Importando dados

Os dados podem ser coletados por meio de várias fontes, como a aquisição de um banco de dados de registros, coleta de feiras e campanhas etc. A importação de registros de fontes externas para o Zoho CRM é uma das atividades mais importantes de criação de leads em qualquer empresa. Por esse motivo, a importação deve ser fácil e deve ajudá-lo a manter dados limpos sem duplicatas.

O Zoho CRM oferece duas opções:

Importando dados para módulos individuais no Zoho CRM : Arquivos individuais podem ser importados, um de cada vez, para um módulo específico.

Migrando dados de outras contas para o Zoho CRM : O assistente de migração pode ser usado ao migrar de outro CRM e transferir uma enorme quantidade de dados para o Zoho CRM. Consulte também Migrar dados

Disponibilidade

 Permissão necessária do perfil : os usuários com as permissões Importar no perfil podem acessar esse recurso.

Características Livre Padrão Profissional Empreendimento
Dados de importação  1000 / lote 10000 / lote 20000 / lote 30000 / lote

Lista de verificação de importação

Antes de importar os dados, por favor, leia a seguinte lista de verificação:

  1. Permissão
    Verifique se você tem acesso e privilégio para importar dados. Se você não tiver o privilégio, o link Importar ficará oculto na interface do usuário.
  2. Formato de arquivo
    Os formatos suportados são o Excel (XLS, XLSX), o Valor Separado por Vírgula (CSV) e o Cartão de Visita ou o FormatovCard (VCF) . Todos os anexos de arquivos devem ser separados dos dados. 
    Erros inesperados podem ocorrer se os arquivos XLS / XLSX contiverem quaisquer controles especiais, como filtros de combinação ou imagens incorporadas a ele.
  3. Caracteres não permitidos
    Todos os dados para o arquivo a ser importado não devem conter os seguintes caracteres:

    • Aspas duplas (“) – use apenas como um delimitador de campo
    • Vertical bar (|)
    • Colchetes angulares (<>)
  4. Campos obrigatórios
    Os campos obrigatórios (obrigatórios) devem conter um valor. Certifique-se de não deixar os campos obrigatórios em branco, no arquivo de importação. Por exemplo, quando você está importando informações da conta, cada registro de conta deve incluir um nome de conta . Por favor, note que você não pode prosseguir para a próxima etapa sem mapear os campos obrigatórios.
  5. Dados da caixa de
    seleção Verifique se os dados que você planeja importar dos campos Boolean ou caixa de seleção contêm valores que serão convertidos corretamente durante o processo de importação. 
    Os dados importados dos campos Boolean e check box são convertidos da seguinte forma:

    • Se a caixa de seleção estiver marcada – Verdadeiro ou 1
    • Se a caixa de seleção não estiver marcada – False ou 0
  6. Lista suspensa
    Todos os valores de dados exibidos nas listas suspensas devem existir nos campos Zoho CRM correspondentes. 
    Por exemplo, se você planeja importar informações de conta que contenham um valor para a lista suspensa de tipo de setor, antes de importar as informações da conta, verifique se todos os valores do setor no arquivo de origem já aparecem na lista suspensa. Se os valores não existirem, você deve alterar os valores no arquivo de origem para corresponder aos valores existentes no Zoho CRM ou fazer com que o administrador adicione os novos valores. 
    Se os valores não forem adicionados na lista suspensa, os dados ainda poderão ser importados. Após a importação, caso você altere o valor para o campo, não será possível alterá-lo de volta para o antigo, pois ele não estará disponível na lista.
  7. Nomes de campo
    Certifique-se de que a primeira linha de dados (registros) no arquivo de origem contenha os títulos das colunas ou nomes de campos, em vez dos valores de dados reais. Esses valores de nome de campo de título ajudam a identificar os dados quando você mapeia os novos dados para os campos existentes no Zoho CRM.
  8. Linhas em branco no arquivo de importação
    Mais de 10 linhas em branco no arquivo podem indicar o final do arquivo. Dados após as linhas em branco serão ignorados durante a importação. Certifique-se de não deixar linhas em branco no meio.
  9. Tamanho do arquivo
    Verifique se o tamanho do arquivo não excede o limite: 
    arquivos CSV – Enterprise –  25 MB , Professional e Standard – 10 MB , Free – 5 MB . 
    Arquivos VCF – 5 MB para todas as edições.

