Insights de e-mail no Zoho CRM

Como posso…

E-mail, até hoje, continua sendo o principal meio de comunicação com o cliente em qualquer organização. Quando você envia e-mails para vários clientes por meio de um CRM, fica cada vez mais difícil manter um controle da atividade de cada indivíduo em seu e-mail. O cliente abriu o correio ainda? O cliente clicou nos links que você incluiu? Se um e-mail não foi aberto, qual poderia ser o motivo?

As respostas a essas perguntas sobre o desempenho de seus e-mails ajudarão você a determinar se seus esforços estão na direção certa e também permitem que você planeje mais esforços de envio por e-mail.

O Email Insights no Zoho CRM disponibiliza essas informações para você com facilidade. Como parte dos insights de e-mail, você poderá

  • Monitore a resposta de email contextualmente
  • Use o status de e-mail para filtrar registros
  • Reúna a análise de email
  • Acompanhar o desempenho do modelo de email

Ativar insights de e-mail

Disponibilidade

Disponibilidade : Padrão (*), Professional e Enterprise 
Permissão necessária : Administrator Profile

Nota:

  • (*) No Standard Edition, apenas a resposta de email contextual está disponível.
  • Filtros avançados terão opções limitadas em Email Status para Standard Edition.

Para ativar insights de e-mail

  1. Na sua conta do Zoho CRM, vá para Configuração > Canais > E-mail  > Insights de e-mail.
  2. No E-mail Insights página, vire o Email Insights apresentam ON .

Nota:

  • Os Insights de email estão ativados em uma conta do CRM por padrão.

Monitorar a resposta por email contextualmente

Os detalhes do engajamento de um determinado cliente com seu e-mail estão disponíveis contextualmente. O status de e-mails individuais pode ser visto na seção E – mails de cada lead , contato ou potencial .

Para ver detalhes da atividade de um cliente em seu email

  1. Vá para o módulo desejado.
  2. Clique no registro para o qual você deseja visualizar o status do email.
  3. Na Página de Detalhes do Registro, role para baixo até a seção Emails . 
    Depois que um email é enviado, a barra de status exibe qualquer uma dessas quatro mensagens de status.

    • Entregue – O email chegou ao destinatário.
    • Devolvido – o email não conseguiu alcançar o destinatário.
    • Aberto – o email foi visto e aberto. 
      Quando você aponta o mouse para o status Aberto , os seguintes detalhes sobre as aberturas serão exibidos em uma caixa de informações.

      • Número total de vezes que o email foi aberto.
      • A primeira vez que o email foi aberto.
      • A última vez que o email foi aberto.
    • Clicado – os links no email foram clicados. 
      Quando você aponta o mouse para o status Clicado , os seguintes detalhes sobre os cliques serão exibidos em uma caixa de informações.

      • Número total de aberturas.
      • A primeira vez e a última vez que o email foi aberto.
      • Número total de cliques registrados no email.
      • A primeira vez que um clique foi gravado.
      • A última vez que um clique foi registrado.

Nota:

  • Entregue tecnicamente refere-se apenas à ausência de um salto. Portanto, quando um email definitivamente não é devolvido, supõe-se que ele tenha sido entregue ao destinatário.

Como o Zoho CRM rastreia a atividade de email

O Zoho CRM usa tráfego de web beacon, o padrão da indústria seguido por provedores de serviços de e-mail para rastreamento de e-mails. Um pequeno gráfico (um por um pixel) é incorporado na parte inferior dos e-mails HTML enviados pelo Zoho CRM. Quando um destinatário abre o e-mail e opta por exibir imagens nele, essa pequena imagem é baixada do nosso servidor. Este download permite que o Zoho CRM rastreie as aberturas e cliques no seu email.

Este é um método simples e amplamente usado para rastrear emails. No entanto, isso vem com seu conjunto de limitações. A seguir, alguns pontos para você notar:

  • Como esta é uma imagem, ela só pode ser incorporada em emails HTML. Como resultado, correios de texto simples não podem ser rastreados pelo Zoho CRM.
  • Uma abertura é gravada somente quando o destinatário escolheu exibir imagens no email. Caso contrário, o email não será rastreado. 
    Para um acompanhamento mais preciso, solicite que seus clientes incluam seu endereço de e-mail no catálogo de endereços ou verifique se optaram por exibir imagens no e-mail.

