Enviar e-mails

Uma das funções mais básicas de um serviço de email é o envio de emails. O Zoho Mail fornece editores de formato rich text para enviar e-mails formatados corretamente. Os destinatários do email podem ser escolhidos dos contatos.

O Zoho Mail é construído explicitamente para as empresas, portanto, ajuda no envio de e-mails comerciais e correspondências normais. No entanto, de acordo com a política, o Zoho Mail não pode ser usado para enviar e-mails em massa ou e-mails de marketing para remetentes desconhecidos.

Editor / Editor de E-mail

Clique no  botão New Mail no painel esquerdo, para abrir o compositor do Zoho Mail, com as opções de Formatação de Rich Text. O compositor abre em uma aba. Você pode escolher o editor in-line ou a nova opção de janela para responder / encaminhar e-mails das configurações. As configurações padrão para o Compose podem ser personalizadas nas Configurações de composição.

O compositor inclui o seguinte:

• De:  O endereço De pode ser selecionado na lista suspensa que contém o endereço de e-mail principal de sua conta, seus aliases de e-mail e os endereços de e-mail externos configurados. O nome de exibição correspondente também será exibido ao lado do endereço de e-mail selecionado. Consulte aqui as instruções para configurar o endereço de email externo como um endereço De.
• Para:  Especifique os destinatários diretos do email aqui. Os endereços de e-mail da organização estarão disponíveis no preenchimento automático. Clique no Rótulo Para, para abrir o catálogo de endereços e escolha um endereço de e-mail no catálogo de endereços.
• Cc (Cópia Carbono): Especifique os destinatários para quem o e-mail deve ser copiado. Quando você adiciona um endereço de e-mail no Cc, outros destinatários poderão visualizar os endereços.
• Bcc: (Blind Carbon Copy): Especifique os destinatários para quem o email deve ser copiado, sem expor os endereços de email a outras pessoas. Os outros destinatários não saberão sobre os endereços de e-mail no Bcc.
• Assunto: Título ou um breve resumo do conteúdo do email

Mail Content – Richly Formatted Mail

O Zoho Mail fornece um editor WYSIWYG (que você vê é o que você obtém), que fornece opções para enviar um e-mail ricamente formatado com imagens, tabelas, hiperlinks e até smileys. As opções de formatação permitem personalizar o layout e seu email. O corretor ortográfico integrado ajuda você a executar a verificação ortográfica em seus e-mails enviados em vários idiomas. Você pode escolher a codificação para o email de saída. É recomendável usar o UTF-8 para emails de saída, pois ele é capaz de codificar todos os caracteres no Unicode.

• Negrito
• Itálico
• Sublinhado
• Atacar
• Opções de face de fonte
• Opções de tamanho de fonte
• Opções de cor da fonte
• Cor de fundo para texto (destaque de texto)
• Opções de Alinhamento
• Opções de lista
• Recuo para texto e listas
• Espaçamento entre linhas
• Sobrescrito
• Subscrito
• Direção do texto
• Citar
• Remover formatação
• Pintor de formato

Além das opções de formatação disponíveis, você também pode inserir o seguinte em seus emails:

• Hiperlinks – Direciona uma parte selecionada do texto para o URL ou endereço de e-mail vinculado.
• Imagens – Insere imagens do armazenamento em disco ou diretamente da web.
• HTML – Fornece opções para inserir conteúdo no formato HTML, que será refletido na janela de composição.
• Tabelas – Insere tabelas de acordo com as personalizações fornecidas.
• Separadores Horizontais – Insere uma linha horizontal entre o texto.
• Smiley – Insere os smileys selecionados na lista de opções.

Correção ortográfica e linguagem do compositor

O Zoho Mail possui um verificador ortográfico embutido para corrigir seus erros de ortografia em qualquer lugar. Depois de compor seu email, clique no  ícone Verificar ortografia . As palavras com erros ortográficos no conteúdo do seu email serão destacadas. Clique nas palavras destacadas para ver uma lista de possíveis palavras com a ortografia mais próxima. Você também pode adicionar uma palavra ao seu dicionário personalizado para que ele não seja sinalizado na próxima vez que você corrigir a ortografia de um email.

