Gerenciando exibições de lista

Uma exibição de lista é o agrupamento de registros com base em um conjunto definido de critérios. As exibições de lista são benéficas para exibir dados específicos do cliente de acordo com os requisitos do seu negócio. Por exemplo, você pode estar interessado em acompanhar os leads criados durante a última semana ou revisar as tarefas atrasadas ou talvez queira filtrar grandes transações. A melhor maneira de lidar com esses cenários é filtrar os registros usando as exibições de lista. Você também pode usar as exibições de lista para alterar os proprietários de registros, excluir registros em massa e enviar emails em massa.

Zoho CRM fornece um conjunto de exibições de lista padrão que estão prontas para serem usadas por todos os usuários em sua organização. Além disso, você também pode criar exibições de lista e compartilhar com colegas da sua organização.

  • Exibições de lista padrão : você pode modificar as exibições padrão e classificar a ordem das colunas na lista. Você não pode excluir essas exibições de lista.
  • Exibições de lista personalizada : você pode criar, modificar e excluir as exibições personalizadas e também pode classificar a ordem das colunas na lista.

As exibições de lista são categorizadas em Criadas por mim e compartilhadas comigo . Você também pode marcar as exibições de lista que costuma usar como Favoritos, e elas serão listadas primeiro na lista suspensa Exibição de lista. Basta clicar na Estrela ao lado de uma visualização de lista e ela estará disponível em Favoritos.

Criar visão de lista

Visualizações de lista padrão

Na home page <Module> , você pode selecionar a visualização de lista necessária na lista suspensa View . Você só pode reorganizar a ordem das colunas ou adicionar mais colunas aos modos de exibição padrão. Algumas das exibições de lista padrão são: Todos os registros, Meus registros, Criar registros recentemente, Registros modificados recentemente, Registros vistos recentemente, etc.

Criar exibições de lista personalizada

Você pode criar exibições de lista personalizadas no Zoho CRM definindo os critérios conforme sua necessidade. As visualizações personalizadas criadas pelo usuário serão listadas sob o item Criado por mim nolista suspensa.

Disponibilidade

Permissão necessária : os usuários com a permissão Gerenciar exibições personalizadas podem acessar esse recurso.

Características Livre Padrão Profissional Empreendimento
Exibições de lista personalizada 5 visualizações de lista / módulo 50 visualizações de lista / módulo Ilimitado Ilimitado

Para criar exibições personalizadas

  1. Clique na guia [Módulo] (por exemplo, leads, contatos, contas, etc.)
  2. Na página inicial [Módulo] , mova o ponteiro do mouse para a lista suspensa da visualização de lista.
  3. Clique no link Criar visualização .
  4. Na página New View, faça o seguinte:
    • Digite o nome de exibição personalizado .
    • Marcar como Favorito , se necessário.
      As exibições de lista personalizadas marcadas como favoritas serão listadas primeiro no menu suspenso da exibição de lista.
    • Especifique Critérios para filtrar os registros.
      Tags também podem ser usadas como parte dos Critérios para filtrar registros.
    • Selecione as colunas a serem exibidas na visualização do módulo.
    • Na seção Compartilhar isso com , escolha quem pode ver essa visualização.
  5. Clique em Salvar .

Especificando critérios de exibição de lista

A tabela a seguir lista as opções de critérios para determinados tipos de campos:

Tipo de campo Opções de critérios
Campos de string como:

  • Primeiro nome
  • Móvel
  • O email
  • Local na rede Internet
  • Indústria
  • Título
  • Criado por
  • ID do skype
  • telefone
  • Saudação
  • Empresa
  • Estado
  • é
  • não é
  • é antes
  • é depois
  • entre
  • não entre
  • Hoje
  • Amanhã
  • Amanhã em diante
  • Ontem
  • Até ontem
  • Mês passado
  • Mês atual
  • Próximo mês
  • Semana passada
  • Semana atual
  • Semana que vem
  • está vazia
  • não está vazio
  • Idade em dias
  • Vencido em dias
Campos numéricos como:

