Executando um Blueprint

Acesse meus registros Blueprint

Uma vez que o Blueprint tenha sido configurado, os registros que atenderem aos critérios do processo entrarão no processo e os Proprietários da Transição mencionados no Blueprint poderão executar suas respectivas Transições.

Para iniciar o processo, você deve saber quais registros estão esperando que você execute sua parte das ações em todo o processo.

Para acessar seus registros do Blueprint

  1. Na sua conta do Zoho CRM, clique no módulo Minhas Tarefas .
    Em Meus trabalhos , os registros aguardando sua aprovação e o Blueprint Transitions são exibidos.
  2. Na exibição de lista, selecione Apenas Blueprint .
  3. Clique em qualquer entrada para ir para o respectivo registro e execute sua parte do processo.

Visualizar o Blueprint Configurado

Para visualizar o Blueprint configurado

  1. Vá para a página Detalhes do registro atendendo aos critérios do processo.
  2. Na Faixa do Blueprint, você verá o estado atual do registro e as Transições disponíveis para esse estado.
    Observe que as Transições são disponibilizadas somente para os registros que atendem aos critérios Antes da Transição .
  3. Clique no link Visualizar ações configuradas .
    Você poderá ver o fluxo do processo do estado existente para o próximo estado.

Aqui, é importante observar que o campo usando o qual você configurou o Blueprint será bloqueado para edição assim que o registro entrar no processo. Ou seja, digamos que você tenha configurado um processo de acompanhamento de Blueprint para Negociação usando o campo Estágio . Uma vez que um registro tenha entrado no Blueprint, você não poderá atualizar manualmente o Palco até que o Blueprint tenha sido executado completamente.

Isso serve apenas para garantir que o registro passe por todas as etapas do processo, conforme definido no Blueprint, e que ninguém possa alterar aleatoriamente o Status sem executar as condições prescritas.

Execute um Blueprint

Quando os registros atendem aos critérios de entrada de um Blueprint, eles se tornam registros ativos no processo. Um Blueprint pode ser executado em sua conta da web, bem como o Zoho CRM Mobile App.

Executar um Blueprint na conta da Web do CRM

Na sua conta do Zoho CRM, a página Detalhes do registro exibe o estado atual do registro e as transições disponíveis para esse estado. Para executar uma transição, basta clicar no botão de transição adequado.

Veja também: Criando um Blueprint.

Por exemplo, de acordo com o Blueprint exposto aqui , ofertas acima de US $ 50000 entram no processo de acompanhamento do negócio. Os proprietários da transição poderão clicar nos respectivos botões de transição e executar o Blueprint.

À medida que cada botão é clicado, um pop-up é exibido, solicitando que o usuário adicione notas e atualize os campos conforme definido pelo Blueprint. Por exemplo, ao clicar no botão Negociar , um proprietário de Transição é solicitado a inserir os campos conforme determinado nas configurações Durante Transição e prosseguir para o próximo Estado.

A seguir estão os diferentes elementos a serem observados durante a execução de uma transição.

  • Prompts de Mensagem e Notas
    Se você configurou mensagens e notas obrigatórias, a Transição apareceria como visto na imagem abaixo. Aqui, os requisitos e detalhes de desconto foram solicitados.
  • Anexando documentos
    Se você tiver anexos obrigatórios, eles serão solicitados na Transição, como visto na imagem abaixo. Isso é semelhante à lista relacionada Anexos, na qual você pode carregar documentos de sua área de trabalho, Zoho Docs, guia Documentos ou um anexo de URL.
  • Eliminando os itens da Lista de Verificação
    Uma Transição não pode ser salva até que os itens da Lista de Verificação sejam marcados. Uma lista de To-dos está sendo marcada na imagem abaixo.
  • Inserindo campos e validações
    Se você tiver configurado campos obrigatórios do módulo Blueprint principal e módulos relacionados, o proprietário da Transição será solicitado a inserir os valores para esses campos aqui. Se você também tiver configurado critérios de validação para qualquer um dos campos, o sistema verificará a regra de validação e permitirá que as alterações sejam salvas somente quando o valor satisfizer os critérios.
    Aqui, um desconto de mais de 20% gera um erro.
  • Associando itens relacionados
    Quando você tiver itens associados obrigatórios, como Quote, Tarefas, etc., o proprietário da Transição será solicitado a inseri-los também ao executar uma Transição. Aqui, durante o estágio Contrato de um processo de acompanhamento de ofertas, um usuário é solicitado a inserir a cotação e criar uma tarefa.
  • Salvando uma Transição parcialmente
    Quando você exige muitas informações durante uma Transição, pode nem sempre ser possível inserir todas elas de uma só vez. Na transição de negociação, talvez você tenha inserido todos os campos obrigatórios, mas precisará de mais algum tempo para marcar os itens da lista de verificação em documentos de SLA. Nesse caso, você pode salvar uma transição PARCIALMENTE. O que significa que 5 dos 10 detalhes que você digitou serão salvos no momento – mas o registro ainda estará no estágio Negociar. Você pode voltar a este registro quando estiver pronto, inserir o restante dos detalhes e SALVAR a transição. Depois que todos os detalhes exigidos pelas configurações Durante a transição tiverem sido inseridos, o registro será movido para o próximo estado no Blueprint.

    Observe que o recurso para salvar uma Transição parcialmente não é suportado por um Blueprint Contínuo, já que a natureza do Continuous Blueprint deve ser executada de uma só vez, e não intermitentemente.

Repita esta atividade de clicar em cada botão Transição e conclua as ações especificadas até chegar ao final do processo.

