Gerando Relatórios

Você pode criar novos relatórios específicos de módulos, ligando alguns dos outros módulos interfuncionais. Por exemplo, você pode criar um relatório no módulo de contas que vincula outros módulos, como Contatos, Ofertas, Cotações e outros.

Tipos de relatório

  • Relatório tabular: exibe os dados sem nenhum subtotal no relatório. Use esse tipo de relatório para criar listas de e-mail de contato, visualização consolidada do pipeline de vendas e outras.
  • Relatório de resumo: exibe os dados juntamente com subtotais, agrupamentos e outras informações de resumo.
  • Relatório de Matriz: Exibe os dados resumidos em uma grade contra colunas horizontais e verticais.
Gere relatórios

Crie relatórios

Você pode criar novos relatórios de acordo com os requisitos da organização. A personalização de um relatório envolve as seguintes etapas:

  • Selecione o módulo e os módulos interfuncionais correspondentes
  • Selecione o tipo de relatório (relatório tabular, resumo ou matriz)
  • Selecione as colunas do relatório
  • Agrupar as colunas
  • Selecione as funções de cálculo
  • Especifique os filtros de classificação avançados
  • Salvar o relatório na pasta

Disponibilidade

Permissão de perfil necessária : os usuários com as permissões de relatórios e painéis podem acessar esse recurso.

Nota:

  • Você pode personalizar os relatórios padrão de acordo com seus requisitos clicando no link Personalizar na página inicial de Relatórios . Uma vez personalizado, você não pode reverter para o relatório padrão.
  • Ao compartilhar um relatório que você criou com outros usuários em sua organização, observe que todos os campos no relatório ficarão visíveis para eles, mesmo que alguns usuários não tenham permissão para visualizar alguns campos.

Parte 1: Para selecionar um módulo e os módulos interfuncionais

  1. Clique na guia Relatórios .
  2. Na página inicial de relatórios , clique em Criar relatório .
  3. Na página Criar Relatório , faça o seguinte:
    • Selecione o módulo primário na lista suspensa.
    • Selecione os módulos multifuncionais na caixa de listagem Módulos relacionados .
      Você pode usar os campos dos Módulos relacionados para definir os critérios, adicionar colunas ao relatório e selecionar colunas para o total.
  4. Clique em Continue .

Parte 2: Para selecionar o tipo de relatório

  1. Na página Criar relatório , na guia Tipo de relatório , selecione uma das seguintes opções de relatório:
    • Relatório tabular
    • Relatório resumido
    • Relatório Matricial

Nota:

  • Quando você seleciona o Relatório de resumo , a guia Agrupamento também estará disponível.
  • Você pode executar ou salvar o relatório a qualquer momento enquanto o cria.
  • Quando você clicar no botão Executar , o sistema solicitará que você salve o relatório. O relatório é salvo temporariamente e, em seguida, uma visualização do relatório é gerada.
  • Quando você clica no botão Salvar , o relatório é salvo na pasta que você especificar.

Parte 3: para selecionar as colunas do relatório

  1. Na página Criar relatório , clique na guia Colunas .
  2. Faça o seguinte para selecionar as colunas a serem exibidas em seu relatório:
    • Selecione as colunas na caixa de listagem Colunas Disponíveis .
    • Clique em Adicionar .
    • As colunas serão adicionadas à caixa de listagem Colunas Selecionadas .
    • Use as teclas de seta para cima e para baixo para classificar a ordem de exibição das colunas.
    • Selecione o nome da coluna e clique para excluir a coluna selecionada.
  3. Clique em Salvar .
    Na janela pop-up, especifique os detalhes do Nome do Relatório , Descrição e Pasta do Relatório .
  4. Clique em Executar para salvar o relatório primeiro e, em seguida, execute-o.
  5. Depois de selecionar as colunas do relatório, clique na guia Agrupamento se estiver usando o Relatório de Resumo. Caso contrário, clique na guia Colunas para Total (consulte a Etapa 5 ).

Parte 4: para agrupar colunas do relatório

Nota:

  • O sistema exibirá os nomes das colunas (na guia Colunas ) somente para os módulos selecionados aqui.
  • Na página Criar relatório , clique na guia Agrupamento .
    Essa guia estará disponível somente quando você selecionar Relatórios de resumo na guia Tipo de relatório .
  • Na página Agrupamento , você pode agrupar os registros com base nos critérios de agrupamento especificados.
  • Selecione os valores das respectivas listas.
  • Selecione Ascendente ou Descendente na lista.