Os módulos, juntamente com os campos obrigatórios definidos por Zoho, são mencionados na tabela abaixo. Por favor, certifique-se de mapear esses campos quando você importa. Há talvez outros campos obrigatórios também em cada módulo, mas você sempre pode personalizar e marcar os campos como não obrigatórios, se necessário.

Módulos Campos obrigatórios Módulos Campos obrigatórios
Conduz
  • Último nome
Casos
  • Origem do caso
  • Sujeito
  • Status
Contas
  • Nome da conta
Soluções
  • Título da Solução
Contatos
  • Último nome
Livros de preços
  • Nome do Livro de Preços
Ofertas
  • Nome da oferta
  • Etapa
  • Data de Fechamento
Produtos
  • Nome do Produto
Campanhas
  • Nome da campanha
Vendedores
  • Nome do vendedor

Nota

  • Usando o recurso Importar, você não pode importar atividades, relatórios, faturas, cotações, pedidos, previsões, pedidos de vendas e modelos para o Zoho CRM.
  • No entanto, você pode importar eventos no formato ICS do Calendário.

Limites de importação

Se o arquivo de importação estiver no formato XLS, XLSX ou VCF, você poderá importar no máximo 5000 registros / lote. Registros com mais de 5000 podem ser importados no formato CSV. Verifique a tabela de disponibilidade de recursos para os limites de importação .

Nota

  • Os formatos suportados são Excel (XLS, XLSX), Valor Separado por Vírgula (CSV) e Cartão de Visita ou FormatovCard (VCF) .
  • Se seus registros excederem os limites especificados mencionados acima, você poderá dividir os registros em dois ou mais arquivos e importá-los.

Importar dados para um módulo

Importe todos os registros pertencentes a (atribuídos a) os usuários em sua organização, incluindo os registros de sua propriedade.

Para importar dados

  1. Clique na guia [Module] . 
    Módulo refere-se às guias como Leads, Contatos, Contas, etc.
  2. Na home page [Module] , clique em Import [Records] .
  3. Clique em Navegar ou Arrastar e soltar, para carregar um arquivo. 
    A codificação de caracteres será detectada automaticamente.
  4. Altere a codificação de caracteres na lista suspensa, se necessário, e clique em Avançar .
  5. Selecione o Layout para o qual você deseja importar os registros. Veja também Layouts de Página
    Se você não tiver criado um layout, os registros serão importados para o layout padrão e a opção para escolher o layout não estará disponível.
  6. Selecione uma das seguintes opções.
    • Add as new [Records] – Choose this option to import all the records in the import file to Zoho CRM.
      Select RecordID or Email/RecordName from the drop-down list. You have this additional option to skip records from the file that match the existing records in Zoho CRM. This is to avoid duplication of data. These can be filtered based on record’s ID, name or email address, as per the module.
    • Atualizar apenas [registros] existentes – escolha esta opção para fazer alterações apenas nos registros existentes. 
      Selecione ID de registro ou Nome de registro / e- mail na lista suspensa para localizar registros existentes que correspondam aos do arquivo de importação. Essa opção ajuda a filtrar os registros existentes que precisam ser atualizados. Além disso, você pode optar por ignorar a atualização de valores vazios nos registros. Por exemplo: digamos que seu registro de CRM tenha um valor, Hospitalidade, para o campo Indústria e o arquivo de importação não tenha nenhum valor para o mesmo campo. Quando você importa os dados do arquivo e escolhe a opção Ignorar atualização de valores vazios,então o valor vazio não será sobrescrito e o valor do campo Indústria será deixado inalterado. Isso evitará a chance de perda de dados.
    • Ambos – Escolha esta opção para adicionar novo registro, bem como atualizar as alterações nos registros existentes. 
      Selecione ID de registro ou Nome de registro / e- mail na lista suspensa para localizar registros existentes que correspondam aos do arquivo de importação. Você tem essa opção para filtrar os registros existentes que precisam ser atualizados. Você também pode optar por ignorar a atualização de valores vazios do seu arquivo de importação para os registros no Zoho CRM.
  7. Clique em Next .
  8. Mapeie campos do arquivo de importação para aqueles no Zoho CRM. 