  • Era
  • Minha porcentagem
  • Idade em dias
  • Minha moeda
  • Meu decimal
  • =
  • !=
  • <
  • <=
  • >
  • > =
  • está vazia
  • não está vazio
Campos Date & DateTime como:

  • Tempo criado
  • Hora modificada
  • Meu encontro
  • Minha data
  • é
  • não é
  • é antes
  • é depois
  • entre
  • não entre
  • Hoje
  • Amanhã
  • Amanhã em diante
  • Ontem
  • Até ontem
  • Mês passado
  • Mês atual
  • Próximo mês
  • Semana passada
  • Semana atual
  • Semana que vem
  • está vazia
  • não está vazio
  • Idade em dias
  • Vencido em dias
Campos booleanos como:

  • Desativar e-mail
  • Ativo
  • Minha data
  • Verdade
  • Falso

Nota

  • Você pode adicionar até 25 critérios.
  • Especifique os números sem vírgulas. Por exemplo, especifique 15.000 como 15000.
  • Se você selecionar a opção Nenhum , a exibição personalizada não será criada.
  • A opção Age in Days é muito útil para os campos Date e DateTime. Ele pode ser usado para filtrar registros como, leads criados nos últimos 15 dias, transações que foram fechadas nos últimos 10 dias ou usuários cuja assinatura foi renovada nos últimos 5 dias.
  • O vencimento em dias é uma opção que permite definir critérios para os campos Data e Hora, com base em um número específico de dias vencidos. Por exemplo, se você quiser filtrar transações que devem ser encerradas em seis dias, poderá criar uma visualização personalizada no módulo de negócios com o critério “Data de encerramento” “Prazo em dias = 6”.
  • Nome completo é uma combinação do primeiro nome e do sobrenome . Nome completo será exibido nas exibições da lista de módulos Leads e Contacts como Lead Name e Contact Name, respectivamente.

Selecionando Colunas da Visualização de Lista

Na seção Escolher Colunas , selecione as colunas a serem exibidas na Exibição de Lista na caixa de listagem Colunas Disponíveis . Depois de selecionar as colunas, você pode alterar a ordem das colunas ou remover colunas desnecessárias da caixa de listagem Colunas Selecionadas .

Nota

  • É melhor selecionar menos de 10 colunas para evitar a rolagem horizontal na Exibição em lista.

Configurando permissões para a exibição de lista

Na seção Detalhes da Acessibilidade , defina a acessibilidade do usuário para visualizar as listas personalizadas. As seguintes opções estão disponíveis:

  • Todos os usuários têm permissão para visualizar essa visualização personalizada.
  • Mostrar esta vista personalizada apenas para mim.
  • Permitir que os seguintes usuários visualizem essa exibição personalizada.

Selecionar todos os registros em uma exibição de lista personalizada

Zoho CRM permite que você selecione todos os registros que pertencem a uma determinada vista personalizada em um único tiro.

Considere este cenário. Você deseja alterar o proprietário do registro de todos os leads na exibição personalizada chamada leads de feira . Digamos que você tenha mais de 20.000 leads nessa visualização personalizada – é um incômodo navegar até a página “Avançar” e selecionar todos os leads em todas as páginas.

Em vez disso, você pode simplesmente clicar no botão Selecionar Todos os [Registros] neste link da Visualização e todos os leads do 20000 serão selecionados em um único tiro e você poderá alterar o proprietário de todos esses registros facilmente.

Para selecionar todos os registros em uma exibição personalizada

  1. Vá para o módulo desejado.
  2. Escolha a exibição de lista personalizada desejada.
  3. Clique na caixa de seleção Selecionar tudo na primeira página.
  4. Clique no botão Selecionar todos os [registros] nesta exibição que aparece.