Parte 5: Para selecionar as funções de cálculo

  1. Na página Criar relatório , clique na guia Colunas para total .
  2. Nos Colunas ao total de seção, selecione as funções de cálculo necessários ( Soma , Média , Menor Valor , valor maior ).

Parte 6: Para especificar filtros de classificação avançados

  1. Na página Criar relatório , clique na guia Critérios .
  2. Na seção Critérios , selecione os critérios adicionais para o relatório.
  3. Depois de concluir a personalização do relatório, siga um destes procedimentos:
    • Clique em Executar para visualizar o relatório.
    • Clique em Salvar .
    • Clique em Cancelar .

Nota:

  • Você também pode usar os campos Criados por e Modificado por um Registro para definir um critério.

Parte 7: Para salvar o relatório na pasta

  1. Na página Criar relatório , clique em Executar ou Salvar .
    Observe que você pode executar o relatório somente depois de salvá-lo.
  2. Na caixa de diálogo Salvar relatório , faça o seguinte:
    • Digite o nome do relatório .
    • Digite a descrição do relatório.
    • Selecione a Pasta de Relatórios na qual o relatório deve ser armazenado.
  3. Clique em Salvar .

Editar padrões de critérios

Criteria Pattern Editor no relatório ajuda você a definir filtros avançados usando lógica simples como e / ou .

Disponibilidade

Permissão de perfil necessária : os usuários com as permissões de relatórios e painéis podem acessar esse recurso.

Nota:

  • Você pode especificar no máximo 25 critérios em um relatório.

Para editar padrões de critérios

  1. Clique na guia Relatórios .
  2. Na lista de relatórios, clique no link Personalizar para o relatório correspondente no qual você deseja editar o padrão de critérios.
  3. Na página Personalizar Relatório , clique na guia Critérios .
  4. Revise seus critérios existentes e clique no link Alterar padrão .
  5. Na caixa Editor de padrões , modifique os filtros e clique no link Salvar .
  6. Salve o relatório modificado.

Exemplo :
você gostaria de criar um relatório que lista as ofertas com base nos seguintes critérios:
Palco é ‘Fechado Ganho’ e Proprietário da Oferta ‘Manish Patel ou Martin Wilson’, e Receita Esperada é maior que ‘$ 10000 USD’, e Lead Source é ‘Cold Call ou Web Form’.

Você pode criar esse critério facilmente com a opção Critérios conforme abaixo:
O padrão de critérios será definido automaticamente como:

Como o padrão de critérios não corresponde ao requisito, você pode editá-lo como:

Você pode usar os seguintes caracteres no Editor de Padrões de Critérios:
  • Parênteses: ()
  • e / ou operadores
  • Número da linha de critérios

Anotações importantes

  • Quando a caixa Alterar Padrão está aberta, você não pode adicionar ou excluir uma linha de critérios na seção Especificar Critérios .
  • A precedência do operador não será levada em conta se você não especificar colchetes. Por exemplo, se você especificar os critérios como 1 ou 2 e 3 , ele será considerado como ((1 ou 2) e 3)
  • Você pode alterar as linhas e ou ou das linhas de critérios e elas serão atualizadas no Editor abaixo.
  • Você pode alterar a condição e ou ou no padrão e ele será atualizado nas linhas acima.
  • Se você especificar 1 e 2 e salvá-lo, ao editar o relatório, o padrão será mostrado como (1 e 2) . Para (1 e 2) ou 3, o padrão será mostrado como ((1 e 2) ou 3)
  • Se você adicionar mais linhas no editor e excluir uma a uma, haverá colchetes adicionais exibidos no padrão. Por exemplo, se houver 4 linhas adicionadas e você excluir a 3ª linha, o padrão de critérios será como ((((1 e 2))) ou 3) . Se a primeira linha for excluída, ela será mostrada como (((((1))) ou 2) . No entanto, ao salvar os critérios, ele será alterado como (1 ou 2) .
  • Certifique-se de não usar o seguinte, pois eles são inválidos: () , (e) , (ou)
  • Se os colchetes não corresponderem, será tratado como inválido.
  • Haverá uma mensagem de erro, se o número de linhas e os números fornecidos no padrão não corresponderem e também, se houver algum número perdido no padrão especificado.
  • Os botões Salvar e Cancelar no relatório ficarão ocultos durante a edição do padrão de critérios.
  • Caso os colchetes finais estejam faltando, haverá uma diferença no Editor de Padrões de Critérios e em seu modo de visualização.
    Seu padrão de critérios no editor Seu padrão de critérios no modo de exibição
    (1 e 2) ou (3 e 4) ((1 e 2) ou (3 e 4))
    1 e 2 e 3 e 4 (1 e 2 e 3 e 4)
    (1 ou 2) e (3 ou 4) ((1 ou 2) e (3 ou 4))

