Exportar contas de usuário / contas de e-mail de backup

Exportação de e-mail

Os Superadministradores ou Administradores podem exportar as contas de email de seus usuários da Organização para políticas de backup ou para fazer backup de uma conta antes que um funcionário saia da organização. Em certos casos, se o armazenamento da conta de e-mail for utilizado, os administradores poderão fazer backup de e-mails dessa conta com base em um período de tempo específico antes de excluir os e-mails mais antigos para liberar espaço nessa conta.

A exportação da conta de e-mail pode ser feita para contas inteiras ou com base em um período de tempo específico. Os e-mails exportados estarão disponíveis em formato ZIP no Painel de Controle por um período de 30 dias a partir do dia da exportação.

Exportar contas de e-mail inteiras – administradores:

A conta inteira é geralmente exportada quando um funcionário deixa a organização e o administrador precisa fazer o backup da conta antes de excluir a conta ou limpar os emails. Este backup exporta e fornece os emails em formato EML compactados em arquivos ZIP. Os arquivos ZIP têm a estrutura de pastas exata que estava disponível na conta do usuário.

A exportação exportará apenas os emails disponíveis nessa conta nesse momento. Os emails em Spam / Lixeira não serão incluídos no backup.

Certifique-se de baixar os arquivos ZIP no Painel de controle, antes de excluir a conta. Depois que a conta for excluída, os arquivos ZIP exportados dessa conta também serão apagados e não estarão disponíveis para download.

  1. Faça o login no Painel de Controle  como Super Admin / Administrador.
  2. Selecione Exportar Contas de Correio em Administração de E-mail.
  3. Selecione Conta inteira para exportar a conta inteira.
  4. Comece a digitar o endereço de e-mail para pesquisar e selecionar a conta para a qual deseja agendar o backup.
  5. Você também pode selecionar várias contas para agendar o backup de várias contas.
  6. Clique em Iniciar exportação , para agendar a exportação de email para as contas selecionadas.
  7. Depois de clicar em  Iniciar exportação, você verá um popup onde você pode criar uma senha para os arquivos exportados.
  8. Essa é uma etapa opcional e você pode deixar a  opção Criptografar com senha  desmarcada se não quiser proteger seus arquivos com senha.
  9. Marque a   caixa de seleção Criptografar com senha se quiser criar uma senha para seus arquivos exportados.
  10. Digite a senha que você deseja definir para os arquivos e clique em  Exportar arquivo.
  11. Quando o processo de exportação estiver concluído, você verá um link de download no Status.
  12. Clique no link de download para visualizar a lista de arquivos Zip disponíveis para download para cada conta.
  13. Uma notificação por e-mail também será enviada ao administrador e ao usuário, com os links para baixar os arquivos disponíveis.
  14. Os arquivos zip exportados estarão disponíveis somente por 30 dias a partir da data de exportação.

Período específico – Exportação baseada em data:

O administrador pode fazer backups específicos de períodos das contas de email, conforme o requisito das políticas da organização. Para qualquer conta, o administrador pode criar backup entre as datas selecionadas, selecionando a conta e as datas da seção.

  1. Faça o login no Painel de Controle  como Super Admin / Administrador.
  2. Selecione Exportar Contas de Correio sob Administração de E-mail
  3. Para exportar e-mails com base em um período específico, selecione a data e a data , com base no período para o qual você deseja exportar os e-mails.
  4. Comece a digitar o endereço de e-mail para pesquisar e selecionar a conta para a qual deseja agendar o backup.
  5. Você também pode selecionar várias contas para agendar o backup de várias contas.
  6. Clique em Iniciar exportação , para agendar a exportação de email para as contas selecionadas.
  7. Depois de clicar em Iniciar exportação ,  você verá um pop-up onde você pode criar uma senha para os arquivos exportados.
  8. Essa é uma etapa opcional e você pode deixar a  opção Criptografar com senha  desmarcada se não quiser proteger seus arquivos com senha.
  9. Marque a   caixa de seleção Criptografar com senha se quiser criar uma senha para seus arquivos exportados.
  10. Digite a senha que você deseja definir para os arquivos e clique em  Exportar arquivo.
  11. Quando o processo de exportação estiver concluído, você verá um link de download no Status.
  12. Clique no link de download para visualizar a lista de arquivos Zip disponíveis para download para cada conta.
  13. Uma notificação por e-mail também será enviada ao administrador e ao usuário, com os links para baixar os arquivos disponíveis.
  14. Os arquivos exportados estarão disponíveis somente por 30 dias a partir da data de exportação.

Exportação específica da pasta – Backup do usuário:

Os usuários podem efetuar login em suas próprias contas para exportar e-mails em uma pasta específica ou em um conjunto de pastas. As opções para Exportar os e-mails em sua conta estão disponíveis na seção  Importar / Exportar  nas Configurações. No entanto, o administrador pode restringir a exportação de emails usando a seção Restrições de acesso da Diretiva de  email .

Backup via Email Forwarding

Você pode usar Encaminhamento de email de entrada e Encaminhamento de email de saída para salvar uma cópia do email que chega à conta e os emails enviados da conta. Você precisa criar duas contas de usuário em sua organização exclusivamente para essa finalidade. Ex: backup.in@yourdomain.com e backup.out@yourdomain.com.

Você pode encaminhar todos os emails recebidos para a conta backup.in, configurando o Email Forwarding no Painel de Controle.

O encaminhamento de saída baseia-se principalmente na política de envio de saída. Você pode criar uma política de envio de saída e configurar backup.out@yourdomain.com como a conta a ser usada para manter uma cópia dos emails de saída. Então você precisa aplicar a política aos usuários, para quem você deseja ter um backup dos e-mails enviados. Consulte aqui para obter informações detalhadas sobre a Política de Correio.

Quando você configura várias contas para serem encaminhadas para as contas individuais, verifique se as contas de ‘Backup’ têm armazenamento suficiente para lidar com o volume de e-mails.