Tarefas do Projeto

Logo após a criação de um projeto, você divide seu plano em entidades viáveis ​​chamadas Tarefas. Essas tarefas são atribuídas aos usuários em seu projeto e são realizadas dentro de um período de tempo definido. Você pode copiar uma tarefa, definir duração, prioridade, lembretes, definir freqüência recorrente etc. E, quando você completa uma tarefa, é fácil marcá-la como concluída e armazená-la nas tarefas fechadas. Depois de concluir uma tarefa, você pode editá-la. Nesse caso, você poderá fazê-lo reabrindo a tarefa novamente. Dê uma olhada rápida em como você pode trabalhar com tarefas.

 Adicione uma tarefa

  1. Clique em Projetos , selecione o projeto necessário e clique em Tarefas.
  2. Clique em Adicionar Tarefa no canto superior direito.
  3. Digite os detalhes da tarefa e clique em Salvar  para adicionar uma nova tarefa.

Ao adicionar novas tarefas, você pode agora, anexar e compartilhar screenshots de qualquer página da web ou tela relacionada à tarefa usando a opção screen-grabber. Clique   em encontrado na extremidade direita de  Soltar arquivos ou adicione anexos aqui e cole ou anexe a imagem desejada e clique em Concluído para carregar a captura de tela. Uma ferramenta de desenho embutida permite destacar o que é importante e ocultar o que você não deseja na captura de tela.

  • Na  Lista de Tarefas,  escolha uma lista de tarefas na   opção Interna se quiser exibir a tarefa apenas para os usuários do portal. No entanto, se você quiser colaborar e exibir a tarefa com usuários do cliente, deverá associar uma lista de tarefas da   opção Externa .
  • Você também pode adicionar tarefas usando o  link  Adicionar Tarefa . Além disso, você pode criar tarefas diretamente na   página inicial . Para fazer isso, clique em  Exibir mais  em  Minhas tarefas .

Nota:

  • Para definir a duração de uma tarefa em vez da Data de término , clique em Inserir duração e insira o número de dias em Duração .
  • Se a data de início da tarefa recorrente ocorrer em um feriado ou em um final de semana, o dia útil anterior será automaticamente definido como a data de início . Essa opção é ativada somente se a frequência recorrente da tarefa estiver definida como Mensal ou Anual .

 Editar ou Excluir uma tarefa

No projeto selecionado, clique em abrir a tarefa necessária em Tarefas para editar. Você pode editar a tarefa na visualização Clássica , Simples e Kanban . Você pode modificar detalhes da tarefa, como comentários de tarefas, descrição, subtarefas, horas de registro, documentos, fóruns e assim por diante. Ao editar os comentários, se você quiser anexar arquivos ou capturas de tela de qualquer página da Web, basta clicar em Capturar tela em Soltar arquivos ou adicionar anexos aqui e colar a imagem desejada e clicar em Concluído para carregar a captura de tela. É uma ferramenta de desenho embutido que permite destacar o que é importante e ocultar o que você não deseja na captura de tela.

Nota:

  • Enquanto edita, você também pode navegar para a próxima tarefa ou lista de tarefas.

Da mesma forma, você também pode excluir uma tarefa. Selecione a tarefa e clique   no canto superior direito. Isso exclui as tarefas junto com as entradas de quadro de horários associadas e desliga as dependências do conjunto (se houver).

 Mover uma tarefa

Você pode mover tarefas para outra lista de tarefas ou para outro projeto.

  1. Navegue até a tarefa que você deseja mover e clique nela.
  2. Clique no canto superior direito.
  3. Selecione uma lista de tarefas para mover a tarefa e, em seguida, clique em Mover . A tarefa é mover para a nova lista de tarefas.
  4. Clique em Mover para outro projeto e selecione um projeto. Escolha a lista de tarefas necessárias e clique em Mover . A tarefa é movida para um novo projeto.