    Os dados das três primeiras colunas no arquivo de importação estarão disponíveis. Com base nesses dados, os formatos de determinado campo serão adicionados. Este formato pode ser editado, se necessário.

    • Clique em Criar novos campos , se você precisar de campos personalizados que ainda não estejam disponíveis na sua conta do CRM.
    • Clique mapeada e Unmapped para ver as colunas que são mapeados e não mapeados, respectivamente, com os campos no Zoho CRM.
    • Clique no link Redefinir mapeamento de campo para iniciar o mapeamento do zero. 
      Todo o mapeamento que você fez até agora será removido e você poderá fazê-lo novamente.
    • Clique no link Aplicar Mapeamento Automático para permitir que o CRM mapeie as colunas de importação com campos correspondentes. 
      O sistema identificará colunas que correspondam aos campos do CRM e os mapeará automaticamente.
  9. Clique em Next .
  10. Escolha uma das seguintes opções para Atribuir origem do lead : 
    essa opção está disponível para o módulo Leads e somente se você tiver mapeado o campo Origem do lead . Se o campo não estiver mapeado, você poderá escolher um valor de origem de lead Zoho CRM na lista suspensa.

    • De opções – os valores do campo da lista de opções Origem de leads são listados. Você pode selecionar um e ele será aplicado a todos os registros importados.
    • Do mapeamento – Seu arquivo de importação pode ter uma coluna que menciona a origem do lead. Você pode mapear essa coluna com o campo CRM e escolher essa opção para usar os valores do arquivo de importação como a origem.
  11. Escolha uma das seguintes opções para atribuir o proprietário :
    • Usuário – escolha um usuário na lista suspensa para atribuir um único proprietário a todos os registros importados.
    • Regras de atribuição – Escolha uma regra de atribuição na lista suspensa para atribuir usuários com base na regra ou criar uma. Consulte também Regras de atribuição
    • Mapeamento de arquivo – esta opção estará disponível somente quando o campo [Registro] Proprietário estiver mapeado para uma coluna do arquivo. Você pode mapear usando ID de registro ou E-mail. O arquivo de importação deve ter uma coluna que contenha o endereço de e-mail exato dos usuários a quem você deseja atribuir cada registro. Somente então os registros serão automaticamente atribuídos aos respectivos usuários durante a importação.
  12. Escolha uma tarefa na lista suspensa ou crie uma tarefa de fluxo de trabalho para atribuir tarefas . 
    As tarefas de fluxo de trabalho existentes estarão disponíveis na lista.
  13. Adicione Tags relevantes  , se aplicável, da lista de tags existentes para o módulo. 
    A tag escolhida será adicionada a todos os registros importados. 
  14. Marque a caixa de seleção para Ativar aprovação manual de leads . 
    Os registros serão aprovados manualmente pelo administrador antes de serem atribuídos a usuários específicos. Esta opção está disponível apenas para leads, contatos, casos e módulos personalizados. Consulte também Aprovar registros
  15. Clique em Concluir . 
    A ação de importação será iniciada.

