Configurando Portais

Os portais são projetados para oferecer aos clientes acesso a parte do CRM. Ao criar portais, você pode ampliar o acesso à sua conta Zoho CRM aos seus clientes. Através de um portal, seus clientes podem acessar os módulos e alguns dos dados associados, como produtos, faturas e notas. Eles também podem visualizar, editar ou criar registros ou adicionar anotações e anexos.

Vamos considerar alguns cenários que ajudarão você a entender como os portais podem ajudar sua empresa.

  • Em uma franquia – imagine que você administra um negócio de fast food e concedeu a outros o direito de operar a franquia em alguns locais. Você usa o Zoho CRM para gerenciar todos os detalhes da empresa e acompanhar o desempenho dos pontos de venda. Os proprietários de franquias podem solicitar ver o desempenho de seus pontos de venda e os detalhes de seus clientes. Você pode criar portais exclusivos para os proprietários de franquias. Eles poderão visualizar e editar os registros relevantes diretamente do CRM.
  • Na indústria automobilística – Por exemplo, você tem uma loja de automóveis e deseja rastrear os detalhes de seus clientes, seus veículos vendidos e os horários de manutenção. Para fazer isso, você pode criar um portal e compartilhá-lo com seus clientes. Os clientes podem visualizar e editar seus detalhes no portal, e eles serão atualizados em seus registros do CRM. Da mesma forma, se quiserem que seu veículo seja consertado, eles poderão preencher seus detalhes usando o portal.
  • Em um instituto educacional – Se você administra uma escola, em vez de inserir manualmente os detalhes de cada aluno, você pode fornecer aos pais acesso aos portais. Eles podem adicionar, atualizar ou visualizar os detalhes de seus filhos no portal e compartilhar as notas e as pontuações de desempenho dos alunos com os pais por meio do portal.
  • Para parceiros de negócios – Você administra uma empresa de software e usa o CRM para acompanhar seus contatos e leads ou para acompanhar várias transações em diferentes etapas. Há uma reunião com os parceiros e você quer discutir todos os contatos e os negócios que têm a maior receita. Imagine como seria tedioso compartilhar essas informações complexas com parceiros individuais. Você pode gerenciar facilmente essa situação criando um portal para os parceiros, em que você dá acesso ao módulo Contatos e adiciona uma pesquisa de contato no módulo Ofertas do CRM. Isso permitirá que eles visualizem os contatos e suas ofertas associadas e adicionem ou removam detalhes nos módulos com base em suas permissões.

Disponibilidade

Permissão necessária : os usuários com permissões de perfil Gerenciar Portal podem criar um portal e convidar clientes.

CaracterísticasLivrePadrãoProfissionalEmpreendimento
Portais1 portal gratuito para o módulo de contatos. 
Para mais 4 portais, a licença do usuário precisa ser adquirida.

Nota:

  • Você pode configurar até cinco portais. O primeiro portal é gratuito e pode ser criado apenas para o módulo Contatos. Mais quatro portais podem ser criados pagando pelo número de usuários que você adicionará ao portal. Esses portais adicionais podem ser criados para leads, contatos e módulos personalizados. 
  • Primeiro portal – Você pode adicionar o primeiro tipo de usuário e convidar até 5.000 usuários para o portal gratuitamente. Entre em contato conosco se você precisar adicionar mais usuários.
  • Quatro outros portais – Para esses portais, você precisa adquirir licenças de usuário para adicionar usuários aos portais. As licenças adquiridas podem ser distribuídas entre os portais adicionais que você cria. 
    O modelo de preços para compras adicionais: 
    50 usuários (contagem mínima de usuários) – US $ 600 / mês 
    51 a 100 usuários – US $ 12 / usuário / mês 
    100 usuários em alta – US $ 10 / usuário / mês

Criar e configurar portais

Criar e configurar um portal consiste nas seguintes etapas:

Etapa 1. Criando Portals

Por padrão, o nome da empresa será o nome do portal e será usado para gerar uma URL que os clientes usarão para acessar o portal. No entanto, você pode optar por alterar o nome do portal ao criar o portal. Se o nome do portal já estiver em uso, o Zoho CRM solicitará que você o altere.