 Tipo de visão de tarefas

O Zoho Projects suporta 3 tipos diferentes de visão de tarefas:  Classic , Plain , Kanban .

Clássico Visualização padrão para listas de tarefas e tarefas. Você pode personalizar suas colunas na exibição clássica.
Avião Esta visualização é classificada com base na data de vencimento. Ele exibe todas as tarefas e suas dependências com o nível de tarefa.
Kanban Os cartões Kanban são uma maneira fácil e dinâmica de criar e visualizar seus fluxos de trabalho. Listas de tarefas e tarefas são organizadas visualmente, portanto, cada membro da equipe conhece as tarefas e subtarefas em cada lista de tarefas.

ID da tarefa

Tarefas e problemas terão um ID exclusivo gerado automaticamente com um prefixo. IDs exclusivos são eficientes para rastrear, identificar e pesquisar tarefas. Além disso, você pode # mencioná-los em feeds, status e comentários para especificar tarefas e problemas.

  • Você pode ativar / desativar o ID da tarefa na configuração do Portal. Saber mais
  • Você pode editar o prefixo da tarefa ao editar um projeto. Saber mais

Nota:

  • Depois que uma tarefa é excluída, o número da ID da tarefa dessa tarefa também será excluído. Todos os IDs de tarefas são exclusivos, um ID de tarefa excluído não será reutilizado para tarefas subsequentes.

 Visualização personalizada de tarefas

A visualização personalizada da tarefa é uma opção para personalizar e filtrar suas tarefas com base em critérios específicos. Por exemplo, se Helen for designada para o departamento de design, ela poderá personalizar sua visualização para que ela veja todas as tarefas específicas do departamento de design.

Aqui está um resumo rápido sobre como criar uma exibição personalizada.

  1. Clique em mais vistas e selecione  Criar vista personalizada .
  2. Selecione os critérios para sua visão.
  3. Clique   para adicionar mais de um critério e clique   para excluir os critérios.

  1. Os operadores podem ser usados ​​individualmente ou em combinação para definir vários critérios. Existem dois tipos de operadores:
    • AND é usado quando é obrigatório satisfazer todos os critérios.
    • OU é usado para satisfazer uma das condições.
    • Se houver alterações no padrão de critérios, clique em  Editar Padrão  e Atualizar Alterações.
  2. Digite o nome da visualização personalizada, Descrição e selecione Acessibilidade.
  3. Clique em  Salvar .

Você pode editar ou excluir sua exibição personalizada  sempre que precisar. Basta passar o mouse sobre sua exibição personalizada para visualizar as opções Editar e Excluir. 

Salvar filtro como visualização personalizada

Os critérios de filtro podem ser salvos em uma visualização personalizada existente ou como uma nova exibição personalizada.

  1. Clique  .
  2. Escolha as opções de filtro necessárias e selecione  Localizar .
  3. Clique em  Salvar resultados para e escolha  Nova exibição personalizada .

Favorito sua opinião

As visualizações favoritas exibem a lista de todas as suas visualizações personalizadas e predefinidas favoritas. Passe o mouse sobre uma visualização personalizada ou predefinida para ativá-la e, em seguida, clique    para adicionar essa visualização aos seus favoritos. Você pode clicar   novamente para remover a exibição dos favoritos.

Nota:

  • Você pode definir um máximo de 20 critérios em uma exibição personalizada.
  • Gere relatórios baseados em visualização personalizada na seção Relatórios e gráficos .
  • Exibições personalizadas não podem ser definidas em modelos de projeto.

  Personalizar colunas de tarefas

Personalize as visualizações de tarefas ativando ou desativando colunas.

  1. Navegue até a visão de tarefa (Clássica ou Simples).
  2. Clique  para personalizar as colunas.
  3. Ative ou desative as colunas usando o seletor.

 Importar tarefas

Agora você pode importar arquivos XLS / JSON / CSV para o Zoho Projects e começar a colaborar.