    Todos os registros nessa lista serão selecionados.

Depois que todos os registros nessa lista personalizada forem selecionados, você poderá executar as seguintes operações em massa nesses leads.

  • Atualização em massa
  • Alterar proprietário
  • Excluir

Depois de aplicar uma ação de atualização em massa / alteração de proprietário / exclusão, a barra de progresso no canto inferior direito da tela informará sobre o status da atualização.

Nota

  • Select All [Records] neste link View está disponível apenas na Enterprise e Ultimate Edition do Zoho CRM.
  • A opção Selecionar todos os [registros] neste link de exibição não aparece em dois casos:
    • se houver mais de 50000 registros na exibição de lista personalizada.
    • se houver uma atualização de exibição de lista em massa que já esteja em andamento
  • Suponha que você tenha uma regra de fluxo de trabalho para o módulo selecionado no qual a Missa Atualização / Alterar proprietário / Excluir ação está associada como o gatilho ou ação. Digamos que você tenha uma regra que diga sempre que “Os leads da Tradeshow forem excluídos , envie um email para o gerente de vendas”. Nesse caso, a regra de fluxo de trabalho será executada se o total de registros selecionados for menor que 1000. Se mais de 1000 registros forem selecionados na exibição de lista, a regra de fluxo de trabalho não será executada.

Editar padrões de critérios

Criteria Pattern Editor nas visualizações de lista personalizada ajuda você a definir os filtros avançados usando lógica simples como e / ou .

Disponibilidade

Permissão necessária do perfil : os usuários que têm acesso à visualização Lista personalizada podem usar essa opção.

Nota

  • Você pode especificar no máximo 25 critérios para uma exibição de lista.

Para editar padrões de critérios

  1. Clique na guia Module .
  2. Selecione uma visualização de lista na lista suspensa.
  3. Clique em Editar .
  4. Na página Editar visualização , revise seus critérios existentes e clique no link Alterar padrão .
  5. Na caixa Editor de padrões , modifique os filtros e clique no link Salvar .
  6. Salvar a exibição personalizada modificada.

Exemplo :
você gostaria de filtrar os leads registrados para um Visitor ou Trade Show na Web da Califórnia ou do Texas e cuja Industry é Large Enterprise 

A origem do lead contém “Visitante do site ou feira comercial” e o estado é “Califórnia ou Texas” e a indústria é “Grande empresa”

Você pode criar esse critério facilmente usando a opção Criteria fornecida abaixo:

O padrão de critérios será definido automaticamente como:

Como o padrão de critérios não corresponde ao requisito, você pode editá-lo como:

Você pode usar os seguintes caracteres no Editor de Padrões de Critérios:

  • Parênteses: ()
  • e / ou operadores
  • Número da linha de critérios

Anotações importantes

  • Quando a caixa Alterar Padrão está aberta, você não pode adicionar ou excluir uma linha de critérios na seção Especificar Critérios .
  • A precedência do operador não será levada em conta se você não especificar colchetes. Por exemplo, se você especificar os critérios como 1 ou 2 e 3 , ele será considerado como ((1 ou 2) e 3)
  • Você pode alterar as linhas e ou ou das linhas de critérios e elas serão atualizadas no Editor abaixo.
  • Você pode alterar a condição e ou ou no padrão e ele será atualizado nas linhas acima.
  • Se você especificar 1 e 2 e salvá-lo, ao editar a exibição, o padrão será mostrado como (1 e 2) . Para (1 e 2) ou 3, o padrão será mostrado como ((1 e 2) ou 3)
  • Se você adicionar mais linhas no editor e excluir uma a uma, haverá colchetes adicionais exibidos no padrão. Por exemplo, se houver 5 linhas adicionadas e você excluir a quarta linha, ela será mostrada como (((((1 e 2) ou 3)) ou 4) e se a terceira linha for excluída novamente, ela será mostrada como (( ((1 e 2))) ou 3) . Se a primeira linha for excluída, ela será mostrada como (((((1))) ou 2) . No entanto, ao salvar os critérios, ele se tornará (1 ou 2) . (((1 e 2) e 3)) aparecerá se o último critério for excluído.
  • Certifique-se de não usar o seguinte, pois eles são inválidos: () , (e) , (ou)
  • Se os colchetes não corresponderem, será tratado como inválido.
  • Você receberá uma mensagem de erro, se o número de linhas e os números fornecidos no padrão não corresponderem e também se houver algum número perdido no padrão especificado.
  • Os botões Salvar e Cancelar na exibição personalizada ficarão ocultos durante a edição do padrão de critérios.
  • Caso os colchetes finais estejam faltando, haverá uma diferença no Editor de Padrões de Critérios e em seu modo de visualização.
    Seu padrão de critérios no editor Seu padrão de critérios no modo de exibição
    (1 e 2) ou (3 e 4) ((1 e 2) ou (3 e 4))
    1 e 2 e 3 e 4 (1 e 2 e 3 e 4)
    (1 ou 2) e (3 ou 4) ((1 ou 2) e (3 ou 4))

Use o último tempo de atividade em critérios

Além de editar um registro, existem várias outras atividades associadas aos registros. Por exemplo, adicionando uma nota, fechando uma tarefa, enviando e-mails etc. O último horário atualizado de tais atividades é capturado em cada registro como Última atualização: Tempo (somente nos módulos Leads, Contas, Contatos e Ofertas). As informações nesse campo podem ser usadas nos critérios da Visualização de lista, para filtrar registros que não tinham atividade por um período de tempo específico ou aqueles registros que tinham atividades recentes.

Nota

  • Esta opção é suportada para os leads, contas, contatos, ofertas e módulos personalizados.
  • O Horário da Última Atividade sob os critérios de exibição de lista e o horário da Última Atualização na página Detalhes do Registro são os mesmos.
  • Você pode usar esse critério apenas para as exibições de lista personalizadas.

Disponibilidade

Permissão necessária do perfil : os usuários que têm acesso à visualização Lista personalizada podem usar essa opção.

As atividades e atualizações que serão registradas como tempo de última atividade:

    • Editando campos em um registro
    • Adicionar e atualizar atividades, ou seja, tarefas, eventos, chamadas
    • Envio de e-mails para leads e contatos
    • Adicionando e editando anotações
    • Adicionando ofertas e contatos em uma conta
    • Alterando o dono do registro
    • Adicionando e excluindo um registro
      (isso não inclui a exclusão de um registro associado ao registro pai).
    • Fechando uma tarefa
      (isso não se aplica a eventos, pois eles são automaticamente movidos em Atividades Fechadas após o Horário de Término Final).
    • Excluindo e restaurando os registros (individualmente ou em massa).
    • Operações em massa, como atualização em massa, transferência em massa, etc.
      (exceto para a opção de exclusão em massa).

As atividades e atualizações que NÃO serão registradas como tempo da Última Atividade:

  • A edição de contatos ou ofertas em uma conta não será listada na conta
  • Excluindo listas relacionadas sob um registro.

Para usar o último tempo de atividade em critérios

  1. Clique no módulo Leads , Contas , Contatos ou Ofertas .
  2. Selecione uma visualização de lista na lista suspensa e clique no link Editar .
    Você pode especificar critérios apenas para as exibições de lista personalizadas.
  3. Na página Editar Visualização , em Especificar Critérios, selecione o Horário da Última Atividade na lista suspensa.
  4. Especifique as condições de critérios.
  5. Clique em Salvar .

Clonar vista de lista personalizada

As visualizações personalizadas que você cria podem ser duplicadas e uma exibição de lista semelhante pode ser criada. Por favor, note que as vistas padrão não podem ser clonadas ou excluídas.