Nota:

  • Quando você cria um portal, um tipo de usuário do portal padrão chamado Portal do Cliente será criado. Esse tipo de usuário do portal padrão terá as configurações padrão e você não poderá excluir esse tipo de usuário do portal da sua conta do CRM. Você pode adicionar até 10.000 usuários ao tipo de usuário do portal padrão sem pagamento. Para adicionar mais usuários, você precisa comprá-los. Você só pode adicionar clientes ou clientes a esse tipo de usuário do portal. Você não poderá adicionar usuários do mesmo domínio, ou seja, seus funcionários ou parceiros.

Etapa 2. Definindo o Tipo de Usuário do Portal

Um tipo de usuário em um portal é um rótulo para os usuários que acessarão os módulos a partir da conta do CRM de sua organização. Permissões podem ser definidas para os tipos de usuários que ativarão ou restringirão o acesso aos dados na conta do CRM. Esses tipos de usuários podem ser fornecedores, clientes, consultores, clientes, parceiros ou revendedores.

Por favor, note que o primeiro tipo de usuário do portal deve ser clientes.

Nota:

  • Você pode adicionar mais de um tipo de usuário do portal e outros usuários do portal depois de efetuar o pagamento. Você pode verificar a seção de pagamento clicando no Gerenciar Assinatura link em sua conta CRM.

Etapa 3. Configurando a Guia Portal

Nesta etapa, você escolherá os módulos e os layouts específicos que o usuário do portal poderá acessar e definir permissões para criar, editar, exibir ou excluir registros. Por exemplo, você administra uma empresa automobilística e deseja que seus clientes insiram algumas informações. Você pode configurar um portal exclusivamente para esses clientes e conceder acesso ao módulo Leads. Os clientes podem inserir seus detalhes no portal para serem adicionados ao registro do CRM. A configuração da guia do portal inclui as seguintes etapas:

  1. Escolha o módulo: você pode optar por fornecer aos clientes acesso aos Leads, aos Contatos ou aos módulos personalizados. Os clientes poderão visualizar seus próprios detalhes no módulo e, com base em suas permissões, poderão adicionar e editar registros.
  2. Selecione os módulos relacionados: Os módulos que possuem uma pesquisa de lead ou contato estão listados nos módulos relacionados. Você pode escolher a lista de módulos relacionados que você deseja que os clientes possam acessar.
  3. Selecione os layouts dos módulos relacionados: Você pode escolher mais de um layout para cada módulo relacionado a ser acessado pelos usuários do portal.
  4. Definir a permissão de registro do módulo: você pode definir o nível de permissão para cada registro em um módulo. Por exemplo, você pode permitir que os clientes visualizem ou editem seu número de licença ou endereço para correspondência ou concedam a permissão de somente leitura de um fornecedor para fazer pedidos.
  5. Selecione a exibição de lista: Se você criou uma visualização de tela para qualquer módulo CRM, poderá escolher Visualização de lista ou Exibição de tela para exibir um registro. A visualização de lista será selecionada por padrão para todos os módulos. Observe que os botões personalizados ou links personalizados não serão exibidos para os usuários do portal se forem adicionados à visualização Tela.
  6. Filtrar por: selecione os registros que o usuário do portal visualizará usando o filtro de pesquisa. Por exemplo, se você adicionou dois campos de pesquisa no módulo Ofertas, poderá escolher uma pesquisa com base nos registros que deseja que o usuário do portal exiba. No entanto, o filtro de pesquisa só estará disponível para os usuários do portal existentes se editarem as configurações do portal.

Nota:

Os usuários do portal podem acessar os seguintes registros e executar ações com base nas permissões definidas para o tipo de usuário do portal:

  • Seu próprio registro – Eles podem adicionar ou editar detalhes para seu próprio registro.
  • Outros leads / contatos que eles criam – Eles podem criar, editar e excluir outros registros de acordo com as permissões definidas.
  • Outros registros associados aos leads / contatos (ofertas, faturas, cotações, etc.) – Os registros podem ser clonados.
  • Em Produtos – Eles podem visualizar todos os registros listados no módulo Produtos .

Etapa 4. Especificando Permissões de Campo

Os módulos relacionados que você selecionou na etapa anterior (Configuração da Guia do Portal) serão listados na seção Permissão de Campo. Você pode selecionar os campos que deseja que os usuários do portal acessem. Você também pode marcar os campos que não deseja que o cliente edite como somente leitura. Os campos obrigatórios dentro do CRM também serão marcados como obrigatórios no portal.