Nota

  • Selecione o [Module ID] no campo Find existing using , se e somente se você estiver importando novamente os registros que foram exportados do Zoho CRM. O campo [Module ID] é gerado pelo Zoho CRM e, portanto, é exclusivo do Zoho CRM. Por isso, é ideal escolher isso como um campo único nos casos em que você deseja exportar um conjunto de registros do Zoho CRM para uma planilha, fazer algumas alterações e importar os registros novamente. Nesse caso, quando você escolhe o [ID do módulo] como o campo exclusivo e escolhe atualizar os registros existentes, os registros correspondentes são atualizados com perfeição. Escolher o [ID do módulo] como um campo exclusivo em qualquer outro caso pode causar duplicação de registros.
  • Os campos exclusivos não diferenciam maiúsculas de minúsculas. Ou seja, se o valor do campo exclusivo no arquivo de importação for “ABC” e no registro existente, ele for “abc”, o Zoho CRM ainda identificará isso como uma correspondência.
  • Depois que o processo de importação começar, você não poderá cancelá-lo.
  • A opção de aprovação manual está disponível apenas durante a importação de leads.
  • Se você selecionar uma tarefa de fluxo de trabalho durante a importação, a opção Notificar Responsável na tarefa de fluxo de trabalho selecionada não será aplicável.
  • Durante o mapeamento de campo, você pode optar por mapear mais de um campo do CRM para o campo de importação. Digamos, por exemplo, se o criado e modificado por é o mesmo, você pode mapear ambos os campos do CRM para o Created by ID.

Importar Notas

Muitas vezes, você pode enfrentar a necessidade de escrever notas para vários registros ao mesmo tempo. Às vezes, a mesma nota pode precisar estar associada a vários registros. Em vez de adicionar notas, uma de cada vez, a cada registro, você pode importá-las e associá-las aos contatos relevantes.

Você pode superar esse incômodo usando o recurso Import Notes oferecido pelo Zoho CRM. Basta exportar seus registros existentes para uma planilha, adicionar suas anotações em novas colunas e importar as anotações.

Para importar notas

  1. Prepare sua planilha (seja exportada do CRM ou uma nova planilha) com suas anotações para cada registro. Certifique-se de ter as colunas Título da Nota e Conteúdo da Nota na sua planilha. Além dessas duas colunas, a planilha deve ter uma coluna para um dos campos exclusivos do módulo escolhido – E-mail, ID do registro ou qualquer outro campo exclusivo.
  2. Na sua conta do Zoho CRM, clique no módulo necessário.
  3. Clique na guia [Module] . 
    Módulo refere-se às abas terminais, como, Contactos, contas, etc.
  4. Na home page [Module] , clique em Import Notes .
  5. Procure o arquivo de importação e faça o upload dele.
  6. Quando o arquivo for carregado, clique em Avançar .
  7. Mapeie campos do arquivo de importação para aqueles no Zoho CRM. 
    Os dados das três primeiras colunas no arquivo de importação estarão disponíveis. Com base nesses dados, os formatos de determinado campo serão adicionados. Este formato pode ser editado, se necessário.

    • Clique mapeada e Unmapped para ver as colunas que são mapeados e não mapeados, respectivamente, com os campos no Zoho CRM.
    • Marque a caixa de seleção Redefinir campos mapeados para iniciar o mapeamento do zero.
    • Clique no link Aplicar Mapeamento Automático para permitir que o CRM mapeie as colunas de importação com campos correspondentes.
  8. Clique em Importar . 
    A ação de importação será iniciada. Notas podem ser vistas na página de detalhes do respectivo registro.

Nota

  • As seguintes permissões devem ser ativadas no perfil de um usuário para importar notas:
    • Criar permissão para anotações em permissões no nível do módulo.
    • Permissões de importação ativadas para o respectivo módulo pai em Perfis . 
      Por exemplo, mesmo que um usuário tenha permissão de criação do Notes, mas não tenha permissões de Importação para o Leads, ele não poderá importar notas para leads.