Controle de Spam Organizacional

Verificação de SPF:

SPF ou Sender Policy Framework são os registros DNS que definem os servidores de e-mail com permissão para enviar e-mails com base no domínio específico. Para emails recebidos, a validação do SPF é baseada no Registro SPF publicado do domínio de envio e no IP do qual os emails são recebidos. Em caso de conflito, a validação do SPF retorna falha ou falha temporária dos emails. O administrador pode escolher entre ‘ Rejeitar temporário ‘ ou ‘ Rejeitar ‘ ou ‘ Permitir (processar mais)’ ou ‘ Mover os emails para a Quarentena’  para os casos de falha e falha de SPF.

O SPF Soft Fail e Fail são baseados no conjunto de Registros SPF do domínio para o domínio.

• Rejeição Permanente : Para recuperar diretamente os e-mails, se o SPF falhar, o soft falhará com base na opção escolhida.
• Rejeição temporária: para rejeitar temporariamente os emails com erros 4xx. As novas tentativas serão verificadas para SPF novamente e serão aceitas se o remetente tiver corrigido ou atualizado os registros SPF.
• Permitir:  mover o email para processamento de spam adicional, sem rejeitar o email.
• Quarentena:  Para mover o email para a Quarentena de Spam, para revisão pelo administrador.

Verificação DKIM:

Quando um email de entrada tem uma assinatura DKIM no cabeçalho, a validação do DKIM acontece para o email. Caso o DKIM não seja considerado válido, o administrador poderá escolher uma das ações abaixo para tais emails.

• Rejeição permanente:  para recuperar diretamente os emails, se a validação de DKIM para o email falhar.
• Rejeição Temporária:  Para adiar temporariamente os emails.
• Permitir:  mover o email para processamento de spam adicional, sem rejeitar o email.
• Quarentena:  Para mover o email para a Quarentena de Spam, para revisão pelo administrador.

Lista negra Zoho (DNSBL)

O Zoho mantém uma lista negra consolidada com base na marcação de spam do usuário, nos padrões de abuso e em certas listas negras de terceiros assinadas por nós. Semelhante ao SPF e ao DKIM, o administrador da organização pode adicionar regras para controlar a execução da Zoho Blacklist. O administrador pode controlar a entrega de emails com base nos requisitos de sua organização.

• Rejeição Permanente : Para recuperar diretamente os e-mails, se o domínio de envio / endereço de e-mail ou endereço IP estiver presente na Lista Negra Zoho.
• Rejeição Temporária:  Para adiar temporariamente os emails, se o domínio de envio / endereço de email ou endereço IP estiver presente na Lista Negra Zoho
• Permitir:  mover o email para processamento de spam adicional, sem rejeitar o email.
• Quarentena:  Para mover o email para a Quarentena de Spam, para revisão pelo administrador.

Verificação DMARC:

A política DMARC é um protocolo de autenticação de e-mail desenvolvido nos protocolos SPF e DKIM amplamente implementados. Se houver uma falha de autenticação e a  política DMARC estiver definida para quarentena, o administrador do domínio do destinatário poderá escolher uma das ações abaixo para executar nos emails.

• Permitir : mover o email para processamento de spam adicional, sem rejeitar o email.
• Mover para Spam : Para marcar o email como Spam, sem qualquer verificação adicional.
• Mover para quarentena : para mover o email para a Quarentena de Spam, para revisão pelo administrador.

Mensagens de quarentena

A Quarentena é a seção na qual os e-mails, que podem ser considerados como Spam devido a falha de validação SPF / DKIM ou baseados em Organização ou Zoho Blacklist, podem ser movidos opcionalmente para revisão pelo administrador com base no Antispam.

A partir da quarentena, o administrador pode selecionar vários e-mails e clicar em Entregar para entregar os e-mails à Caixa de entrada dos usuários. Da mesma forma, para rejeitar os emails, o administrador precisa selecionar os emails para rejeitar e selecionar excluir. O administrador pode clicar no email para visualizar os cabeçalhos das mensagens do email.

Você também pode pesquisar por e-mails específicos em quarentena com base nos critérios disponíveis. A pesquisa pode ser realizada com base em critérios como Assunto , Remetente , Para ou Cc , Conteúdo do E-mail , Nome do Anexo , Conteúdo do Anexo ou Data . Por padrão, toda a mensagem será pesquisada.

Um e-mail de notificação pode ser enviado ao destinatário do e-mail em quarentena e a um administrador selecionado sempre que um e-mail for colocado em quarentena. A partir da quarentena, o administrador pode selecionar vários e-mails e clicar em Entregar para entregar os e-mails à Caixa de entrada dos usuários. Da mesma forma, para rejeitar os emails, o administrador precisa selecionar os emails para rejeitar e selecionar excluir.

Notificações de quarentena:

Quando um email é colocado em quarentena devido à falha de qualquer uma das verificações de spam, um email de notificação será acionado. Este e-mail será enviado ao destinatário para quem o e-mail em quarentena é enviado e uma cópia será enviada para um dos administradores selecionados.

Da mesma forma, quando um email enviado a um grupo é colocado em quarentena, o email de notificação será enviado ao moderador do grupo. Se o grupo não tiver um moderador, ele será enviado para o administrador da organização.