Criando Portais

Para criar um portal

  1. Vá para Configuração > Canais > Portais .
  2. Na página Portals , clique em Get Started Now . 
    O nome da sua empresa aparecerá como o nome do portal padrão.
  3. Edite o nome do Portal, se necessário.
  4. Clique em Configurar agora . 
    A URL do portal do cliente será gerada e o nome do portal estará disponível.
  5. Clique em Avançar para continuar. 
    Em seguida, defina o tipo de usuário do portal, a configuração da guia do portal e as permissões de campo.

Nota:

  • Você não poderá editar o nome do portal depois de criado.
  • Depois que um portal for configurado, você não poderá excluí-lo.

Definindo o tipo de usuário do portal

Para definir um tipo de usuário do portal

  1. Em Tipo de usuário do portal, digite um nome, por exemplo, pais, parceiros ou serviço do veículo.
  2. Clique em Next .

Configurar a guia Portal

Para configurar a guia do portal

  1. Na página Configuração da guia Portal , selecione um módulo no capítulo Escolher módulo na lista suspensa.
  2. Na seção Módulos Relacionados , faça o seguinte:
    • Guias – Selecione as caixas de seleção dos módulos relacionados que os usuários do portal poderão acessar.
    • Layouts – selecione um ou mais layouts aos quais os usuários terão acesso.
    • Permissões – Escolha criar, editar, visualizar ou excluir permissões para os registros no módulo. Os usuários do portal só poderão executar as ações definidas para os registros no módulo que possuem.
    • Exibição de lista – selecione Visualização de lista ou Exibição de tela para os registros.
    • Filtrar por – selecione os filtros na lista suspensa. 
  3. Clique em Next .

Especifique permissões de campo

Para especificar permissões de campo

  1. Na página Permissões de campo , marque as caixas de seleção dos campos que precisam estar disponíveis para os usuários do portal.
  2. Clique na caixa de seleção Somente leitura , se necessário.
  3. Clique em Salvar e Avançar para ir para o próximo layout ou módulo para definir as permissões de campo.
  4. Repita as etapas acima para todos os módulos e layouts.
  5. Clique em Concluir para salvar todos os detalhes.

Visualizar a visualização do portal

Quando a configuração do portal estiver concluída, você poderá visualizar o portal para ver como os clientes verão os registros.

Para visualizar a visualização do portal

  1. Vá para Configuração >  Canais > Portais .
  2. Na página Configuração do portal de clientes , clique em Visualizar .
  3. Selecione o Tipo de usuário do portal na lista suspensa para visualizar a visualização.

Nota:

Você pode visualizar o resumo do portal após a conclusão da configuração do portal. Você pode editar a Permissão de campo e a configuração da guia Portal nos detalhes de configuração do portal. Você também pode adicionar um novo tipo de usuário do portal, se necessário.

Enviar convite para usuários

Depois de criar o portal, você pode começar a convidar os clientes. Os convites por email conterão os detalhes do URL do portal. Quando os usuários aceitarem o convite, eles serão solicitados a definir uma senha. Dentro do portal, o cliente deve definir informações básicas, como idioma, formato de hora, fuso horário e país (as configurações de CRM serão exibidas por padrão). Eles serão direcionados para a página do módulo a que eles têm acesso.

Para enviar um convite

  1. Escolha um módulo
  2. Selecione um usuário .
  3. Na página de detalhes do usuário , clique no ícone ” Mais “> ” Enviar convite para portais” .

Nota:

  • Você pode enviar um convite por e-mail para os clientes na página de detalhes do usuário no Zoho CRM. A opção de envio de convites só estará disponível se o endereço de e-mail do usuário tiver sido adicionado.
  • Você não pode enviar um convite por email em massa para seus clientes.
  • Por exemplo: Russell é um usuário de CRM que convida o Sage a acessar o portal com as permissões para criar contatos e ofertas. Nesse caso, quando o Sage criar um contato por meio do portal, ele será adicionado ao banco de dados do CRM e Russell será o proprietário do novo contato.