Se você clicar na lista suspensa ao lado do ícone Verificação ortográfica, será exibida uma lista de idiomas que você pode escolher. Isso significa principalmente o idioma em relação ao qual seu conteúdo de email será verificado para validação durante uma verificação ortográfica. Ele não se refere ao idioma em que você pode compor o e-mail. Por exemplo, se você escolheu inglês (EUA) na lista de idiomas do compositor, o conteúdo do e-mail será verificado com um dicionário de inglês americano e sugestões de ortografia relevantes serão exibidas. forneceu.

O idioma em que o seu e-mail é composto depende do teclado que você usa e não das configurações do Zoho Mail.

Correio de texto simples

Um e-mail de texto simples é aquele que contém apenas o conteúdo do e-mail, sem qualquer formatação, como Negrito, Itálico, etc. Você pode escolher a opção Texto sem formatação para enviar um e-mail sem qualquer formatação. Clique no menu suspenso no canto direito do compositor e escolha o  modo Texto simples.

O sistema solicitará confirmação para converter Rich Text em texto sem formatação. Ao confirmar, a barra de ferramentas de formatação será ocultada e você verá apenas o ícone de verificação ortográfica. Qualquer formatação feita no conteúdo será perdida. A mensagem será enviada como uma mensagem de texto simples. Quando você seleciona Texto Simples para redigir mensagens, todas as imagens inseridas e toda a formatação feita nas assinaturas também serão removidas ao enviar mensagens.

Para voltar ao modo Rich Text, clique na mesma lista suspensa e escolha o modo Rich Text . Agora você poderá formatar o texto que inseriu, inserir tabelas etc. Mesmo que você reverta para o modo Rich Text, a formatação anterior não será restaurada.

Compor Opções

Ao compor um email, você também pode definir certas preferências na janela de composição antes de enviar o email. Você pode definir a prioridade para o email, inserir uma assinatura / modelo, alterar o formato de codificação e solicitar recibos de leitura do destinatário.

Prioridade

You can set the email priority to High/Medium/Low. This will help the recipient classify those emails that need to be attended to immediately, and prioritize them accordingly. In the Compose window, click the Options icon on the top of the window and choose the required priority from the listing.

The  icon denotes High priority and the  icon denotes Low priority.

Emails with Medium priority are not indicated with any icon.

Insert Template/Signature

Você pode ter alguns modelos salvos que podem ser necessários de tempos em tempos. Você pode inserir esses modelos ou uma de suas assinaturas diretamente na janela de composição. Clique no  ícone Opções  na parte superior da janela de composição. Os modelos / assinaturas que você adicionou à sua conta serão listados. Escolha a opção desejada e ela será adicionada ao e-mail que você está escrevendo.

Codificação

Se você quiser que um e-mail específico seja enviado com uma codificação diferente, poderá escolher a opção desejada no  menu Opções  . Isso será aplicado apenas ao email atual. O formato de codificação selecionado nas Configurações só será aplicado aos outros e-mails. Para saber mais sobre as opções de codificação, clique aqui .

Pedir recibo

Quando você envia determinados e-mails, talvez seja necessário um reconhecimento para saber se o destinatário leu o e-mail. Nesses casos, você pode usar o  recurso Solicitar Recibo . No  menu Opções  , selecione  Solicitar recibo.

Com base nas configurações de confirmação de leitura do destinatário, você será notificado se o email foi lido ou não.

Se o destinatário enviar uma confirmação de leitura, uma nova conversa será criada no email relevante. Clique no  ícone Visualizar toda a conversa  para ver a hora em que seu email foi lido.

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Você pode escolher o comportamento padrão do email que solicita um ‘Recibo de leitura’ seguindo as etapas abaixo.

1. Entrar no Zoho Mail
2. Clique no  ícone Configurações  .
3. Vá para  Opções de exibição de email.
4. Localize o  Recibo de Leitura.
   • Selecione  Sempre enviar  para sempre enviar uma confirmação de confirmação de leitura ao remetente.
   • Selecione  Nunca enviar  para nunca enviar uma confirmação de recebimento de leitura ao remetente.
   • Selecione  Solicitar uma  confirmação antes de enviar uma confirmação de recebimento de leitura ao remetente.

