os anexos obrigatórios

  1. Na guia Durante Transição , marque a caixa de seleção Fazer Anexo como Obrigatório . 

    Portanto, aqui, durante a execução da transição Negociar , o proprietário da transição precisará anexar os documentos conforme determinado na lista de verificação.

Você pode reordenar os itens a serem exibidos na janela pop-up usando as setas PARA CIMA e PARA BAIXO. Você também pode usar campos de mesclagem para exibir dados do CRM na tela.

Depois da transição

Defina ações para serem automatizadas na conclusão da Transição. Ações que podem ser automatizadas na seção Após a transição são:

  • Enviar notificação por email
  • Atribuir tarefas
  • Faça uma atualização de campo
  • Trigger Webhooks
  • Funções personalizadas do acionador

No exemplo de Zylker, uma notificação por email deve ser automatizada para o gerente de vendas em relação a uma transação enviada para aprovação de desconto. Portanto, escolha Alertas por e- mail e associe o modelo de e-mail desejado.

De maneira semelhante, você pode criar condições para cada Transição até o final do processo. Para ver como este Blueprint é executado, clique aqui.

Configurar SLAs para estados

Quando você coloca um processo em sua organização, é necessário garantir que ele também seja concluído no prazo. Os SLAs ajudam você a fazer exatamente isso.

“SLA” significa Acordo de Nível de Serviço – e é geralmente entendido no contexto de um provedor de serviços e cliente. Este termo no Blueprint significa um acordo entre as equipes dentro de uma organização para comunicar o tempo máximo que um representante / equipe de vendas pode manter em um determinado registro em um determinado estado. Por exemplo, se uma transação for o estágio “Qualificação” por muito tempo, o gerente de vendas ou o proprietário do registro deve ser notificado sobre isso. Mas quanto tempo é muito longo? Se permanecer em um Estado por muito tempo, quem deve ser notificado e o que deve ser feito a respeito?

Esses detalhes podem ser configurados como parte do Blueprint via SLAs. Quando você configura um SLA, o CRM observa os registros e por quanto tempo cada registro está em um determinado estado. Se exceder o limite de tempo mencionado, o sistema enviará alertas conforme configurado para os usuários mencionados nas configurações de SLA. Isso ajuda você a ser transparente com o progresso de um processo em toda a sua organização e fazer as coisas no prazo.

Para configurar o SLA de um estado

  1. No seu editor de Blueprint, clique no estado para o qual você deseja configurar o SLA. Exemplo, qualificado .
  2. Defina o limite de tempo máximo para o qual a transação pode estar no Estado Qualificado. Exemplo, 3 dias
  3. Quando o acordo ultrapassar o limite de tempo do SLA, especifique quem deve ser notificado e quando. 
    Exemplo, escalar no terceiro dia para o proprietário do registro.
  4. Além dessa notificação de escalonamento, você pode definir um alerta adicional para ser enviado antes ou depois do limite de tempo do SLA. 

    Por exemplo, notifique o proprietário do registro sobre o limite de tempo do SLA duas horas antes de o limite expirar. Isso ajudará você a agir imediatamente antes que seja tarde demais.

Transição Comum

Uma transição comum é uma transição que pode ser executada por todos os estados em um processo.

Por exemplo, em um processo de acompanhamento de negociações, você normalmente sabe se ganhou ou perdeu um contrato depois que o registro passar por vários estágios, como qualificação, negociação, aprovação de descontos e assim por diante. Então Deal Lost é uma transição que está disponível apenas no final do processo. Mas suponha que um cliente não mostre interesse e que você queira desistir de um acordo no próprio estágio de Qualificação. Nesse caso, você deve ser capaz de executar o Deal Lost Transition na época – em vez de passar por todos os estágios intermediários.

Para tornar isso possível, você deve tornar o Deal Lost uma transição comum marcando a caixa de seleção, como mostra a imagem a seguir. Depois disso, você verá o Deal Lost Transition em todos os estados. Atualmente, você pode ter 25 transições comuns por processo.

Criar Blueprint na Sandbox

Ao formular um modelo para o seu processo de vendas, há chances de que ele seja modificado com freqüência para encontrar o caminho certo. O Zoho CRM fornece um ambiente de teste chamado Sandbox para você verificar como seu blueprint funciona, sem afetar os dados ativos. 
Veja também : Sandbox

Fluxos do Processo de Amostra

No seguinte conjunto de slides, você encontrará exemplos de fluxos de processos para negócios de vários setores, como Educação, Imobiliário, Seguros, Bancos e Finanças. Estes são fluxos de processos genéricos destinados a lhe dar a perspectiva que você precisa para começar a projetar seus próprios Blueprints. Você pode ajustar os estados, as transições e o fluxo com base em suas necessidades exclusivas. Comece a navegar na galeria agora!

Pontos para lembrar

  • Limites do plano:
    Limites Livre Padrão Profissional Empreendimento Final
    Não: dos Blueprints permitidos por edição 
    (incluindo Blueprints padrão)
    3 20 100
    Não: de transições por modelo 10 100 300
    Não: de transições comuns por modelo 2 5 25
    Não: de campos que podem ser solicitados na seção Durante Transição 4 10 50
  • Os blueprints serão executados na ordem em que estão listados na página do Blueprint. Você pode reordenar os processos, se necessário.
  • Quando você tem todos os recursos de automação configurados no Zoho CRM, a ordem em que eles são executados são: Regras de atribuição, regras de fluxo de trabalho, processo de aprovação, Blueprint e finalmente regras de escalonamento de caso.
  • Diferentes usuários podem possuir diferentes Transições em um processo. Se um usuário não tiver acesso a um registro, mas for transformado em proprietário da Transição, o usuário poderá executar a Transição, mas não editar o registro.
  • Pode haver até 20 resultados de um estado. Ou seja, um estado pode ser conectado a 20 estados diferentes por meio de transições diferentes.
  • Se você modificar * um Blueprint enquanto ainda houver registros ativos no processo, será solicitado que você mova esses registros para a versão mais recente do Blueprint ou os retire completamente do processo. 
    (*) Modificação aqui se refere a:

    • Uma mudança no fluxo do processo
    • Desativação de um Blueprint
    • Exclusão de um Blueprint  
      Observe que a modificação não se refere a alterações feitas nas Transitions. Qualquer alteração feita nos Blocos de Transição em um Blueprint entrará em vigor imediatamente, independentemente de novos registros ou registros existentes no processo.
  • Você não pode excluir um Blueprint enquanto houver registros ativos no processo. No entanto, você pode desativá-lo para que registros adicionais não entrem no processo. 
  • O Blueprint substitui os direitos de acesso de campo definidos para um usuário. Por exemplo, se um usuário tiver acesso somente leitura ao campo Valor, mas for responsável por executar uma Transição que ordene o campo Valor , ele poderá atualizar o valor durante a execução da Transição do Blueprint. Em todos os outros momentos, o usuário continuará tendo acesso somente leitura ao campo.
  • Uma Transição será visível apenas para o (s) proprietário (s) da Transição escolhida (s) e para os usuários no perfil do Administrador. Um proprietário da transição pode acessar os registros atribuídos a ele no   módulo Meus trabalhos .