Mesclagem de documentos

Preencha automaticamente documentos Zoho Docs e WebMerge com respostas de formulário usando a Mesclagem de documentos. Você pode criar e enviar PDFs personalizados, imagens, planilhas e muito mais.

Índice

Configuração do Zoho Docs

Para preencher automaticamente os modelos do Zoho Docs com respostas de formulário:

  • Navegue para  Configurações >> Mesclagem de documentos  e clique na   opção Configurar .
  • No pop-up exibido, especifique o nome do modelo e clique em Salvar .
  • Se você quiser enviar este documento como um anexo de email, especifique o nome do anexo e o tipo de documento aqui. 
    Para incluir a resposta de um campo no nome do anexo, clique no menu suspenso fornecido ao lado da caixa de texto e escolha o campo obrigatório.

  • Uma vez feito isso, você será redirecionado para o novo modelo do Zoho Docs que você acabou de criar. 
    Este modelo é mapeado para o seu formulário. Assim, você encontrará todos os campos do seu formulário na seção  Inserir campos . Os campos do formulário serão automaticamente substituídos pelas respostas dos seus respondentes.

Se você quiser mapear o mesmo formulário com dois ou mais modelos, clique no botão  + Novo modelo  presente no canto superior direito da página.

Configuração do WebMerge

Para mapear campos WebMerge com o Zoho Forms:

  • Crie o documento desejado no WebMerge.
  • Navegue para  Configurações >> Mesclagem de documentos  no Zoho Forms.
  • Escolha a   opção Configurar ao lado de WebMerge e insira suas credenciais do WebMerge.

  • Escolha seu documento WebMerge na caixa suspensa.
  • Mapeie os campos WebMerge para os campos correspondentes no Zoho Forms. Esses campos serão preenchidos automaticamente com a resposta do formulário.
  • Clique em  “Salvar ” para concluir a configuração. 

Anexe o Documento Mesclado junto com o Email

  • Navegue para  Configurações >> Notificações por email.
  • Configure seu email. Você pode optar por enviar o e-mail aos seus questionados ou aos usuários da sua organização.
  • Marque a caixa de seleção “Anexar documento mesclado”.
  • Salvar alterações.          

Depois que isso for configurado, as respostas do formulário serão automaticamente preenchidas em seu modelo WebMerge ou Zoho Docs e o documento mesclado será enviado junto com o email toda vez que um envio for feito. Você pode criar quantos modelos quiser usando WebMerge ou Zoho Docs. Eles permitem que você crie documentos em diferentes formatos, incluindo PDF, Word, Excel, imagem JPEG e muito mais.

Nota:  Se você configurou as notificações por email no WebMerge, tanto o email do Zoho Forms quanto o email do WebMerge serão enviados.

Mesclar manualmente uma resposta de formulário com um documento

Para fazer isso:

  • Navegue até a   guia “Todas as entradas” para ver os envios de formulários.
  • Escolha a entrada do formulário que precisa ser mesclada na lista.
  • Escolha  Mesclar >> WebMerge / Zoho Docs  no menu suspenso.
  • Selecione um documento na lista suspensa e clique em  Mesclar . 

Nota:  Para visualizar o status da mala direta, verifique a coluna Status da  Mala Direta  fornecida na seção ‘Todas as Entradas’.

Mesclar e assinar respostas de formulário usando o Zoho Sign

Você pode obter respostas de formulário assinadas e verificadas por várias pessoas em sua organização usando o Zoho Sign.

Para mesclar e assinar respostas de formulário:

  • Configure o processo de mesclagem de documentos usando o Zoho Docs .
  • Navegue até a  guia Todas as entradas para visualizar os envios de formulários.
  • Escolha a entrada do formulário que precisa ser assinada e verificada na lista.
  • Escolha  Mesclar >> Zoho Docs  no menu suspenso.
  • Selecione  Mesclar e assinar no menu suspenso subsequente.

  • Uma janela pop-up aparecerá. Sob as  configurações do Zoho Sign , você pode fazer o seguinte:
    1. Precisa assinar : se você precisar que alguém assine um determinado documento mesclado, insira o endereço de e-mail e selecione “Precisa assinar” no menu suspenso ao lado do campo de endereço de e-mail.
    2. Recebe uma cópia : se você deseja enviar uma cópia assinada do documento mesclado para alguém, insira o endereço de e-mail e selecione “Recebe uma cópia” no menu suspenso ao lado do campo de endereço de e-mail.
  • Para enviar o documento mesclado em uma ordem consecutiva, clique na caixa ao lado de  Enviar em ordem .

  • Depois que os signatários pretendidos forem adicionados, clique em  Continuar .
  • Uma nova janela se abrirá. Isso levará você à  janela Editar Detalhes do Documento da sua  conta do Zoho Sign . Aqui, todos os detalhes sobre o documento mesclado atual serão exibidos. Você pode adicionar ou importar mais assinantes para a lista, adicionar a si mesmo como assinante, definir lembretes e fornecer uma breve descrição do documento que está sendo enviado para assinatura. 
  • Clique em  Continue  para continuar.
  • O modelo de documento mesclado será aberto, onde você pode arrastar e soltar campos como Assinatura, Cargo, E-mail, Data de Assinatura para os signatários pretendidos. Quando terminar, clique em  Enviar .

  • Uma caixa de diálogo será aberta para confirmar os signatários pretendidos e o número de campos adicionados para o processo de assinatura. Clique em  Confirmar  para enviar o documento.

Feito isso, o documento será enviado para a lista de assinantes e destinatários que receberão uma cópia do documento. 

Para ver o status do documento, verifique a  coluna Status do  Zoho na seção ‘Todas as Entradas’.