Gerenciar usuários do complemento Zoho Mail

Como posso…

O complemento Zoho Mail ajuda você a gerenciar todas as correspondências com os clientes dentro de sua conta Zoho CRM. Ele ajuda você a manter o controle de toda a comunicação por e-mail entre clientes e o CRM. Além disso, como um administrador, você tem o conjunto de recursos a seguir para gerenciar os usuários do complemento Zoho Mail.

  • Faça um backup da conta de e-mail do usuário desativado
  • Desbloquear configuração do complemento Mail

Esses recursos são úteis em uma situação em que um usuário que use o complemento Zoho Mail seja desativado no CRM. Quando o usuário for desativado, as conversas por e-mail que o usuário teve com os clientes serão perdidas. Para evitar esse problema, você tem a opção de fazer um backup da conta de e-mail do usuário desativado. Ao fazer isso, os e-mails associados aos registros no CRM serão restaurados e ficarão disponíveis para a posse dos outros usuários (representantes de vendas).

Nota:

  • Você pode fazer um backup do e-mail apenas para contas POP3. O backup não pode ser levado para as contas IMAP.
  • Você pode fazer um backup das contas de e-mail apenas em contas com o tipo compartilhamento de nível de registro e compartilhamento completo . Além disso, o administrador pode bloquear a configuração do complemento Mail para os usuários para que eles não possam alterar suas configurações de conta de e-mail para conta particular antes que suas contas sejam desativadas.
  • O domínio do endereço de e-mail da conta que você deseja fazer backup deve corresponder ao seu domínio.

Disponibilidade

Permissão de perfil necessária: usuários com a permissão de Administrador podem acessar esse recurso. 

Fazer backup de conta de e-mail do usuário

Você pode fazer backup da conta de usuário desativado apenas se o tipo da conta for compartilhamento de nível de registro ou compartilhamento completo. Depois de fazer o backup, todos os e-mails associados do usuário com os registros no Zoho CRM estarão disponíveis.

Para fazer um backup de dados

  1. Vá para Configuração > Usuários & Controle  > Controle de segurança> Usuários do complemento Zoho Mail.
  2. Na página Usuários do complemento Zoho Mail, todos os usuários ativos e confirmados que estiverem usando o complemento Zoho Mail serão listados.
    Você pode ver os detalhes de Caixa de correio e Tipo de conta para todos os usuários. Para o usuário desativado, os Detalhes de backup de e-mails também estarão disponíveis.
  3. Clique em Fazer backup de dados.
    O backup dos e-mails associados aos registros de CRM será iniciado. Quando o backup for feito, o Status será Concluído.

Bloquear configuração do complemento Zoho Mail

As configurações do complemento Zoho Mail podem ser alteradas apenas pelos próprios usuários. Não é possível alterar as configurações de outras contas de e-mail do usuário, no entanto, você pode bloquear as configurações como um administrador. Ao fazer o bloqueio, o usuário não poderá alterar as configurações do complemento Mail, o que inclui alterar o tipo de conta ou a caixa de correio.

Esse recurso é útil quando você quiser fazer um backup da conta de e-mail do usuário desativado. Você pode fazer um backup para os tipos de contas apenas com as opções compartilhamento em nível de registro e compartilhamento completo . Portanto, a fim de restringir o usuário de alterar o tipo de conta para o modo Privado, você pode bloquear a configuração do complemento Mail.

Nota:

  • Se houver mais de um administrador da sua conta Zoho CRM, você não poderá bloquear ou desbloquear suas próprias configurações do complemento Mail. Você só pode bloqueá-lo para outros administradores.
  • Se você for o único administrador de sua conta Zoho CRM, você pode bloquear ou desbloquear suas configurações do complemento Mail por conta própria.
  • Você não poderá bloquear a configuração do complemento Mail para os usuários que tiverem suas contas definidas como Particulares.

Para bloquear as configurações do complemento Mail

  1. Vá para Configuração. > Usuário & Controle  > Controle de segurança > Usuários do complemento Zoho Mail.
    Todos os usuários ativos e confirmados que usarem o complemento Zoho Mail serão listados.
    Você pode ver os detalhes de Caixa de correio e Tipo de conta para todos os usuários. Para o usuário desativado, os Detalhes de backup de e-mails também estarão disponíveis.
  2. Clique em Bloquear a configuração para o usuário correspondente.

Desbloquear configuração do complemento Zoho Mail

Como um administrador, você sempre pode bloquear as configurações do complemento Mail dos usuários para restringi-los de alterar as configurações e desbloquear as configurações.

Nota:

  • Se houver mais de um administrador da sua conta Zoho CRM, você não poderá desbloquear suas próprias configurações do complemento Mail. Você só pode bloqueá-lo para outros administradores.
  • Se você for o único administrador de sua conta Zoho CRM, você pode desbloquear suas configurações do complemento Mail por conta própria.

Para desbloquear a configuração do complemento Mail

  1. Vá para Configuração. > Usuário & Controle  > Controle de segurança > Usuários do complemento Zoho Mail.
    Todos os usuários ativos e confirmados que usarem o complemento Zoho Mail serão listados.
    Você pode ver os detalhes de Caixa de correio e Tipo de conta para todos os usuários. Para o usuário desativado, os Detalhes de backup de e-mails também estarão disponíveis.
  2. Clique em Desbloquear a configuração para o usuário correspondente.

Fazer o backup mais recente

Quando um usuário for desativado, é feito um backup da conta do usuário. Também pode haver um caso em que um usuário retorna à empresa e usa a conta CRM para enviar e-mails. Se o usuário for desativado novamente, você pode fazer um backup dos e-mails recentes associados para a conta CRM.
Dois casos em que a opção de backup mais recente não estará disponível:

  1. Se o usuário não salvar a configuração do complemento Zoho Mail quando o administrador ativá-lo. O usuário deve fazer login em sua conta e salvar a configuração do Complemento mail.
  2. Se o usuário modificar a configuração para a conta Privada, o administrador não pode fazer um backup depois de desativar o usuário novamente.

Para fazer o backup mais recente

  1. Vá para Configuração. > Usuário & Controle  > Controle de segurança > Usuários do complemento Zoho Mail.
  2. Na página Usuários do complemento Zoho Mail, selecione a caixa de seleção correspondente ao usuário desativado.
  3. Clique em Backup mais Recente.