Use o “Último tempo de atividade” em critérios

A hora em que qualquer alteração é feita em um registro, seja adicionando uma nota, fechando uma tarefa, enviando e-mails ou apenas editando os campos, é capturada em “Última atividade “. As informações neste campo podem ser usadas em critérios de Relatórios, para filtrar registros que não tiveram atividade por um período de tempo específico ou aqueles registros que tinham atividades recentes.

Nota:

  • Esta opção é suportada apenas nos módulos Leads, Contas, Contatos e Ofertas.
  • Esses módulos devem ser selecionados como o módulo primário ou devem ser um dos módulos relacionados .
  • Enquanto o tempo de última atividade sob os critérios de exibição de lista captura todas as atualizações feitas em um registro, a Hora da última modificação captura apenas as alterações feitas nos campos e não inclui alterações feitas nas seções Notas , Tarefas ou Email .
  • Esse critério pode ser usado em todos os tipos de relatórios.

Disponibilidade

Permissão de perfil necessária : os usuários com as permissões de relatórios e painéis podem acessar esse recurso.

As atividades e atualizações que serão registradas como tempo de última atividade:

  • Editando campos em um registro
  • Adicionar e atualizar atividades, ou seja, tarefas, eventos, chamadas
  • Envio de e-mails para leads e contatos
  • Adicionando e editando anotações
  • Adicionando ofertas e contatos em uma conta
  • Alterando o dono do registro
  • Adicionando e excluindo um registro
    (isso não inclui a exclusão de um registro associado ao registro pai).
  • Fechando uma tarefa
    (não é usado para eventos, pois eles são movidos automaticamente em Atividades fechadas após o término da data).
  • Excluindo e restaurando os registros (individualmente ou em massa).
  • Operações em massa, como atualização em massa, transferência em massa, etc.
    (exceto para a opção de exclusão em massa.)

As atividades e atualizações que NÃO serão registradas como tempo da Última Atividade:

  • A edição de contatos ou ofertas em uma conta não será listada na conta.
  • Excluindo listas relacionadas sob um registro.

Criar pastas de relatório

Por padrão, os relatórios são armazenados em categorias diferentes. Você pode criar pastas pessoais ou públicas para armazenar os relatórios usados ​​com freqüência em uma pasta comum para facilitar o acesso.

Para criar pastas de relatório

  1. Clique na guia Relatórios .
  2. Na home page Relatórios , clique em Criar pasta de relatório .
  3. Na página Criar Pasta de Relatórios , faça o seguinte:
    • Digite o nome da pasta.
    • Digite a descrição da pasta .
    • Selecione detalhes de acessibilidade :
      • Todos os usuários têm permissão para visualizar esta pasta do relatório: selecione se você deseja ativar o acesso à pasta para todos os usuários.
      • Mostrar esta pasta de relatórios apenas para mim: selecione se você deseja ativar o acesso à pasta somente para você.
      • Permitir que os seguintes usuários visualizem esta Pasta do Relatório: Selecione os usuários ou funções de usuário que podem acessar a pasta.
  • Clique em Salvar .

Visualizar relatórios

Para acessar os relatórios padrão na guia Relatórios, clique no relatório específico (por exemplo, Lista de endereçamento de contatos dos Relatórios de contas e contatos ) na pasta Relatórios (por exemplo, Relatórios de contas e contatos, relatórios de transações e outros).