  1. Selecione um projeto em Projetos  e escolha o módulo Tarefa .
  2. No modo de exibição clássico , clique   no canto superior direito e escolha Importar tarefa .
  3. Clique em Escolher arquivo e selecione o arquivo desejado para importar.
  4. Clique em Importar para importar o arquivo.
  5. Associe o arquivo importado aos campos de tarefa correspondentes e clique em Continuar. Para observar, ao importar as horas de trabalho de um usuário junto com suas respectivas informações de tarefa, certifique-se de usar as seguintes chaves durante a importação.
    Chave a ser usada durante a importação do XLS Critérios Mapeados
    horas / dia Horas de trabalho por dia
    %/dia % De trabalho por dia
    horas Total de horas de trabalho
  6. Uma mensagem de aviso sobre a aplicação de valores padrão a campos incompatíveis é exibida.
  7. Escolha a opção necessária no  Assistente Importar XLS  para agendar a importação.

Nota:

  • Todas as listas de tarefas disponíveis no arquivo importado são listadas na Exibição Clássica .
  • Se você mapear o TASK OWNER para o campo xls correspondente e continuar importando, o assistente Importar Arquivo XLS será exibido. Neste assistente, você pode optar por deixar as tarefas não atribuídas ou associar os usuários xls aos usuários do projeto.
  • O Zoho Projects suporta arquivos multi-folha para importação de tarefas. Os cabeçalhos da primeira planilha serão usados ​​para mapear os campos no Zoho Projects. Campos de texto de linha única são limitados a 255 caracteres e os valores da lista de seleção são limitados a 100 caracteres. Entradas que excedam o limite de caracteres serão truncadas e importadas.

Baixar uma amostra XLS , CSV , ou  JSON arquivo aqui.

Durante a importação, se você mapear apenas o TASK LIST ID, a lista de tarefas correspondente sozinha será importada, mesmo se houver nomes de listas de tarefas idênticos. No entanto, se você mapear o NOME DA LISTA DE TAREFAS, todas as listas de tarefas disponíveis com o nome da lista de tarefas em questão serão importadas independentemente do ID da lista de tarefas.

Exemplo:

ID TASKLIST NOME DO TASKLIST Nome do campo mapeado Lista de Tarefas Importadas
1234 Editar modelo ID da lista de tarefas Editar Modelo -1234
5678 Editar modelo Nome da lista de tarefas Editar modelo-1234 e editar modelo-5678

 Ordenar tarefas

As tarefas de classificação ajudam você a se concentrar em informações específicas para qualquer coluna desejada no gerenciamento de projetos. No modo de exibição clássico, você pode classificar tarefas. Clique em   e selecione os critérios de coluna desejados para classificar as tarefas com base em sua  Prioridade, Data de Início, Data de Término, Criado por  e  % de Concluído.

Nota:

  • Selecione a lista de tarefas necessárias e clique em Reordenar na parte inferior. Em seguida, clique no canto superior direito. Agora, classifique as tarefas com base nas colunas e clique em Salvar pedido para manter as alterações mesmo depois de atualizar a página.
  • Você pode classificar apenas tarefas pai / principais.

Visualizar detalhes da tarefa

  1. Clique em Projetos na barra de navegação superior.
  2. Selecione seu projeto na lista.
  3. Clique  em Tarefas no painel esquerdo.
  4. Clique em uma tarefa para a qual você gostaria de ver os detalhes.
  5. Crie uma reunião on-line para sua tarefa, se necessário. Clique aqui para saber mais sobre nossa integração de reuniões.
  6. Clique no ícone de cruz   para fechar a visualização de detalhes.
  • Você poderá modificar os valores dos campos diretamente da visualização de detalhes.
  • Passe o mouse sobre um campo para atualizar seu valor.
  • Você também pode definir dependência entre tarefas. Selecione a guia Dependência na bandeja inferior e clique na barra de Gantt para vincular tarefas entre projetos iguais ou diferentes. Saiba mais sobre como definir dependência entre tarefas.