​Editar como novo

Em determinadas circunstâncias, talvez você queira enviar um e-mail para dois ou mais clientes, mas com algumas alterações no conteúdo do e-mail. Nesses casos, você pode usar o Edit como novoopção. Abra o e-mail que você deseja enviar para um novo destinatário com edições, clique no  ícone Mais  e selecione  Editar como novo  na listagem. O mesmo email será aberto na janela do compositor de email. Agora você pode fazer as edições essenciais e enviar o email.

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Preenchimento automático / Catálogo de endereços no Compose

Contatos de preenchimento automático

Quando você redige um email, se você começar a digitar o nome do destinatário / endereço de email nos   campos Para / Cc / Bcc , todos os contatos correspondentes (Contatos de e-mail e Contatos CRM) serão listados na lista suspensa Preenchimento automático. Você pode escolher os contatos correspondentes da lista. Os endereços de e-mail de seus contatos dos contatos de pessoal / grupo e organização serão listados nesta lista suspensa do Preenchimento automático. Os contatos do CRM no menu suspenso de preenchimento automático são indicados com o ícone do CRM   ao lado deles.

Da mesma forma, se você começar a digitar qualquer  nome de categoria específico  , poderá selecionar entre as categorias correspondentes listadas na lista suspensa do Preenchimento automático. Todos os contatos associados a essa categoria serão adicionados automaticamente como destinatários.

Livro de endereços

Adicionando destinatário no Compose

Além disso, para exibir e selecionar os contatos do Catálogo de endereços, clique nos links Para / Cc / Bcc nos respectivos campos. O ‘Livro de Endereços’ aparece com seus detalhes de contato. Você pode selecionar diretamente dos contatos listados ou usar a opção “Pesquisar contato” para pesquisar e selecionar os destinatários correspondentes no catálogo de endereços. Clique nos contatos relevantes para adicioná-los como destinatários.

Usando o menu suspenso no canto superior esquerdo do “Bloco de Endereços”, você pode optar por exibir ” Todos os Contatos ” ou os contatos associados a qualquer  categoria de Contatos Pessoais  ou  Organizacionais  . Você pode selecionar os contatos desejados na lista escolhida ou usar a caixa de seleção ” Selecionar tudo ” para adicionar todos os contatos dessa categoria como destinatários.

Os contatos selecionados serão exibidos abaixo do catálogo de endereços. Você pode removê-los daqui, se necessário. Por fim, selecione a  opção Inserir  para inserir os contatos selecionados no   campo correspondente .

Sugestões de contato

As sugestões de contato são solicitadas quando o mesmo conjunto de destinatários é repetido em vários emails. Se você adicionar mais de dois destinatários no campo ‘Para’ de um email de saída, na próxima vez que você redigir um email com dois desses contatos, será exibida uma barra de sugestões de contato. Esta barra lista os contatos que muitas vezes são enviados por e-mail ao lado dos contatos inseridos. Você pode clicar nos contatos individuais para adicioná-los como destinatários ou clicar na opção Adicionar tudo para incluir todas as sugestões como destinatários.

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Você também pode visualizar seus contatos do CRM no catálogo de endereços e adicioná-los como destinatários. Clique no menu suspenso ” Todos os Contatos ” e role até o final. Clique na opção CRM . Você pode procurar seus contatos do CRM aqui.

Criando Categoria

Você pode criar categorias de contato diretamente no catálogo de endereços. Dessa forma, você pode adicionar facilmente um grupo de contatos como destinatários.

1. Abra o catálogo de endereços da janela Compor.
2. Selecione um mínimo de 4 contatos da sua listagem.
3. Clique no Criar categoria opção que aparece abaixo da lista selecionada.
   
4. Digite o nome desejado para a categoria e clique no sinal de visto ao lado dela.

Uma categoria de contato com os detalhes inseridos agora é criada.

@mention Contatos

Quando você redige um e-mail, direcione @mention diretamente os usuários no conteúdo do e-mail para adicioná-los automaticamente à lista de destinatários. Você pode escrever um novo e-mail ou @mention os usuários nas respostas ou encaminhar para adicioná-los automaticamente à lista de destinatários.