Para ver o relatório

  1. Clique na guia Relatórios .
  2. Na página inicial de relatórios , clique no grupo de relatórios necessários.
  3. Na lista de relatórios exibidos, clique no link do relatório desejado.
  4. Clique no link Editar para modificar o Nome do Relatório, os detalhes da Pasta e a Descrição de um relatório.
  5. Clique no link Personalizar ao lado do relatório para personalizar o relatório.
  6. Na página Relatórios , você pode fazer o seguinte:
    • Exportar : use essa opção para exportar e salvar o relatório no formato Excel, PDF ou CSV na sua unidade local.
    • Salvar como : Use essa opção para salvar o relatório com um novo nome. Essa opção é útil quando você filtra um conjunto específico de dados e os salva para referência futura.
    • Personalizar : esse recurso é usado para personalizar o relatório com relação aos tipos de relatórios, colunas, agrupamentos, critérios de filtro no relatório etc.
    • Recarregar : use essa opção para atualizar ou atualizar o conteúdo da página.
    • Hide Details / Show Details: Click Hide Details to hide the details of the report and click Show Details to see the hidden details of the report.
    • Create Chart: This feature enables you to create charts, (such as Bar diagrams, Pie charts, Line charts, Funnel charts) based on the selected report details.
  7. Do one of the following, and then click Apply Filter to view reports based on the filter options specified:
    • Select Last Created Time or Last Modified Time from the Column list.
    • Select the option from the adjacent list. ( Next FQ, for example).
      On selecting this option, the system will automatically display the Start and End date in the respective boxes.
    • Enter the Start Date and the End Date in mm/dd/yyyy format, or select the date from the calendar displayed.

Note:

  • A maximum of 2000 records will be listed in a page. You can use the navigate options to view others pages.
  • You will be able to export up to 2000 records per page, in each export.
  • FQ refers to Financial Quarter and FY refers to the Financial Year.

Delete Reports

Periodicamente, você pode excluir alguns dos relatórios desnecessários. Por favor, note que você pode excluir os relatórios criados apenas por você. Além disso, você precisa ter a permissão Gerenciar relatórios e painéis em seu perfil.

Para excluir relatórios

  1. Clique na guia Relatórios .
  2. Na home page Relatórios , clique no link Del correspondente ao relatório que você deseja excluir.

Editar relatórios padrão

Você pode editar os relatórios predefinidos, desde que tenha a permissão Gerenciar relatórios e painéis em seu perfil.

Para editar relatórios

  1. Clique na guia Relatórios .
  2. Na home page Relatórios , clique no link Editar correspondente ao relatório que você deseja editar.

Agendar relatórios | Exportar Relatórios

Perguntas frequentes

1. Posso restringir os relatórios apenas a determinados usuários selecionados?

Sim. Você pode restringir os relatórios apenas a determinados usuários, funções ou grupos selecionados. Você pode fazer isso criando uma pasta de relatórios e dando acesso aos usuários, funções ou grupos. Siga os passos abaixo para criar uma pasta de relatórios com acesso restrito:

  1. Clique na guia Relatórios .
  2. Na home page Relatórios , clique em Criar pasta de relatório .
  3. Na página Criar Pasta de Relatórios , faça o seguinte:
    1. Digite o nome da pasta.
    2. Digite a descrição da pasta .
    3. Em detalhes de acessibilidade , escolha qualquer um dos seguintes, conforme necessário.
      • Todos os usuários têm permissão para visualizar esta pasta do relatório: selecione se você deseja tornar a pasta pública.
      • Mostrar esta pasta de relatórios apenas para mim: selecione se você deseja ativar o acesso à pasta somente para você.
      • Permitir que os seguintes usuários visualizem esta Pasta do Relatório: Selecione os usuários ou funções de usuário que podem acessar a pasta.
  4. Clique em Salvar .

2. Por que não consigo ver alguns dos campos em Relatórios?

Talvez você não consiga ver alguns dos campos nos relatórios se o administrador tiver desativado esses campos. Você pode visualizar apenas os campos exibidos no layout da página. Você pode ver o seguinte conjunto de dados:

  • Dados para os quais você possui o acesso (leitura / gravação) que inclui registros de sua propriedade e compartilhados por outros usuários para você.

3. Posso programar meus relatórios e enviar para meus colegas periodicamente?

Sim, você pode agendar a entrega de relatórios. Após o agendamento, os relatórios são enviados para o ID de e-mail dos destinatários com um link para acessar o relatório específico do módulo Zoho CRM – Reports. Você também pode enviar o documento PDF para os destinatários. Consulte também Agendar relatórios