O e-mail de notificação conterá detalhes como o remetente do e-mail em quarentena, o assunto do e-mail, a data e a hora em que o e-mail foi enviado e o motivo pelo qual ele foi colocado em quarentena.

Na  seção Notificação de quarentena  , você pode escolher se deseja ser notificado por e-mail ou não, os membros que precisam ser notificados e com que frequência a notificação pode ser enviada.

Você também pode definir a frequência na qual a verificação de e-mails de quarentena precisa ser realizada na lista suspensa.

Notificação por e-mail –  Você pode escolher se deseja ser notificado por e-mail aqui.

Verificar novos e-mails em quarentena, uma vez em –  Selecione com que frequência você deseja receber notificações sobre os e-mails em quarentena.

Endereço de e-mail de notificação –  Selecione o endereço de e-mail para o qual a notificação deve ser enviada da lista de endereços de e-mail Admin / Super Admin.

E-mail / domínios da lista de permissões:

Whitelists podem ser definidos comumente para toda a organização. Os administradores podem definir domínios inteiros ou endereços de e-mail específicos como um domínio / endereço de e-mail da Lista de permissões para garantir que os e-mails do domínio não sejam marcados como spam. No entanto, no caso de haver uma falha no SPF e não houver nenhuma ação definida para falha do SPF, o domínio / email da lista de desbloqueio não será marcado como ” Não é Spam “. Em caso de falha do SPF, o e-mail pode ser um possível e-mail falsificado e, portanto, o endereço de e-mail / domínio adicionado à lista de desbloqueio não será efetivo nesse caso.

A  lista Domínios confiáveis na seção Lista de permissões refere-se aos domínios que não precisam passar por nenhum processamento de spam. Você pode adicionar domínios para os quais você não deseja que nenhum processamento de spam aconteça nesta seção. Os e-mails desses domínios serão entregues diretamente na sua caixa de correio. Se um domínio que você adicionou na lista Domínios confiáveis ​​enviar um email falsificado, ele também será entregue na respectiva caixa de correio.

Isso é particularmente útil quando você sabe que o domínio de envio tem configurações de SPF / DKIM incorretas e deseja permitir apenas esses domínios das políticas rigorosas de SPF / DKIM para o controle de spam.

E-mail / domínios da lista negra:

As listas negras também podem ser definidas comumente para toda a organização. Os administradores podem marcar domínios inteiros, TLDs ou endereços de e-mail específicos como domínio de lista negra / endereço de e-mail de lista negra. Nesses casos, mesmo que o domínio passe no teste de SPF, o e-mail desse domínio será marcado como Spam.

O administrador pode controlar a entrega de emails com base nos requisitos de sua organização.

• Permitir e-mail:  para permitir que o e-mail alcance a conta do destinatário.
• Rejeitar : para recuperar diretamente os e-mails, se o domínio de envio / endereço de e-mail estiver presente na lista negra definida pelo administrador.
• Quarentena:  Para mover o email para a Quarentena de Spam, para revisão pelo administrador.

Configurações de controle de spam:

No painel de controle da sua organização, você pode personalizar as configurações avançadas em relação à política de spam da sua organização. Isso inclui opções para alertar o usuário com base no remetente do e-mail, realizar verificação de spam nos e-mails após a entrega de e-mails, verificação de spam com base no conteúdo de e-mail e nas tags HTML presentes no e-mail.

Para personalizar as configurações de controle de spam da sua organização, faça o login no Zoho Mail Control Panel , vá para a seção Spam Control e navegue até a guia Configurações .

Alertas Baseados em Remetente:

Com base na fonte do email, você pode escolher se deseja alertar o destinatário do email. Você pode definir a opção com base na autenticação do email, se o remetente é um contato ou se o remetente é da sua organização.

Não autenticado – o usuário será alertado por e-mails que não tenham passado pela verificação SPF ou DKIM.

E-mails externos – o usuário será alertado sobre e-mails enviados por membros que não fazem parte de sua organização.

E-mails sem contato – O usuário será alertado se o remetente do e-mail não fizer parte de seu catálogo de endereços.

Verificações de spam pós-entrega:

Depois que o e-mail tiver sido entregue à respectiva caixa de correio, as verificações de spam em segundo plano ainda serão realizadas no e-mail para validá-lo. Durante essas verificações em segundo plano, se o IP estiver na lista negra ou se um vírus for detectado no email, ele será movido para spam. Isso pode ser desativado ou ativado para todos os e-mails ou apenas para e-mails não lidos. Se você não quiser que as verificações de spam pós-entrega sejam conduzidas nos e-mails que leu, defina a opção como “Somente e-mails não lidos”.

Configurações de spam baseadas em conteúdo:

Você pode configurá-lo de modo que e-mails com conteúdo específico sejam marcados como spam. E-mails contendo macros, bugs da Web, códigos Javascript ou e-mails em massa podem ser processados ​​por filtros de spam com base no conteúdo.

Tags HTML:

A verificação de spam baseada em tags HTML é verificar se há e-mails com tags específicas no conteúdo do e-mail. Você pode escolher entre as tags Frame, Object, Embed e Form. Os e-mails com as tags selecionadas serão classificados como spam.