Para clonar exibições de lista personalizadas

  1. Clique na guia [Módulo] . (Por exemplo, leads, contatos, contas, etc.)
  2. Na página inicial [Módulo] , selecione a exibição de lista que você deseja duplicar.
  3. Clique no link Editar .
  4. Em seguida, clique no botão Clone .
  5. Na página Clone View , faça o seguinte:
    • Digite o nome de exibição personalizado .
    • Selecione as colunas a serem exibidas no modo Visualizar.
    • Escolha a opção para quem pode ver essa visualização.
    • Selecione a caixa de seleção Especificar Critérios e especifique os critérios.
  6. Clique em Salvar .

Editar vista de lista padrão

Você pode editar as exibições de lista padrão que são fornecidas por padrão no Zoho CRM para adicionar ou remover as colunas na exibição de lista. Observe que você não pode editar os critérios ou renomear essas exibições de lista predefinidas.

Para editar exibições de lista padrão

  1. Clique na guia [Module] . (Por exemplo, leads, contatos, contas, etc.)
  2. Na página inicial do [Módulo] , selecione a exibição de lista que você deseja editar.
  3. Clique no link Editar .
  4. Na página Editar Visualização , selecione e mova os campos para a caixa de listagem Colunas Disponíveis .
    Depois de selecionar as colunas, você pode alterar a ordem das colunas ou remover colunas desnecessárias da caixa de listagem Colunas Selecionadas .
  5. Clique em Salvar .

Ordenar registos na vista de lista

Os registros na exibição de lista podem ser classificados em ordem crescente ou decrescente.

Para classificar registros

  1. Clique na guia [Module] . (Por exemplo, leads, contatos, contas, etc.)
  2. Na página inicial do [Módulo] , selecione a exibição de lista que você deseja ver.
  3. Clique no cabeçalho da coluna e, em seguida, selecione a opção Crescente ou Decrescente para ordenar os registros.

Excluir a exibição de lista personalizada

As visualizações personalizadas que você cria podem ser excluídas, se necessário. Observe que as exibições de lista predefinidas não podem ser excluídas.

Para excluir exibições de lista personalizadas

  1. Clique na guia [Module] . (Por exemplo, leads, contatos, contas, etc.)
  2. Na página inicial [Módulo] , selecione a exibição de lista que você deseja excluir.
  3. Clique no link Editar .
  4. Clique em Excluir .

Perguntas frequentes

1. Como posso agrupar contatos na minha conta do Zoho CRM?

No Zoho CRM, os Contatos podem ser agrupados criando um campo Multi pick list .
Por exemplo, você pode criar um campo multi pick list (para o módulo de contatos) chamado Contact Group e fornecer os seguintes valores – Hardware, Software, Suporte.

Ao criar um campo de lista de várias seleções, você pode garantir que um contato também possa ser listado em vários grupos de contatos e não apenas em um único grupo. Consulte também Campos personalizados da lista de seleção múltipla

É possível criar uma exibição personalizada para filtrar os contatos pertencentes a um grupo específico e enviar facilmente emails em massa. Consulte também Gerenciando exibições de lista

2. Como posso organizar leads por setor?

Você pode organizar o Leads by Industry de três maneiras:

  • Incluindo o campo Industry na List View e selecionando a coluna Industry para classificar os registros em ordem crescente ou decrescente. Para editar a exibição de lista, consulte Gerenciar exibições de lista
  • Criando uma visualização de lista que extrai os registros de leads que pertencem a um setor específico
  • Criando um componente de painel. Consulte também Painéis

3. Como posso classificar os registros em ordem alfabética em uma coluna?

A lista de registros pode ser classificada em ordem alfabética, clicando no nome da coluna (nome do campo) e, em seguida, selecionando a opção Crescente. Você também pode classificar os registros em ordem decrescente.

4. Como posso classificar os leads ou contatos em ordem alfabética pelo sobrenome?