Execute um Blueprint no aplicativo móvel do CRM

Um Blueprint que você configurou na sua conta web Zoho CRM pode ser executado no aplicativo móvel. Suponha que você esteja em uma visita de campo para conhecer um cliente sobre uma transação, e a transação tenha progredido de Qualificação para Negociação . Você pode atualizar o palco ali mesmo no aplicativo.

Para executar um Blueprint usando o aplicativo CRM

  1. Toque no módulo para o qual você deseja executar o Blueprint. Exemplo, ofertas .
  2. Toque no registro em questão.
    Você verá um Blueprint Strip que exibe o estado atual , bem como as transições que devem ser executadas para avançar para o próximo estado.
  3. Clique na Transição requerida e complete os requisitos conforme indicado. Exemplo, negociar .

    Se os valores inseridos forem inaceitáveis, você verá mensagens de erro relevantes conforme configurado no seu Blueprint.

    Desta forma, o CRM guia e valida um processo de vendas.
  4. Depois de inserir os valores acertáveis, clique em Salvar .
    O registro agora é movido para o próximo estado no processo.
    De maneira semelhante, execute cada Transição subseqüente até que o processo seja concluído.

Nota

  • Blueprint está disponível no Zoho CRM para Android a partir de (v3.2.16) em diante.
  • O Blueprint está disponível no Zoho CRM para iOS a partir de (v3.2.9).

Verificar relatórios de uso do Blueprint

O Blueprint Reports fornecerá insights valiosos sobre seus processos de negócios e sua execução, além de ajudá-lo a simplificá-los melhor. Relatórios de blueprint de dois tipos – Relatórios internos e Relatórios personalizados.

Relatórios Blueprint integrados

A seguir, os vários relatórios Blueprint prontamente disponibilizados para você.

Para verificar os relatórios do Blueprint

  1. Vá para Setup > Automation > Blueprint .
  2. Clique na guia Uso .
  3. Os vários relatórios do Blueprint são listados.
  4. Clique em um relatório para visualizar as informações. Exemplo, a imagem a seguir é um relatório sobre o tempo médio por plano para o processo de acompanhamento do negócio.
    Isso fornece detalhes sobre o tempo médio necessário para concluir um Blueprint desde o início da Transição até qualquer Transição final, dentro de um determinado período de tempo.

Relatórios de Blueprint personalizados

O módulo Zoho CRM Reports apresenta diversos relatórios padrão para várias informações de vendas, como vendas por origem de leads, leads por tipo, relatórios de status de chamadas e assim por diante. Você pode personalizar esses relatórios com base nas informações do Blueprint. Ao criar um relatório para um módulo, você verá insights do Blueprint como parte da seção Selecionar Módulos Relacionados . A partir disso, você pode criar seus próprios relatórios com base em insights do Blueprint.

Para criar um relatório com base em insights do Blueprint

  1. Vá para o módulo Relatórios .
  2. Clique em Criar Relatório.
  3. Selecione o módulo principal: Exemplo, ofertas .
  4. Na lista de módulos relacionados, selecione o Blueprint apropriado na lista de Blueprints.
  5. Selecione um tipo de relatório: exemplo, relatório de resumo.
  6. Selecione as colunas que você deseja ter no relatório. Você pode selecionar os detalhes necessários na seção Blueprintna lista de colunas disponíveis.
  7. Adicione filtros, se necessário.
  8. Nomeie o relatório e classifique-o em uma pasta. Exemplo: Relatório de Status do Blueprint do Deal.
  9. Execute o relatório para ver os detalhes do Blueprint de cada transação.

Criar um modelo contínuo

Ao contrário de um Blueprint regular que é adequado para um processo intermitente, um Blueprint contínuo permite projetar um processo que ocorre sem uma pausa. É ideal para scripts de chamadas.

Cenário

Uma organização de vendas deseja criar um Blueprint Contínuo para ajudar seus representantes de vendas com scripts de chamadas. A chamada de vendas é um processo realizado de uma só vez. As diferentes etapas são

  • Troca de amabilidades
  • Resumo do produto
  • Informações sobre preços
  • Reprogramar chamada
  • Interessado em produto
  • Não interessado

Você pode criar um Blueprint que irá guiar um representante de vendas através de uma chamada, organizando os diferentes estágios da chamada e exibindo os scripts * para serem falados em cada estágio.

(*) Para adicionar um script de chamada, simplesmente inclua o script como uma “Mensagem” na guia Durante Transição de cada Transição.

Para criar um modelo contínuo

  1. Vá para Setup > Automation > Blueprint .
  2. Clique em Criar Blueprint.
  3. No pop-up Criar Blueprint , insira um nome para o Blueprint, escolha o módulo , o layout e o campo para o qual o Blueprint está sendo criado. Para o nosso cenário, os detalhes serão os seguintes:
    • Nome do Blueprint : Script de chamada de vendas
    • Módulo : Contatos
    • Layout : padrão
    • Campo : Call Stage
  4. Especifique critérios para registros para inserir um processo, se aplicável.
    Se você não inserir critérios, todos os registros criados no layout entrarão no processo.
  5. Digite uma descrição para o processo.
  6. Em Configurações avançadas, ative o processo contínuo.
  7. Escolha o proprietário do processo.
  8. Clique em Next .

O restante do procedimento para criar um Blueprint Contínuo é semelhante ao de um Blueprint Regular.

Diferenças entre o Modelo Regular e o Modelo Contínuo

Modelo regular Modelo Contínuo
O processo é intermitente. Cada estágio pode ocorrer em diferentes momentos no tempo. O processo é contínuo. Todos os estágios ocorrem de uma só vez, sem pausa.
Diferentes estágios do processo podem ter diferentes proprietários. Todo o processo pode ter apenas uma propriedade.