Alterar o tipo de usuário do portal

Pode haver ocasiões em que você precise mover um usuário de um tipo de usuário do portal para outro. Por exemplo, você criou dois portais diferentes para clientes interessados ​​no Produto A e no Produto B. Se o cliente não estiver mais interessado em comprar o Produto A e quiser comprar o Produto B, será fácil movê-lo para o tipo de usuário do portal Produto B . Você pode transferir usuários de um tipo de usuário do portal para outro de qualquer um dos seguintes locais:

  • Página de detalhes do registro – Você pode alterar o tipo de usuário do portal na página de detalhes do registro.
  • Lista de Usuários do Portal – Se você quiser alterar vários usuários do portal para outro tipo de usuário do portal de uma só vez, poderá fazê-lo na lista de Usuários do Portal, na página Configuração do Portal.

Quando você converte um lead em contato

No Zoho CRM, você pode converter leads qualificados em contatos, manual ou automaticamente, usando as regras do fluxo de trabalho. Se você criou um tipo de usuário de portal para leads e dois tipos de contatos e adicionou seus leads e contatos de CRM aos portais apropriados, será solicitado que você escolha um dos tipos de usuário do portal em Contatos quando converter os leads em contatos. CRM. Por exemplo, você tem quatro leads A, B, C e D no tipo de usuário do portal Leads; e Contatos 1 e Contatos 2 como dois tipos de usuários do portal nos módulos Contatos. Ao converter os leads A, B, C e D em contatos no CRM, você será solicitado a escolher o tipo de usuário do portal Contatos (Contatos 1 ou Contatos 2) para transferir os leads para.

Privacidade de dados para usuários do portal

Base de Processamento de Dados:

Como controlador de dados, para ser compatível com GDPR, é necessário processar dados com base em uma das bases legais. Com base no seu requisito comercial e discrição, você pode escolher uma base de processamento na lista de bases: interesses legítimos, contrato, obrigação legal, interesses vitais, interesses públicos e consentimento. Se o consentimento for a base legal usada para processar dados, o Zoho CRM oferece uma opção para permitir que os usuários do portal acessem os detalhes que você armazena sobre eles e forneça consentimento para processar seus dados pessoais.

Você deve considerar os pontos abaixo ao configurar a privacidade de dados para os usuários do portal:

  • A guia de privacidade de dados será exibida para um registro somente se as configurações de conformidade estiverem ativadas.
  • O usuário do portal pode visualizar a base de processamento de dados em sua conta somente se a base de processamento de dados for Consentimento .
  • O usuário do portal também pode atualizar os detalhes do consentimento dos leads ou contatos que eles adicionaram.
  • O usuário do portal pode atualizar seus detalhes de consentimento no portal.

Direitos dos Sujeitos de Dados:

Sob GDPR, os usuários do portal têm certos direitos em relação às suas informações pessoais. Eles podem adicionar manualmente uma solicitação da seção de privacidade de dados no portal para os seguintes direitos:

  • Direito de deletar
  • Direito de parar o processamento
  • Direito de exportar
  • Direito de retificar

Eles também podem adicionar solicitações no portal em nome dos contatos ou leads que eles adicionam ao portal. Consulte também Direitos do assunto de dados

Excluir um tipo de usuário do portal

Pode haver casos em que você deseja remover um determinado tipo de usuário do portal. Nesse caso, primeiro você precisará transferir os usuários para outro tipo de usuário do portal e, em seguida, excluir o tipo de usuário do portal. Você só pode transferir os usuários para outro tipo de usuário do portal se quiser excluir o tipo de usuário do portal original.

Você pode simplesmente excluir um tipo de usuário do portal se ainda não tiver associado nenhum usuário.

Para excluir o portal e transferir o tipo de usuário do portal

  1. Vá para Configuração  > Canais > Portais .
  2. Selecione um portal e passe o mouse sobre ele e clique em  Excluir .
  3. No pop-up, clique em  Transferir e Excluir .
  4. Escolha um tipo de usuário do portal  para transferir o usuário para a lista suspensa.
  5. Clique em Sim .

Nota:

  • Se você quiser renomear um tipo de usuário do portal, clique na  opção Editar na  página Configuração do  Portal .
  • Você pode excluir usuário (s) de um portal, se você não quer que eles sejam uma parte dele mais. Você pode adicionar outro usuário, já que o usuário excluído não contará para sua licença de usuário. 

Desativar um usuário do portal

Você pode desativar um usuário do portal sempre que precisar.

Para desativar um usuário do portal

  1. Selecione um tipo de usuário do portal e clique em Usuários do Portal .
  2. No pop-up Lista de Usuários do Portal , desative a barra de status do usuário.