Ordenar registros por status de email

O Zoho CRM agora permite classificar registros com base nas prioridades de vendas associadas, como tarefas, chamadas, eventos e e-mails, além dos parâmetros de pesquisa regulares.

Com o Email Insights ativado para sua conta, o status de e-mail está entre as prioridades com base nas quais você pode realizar a pesquisa. Por exemplo, usando filtros avançados, você pode procurar por “contatos que abriram mensagens nos últimos 3 dias”. Ou “contatos para os quais os e-mails foram enviados, mas não foram abertos esta semana”.

Dê uma olhada em alguns cenários em que o status de e-mail é usado como um dos critérios de pesquisa nos filtros avançados.

  1. E-mails que foram enviados a contatos nos últimos dois dias, mas não foram abertos.
  2. E-mails que foram enviados para leads nos últimos dois dias e foram devolvidos.

Usar isso em combinação com outros critérios produzirá insights ainda mais valiosos. Por exemplo, considere o seguinte exemplo.

Potenciais de filtro

  • Que estão fechando este mês
  • Para quais emails foram abertos, mas não respondidos.

Se essa pesquisa gerar resultados, talvez você queira fazer um segundo acompanhamento desses possíveis. Para detalhar ainda mais a pesquisa, você também pode inserir uma quantia potencial. Diga que o valor potencial é maior que 50000 USD. Desta forma, você pode atender a esses potenciais primeiro.

Você pode aplicar ações instantâneas nos registros filtrados usando os filtros avançados, como Atualização em massa, E-mail em massa, Macros e assim por diante.

Dessa forma, filtros avançados abrem as portas para a descoberta de tipos quando se trata de seus dados de CRM! Com o status de e-mail entre os critérios de pesquisa, a pesquisa só melhora.

Ver relatórios por email

Depois de ativar o Email Insights na sua conta do Zoho CRM, você terá acesso a um conjunto padrão de relatórios de e-mail. Os relatórios de email consistem nos seguintes relatórios:

  • Email Analytics
  • Relatório de e-mail e análise de chamadas
  • Status de e-mail enviado
  • 10 principais modelos por taxa de abertura
  • 10 principais modelos por taxa de cliques
  • 10 principais usuários

Email Analytics

O relatório de análise de e-mail no Zoho CRM oferece estatísticas para informá-lo sobre o desempenho dos e-mails enviados pelo Zoho CRM. Email Analytics é o resumo do status do email com base na data, modelo, módulo e usuário.

Para verificar a análise de e-mail

  1. Clique no módulo Relatórios .
  2. Selecione a pasta Relatórios de email .
  3. Na pasta Email Reports , clique em Email Analytics.
  4. Na página de análise de e-mail , você poderá escolher os parâmetros pelos quais as estatísticas de e-mail serão filtradas. Por exemplo, Intervalo de datas, Grupo e Usuários e assim por diante.
  5. On applying the filter options, you will be able to view the complete email statistics filtered according to the conditions applied under two types of reports:
    • Summary Report: A summary of stats for the entire chosen period.
    • Detailed Report: A detailed break-up of the summary report. The numbers in the Detailed Report add up to the total number presented in the Summary Report.

The Email Stats are presented in the following columns under both the Summary Report and Detailed Report.

  • Sent – Total emails that have been sent from Zoho CRM.
    In the case of email accounts configured via IMAP, the total sent mails includes the mails sent via the other email client. Example, Gmail. However Zoho CRM does not track emails sent using the email client.
  • Bounced – Total emails that could not be delivered.
  • Tracked – Emails that are being tracked by Zoho CRM to measure performance. Only if mails are tracked, Zoho CRM will be able to ascertain if they have been opened or clicked.
    Usually, all emails sent from Zoho CRM are tracked. Sometimes, when this is not the case, the number of emails under “Tracked” tells you how many out of the Total Sent mails are actually being tracked. Therefore, this number is less than or equal to the Total Sent emails.
  • Saltou entre os rastreados – Número de “emails rastreados” que foram devolvidos. Portanto, esse número é menor ou igual aos emails Total devolvidos. Um ícone de exclamação adicional fornece detalhes adicionais sobre o tipo de rejeição – retorno difícil ou retorno suave: Veja também: Noções básicas sobre rejeições de email
  • Aberto – E-mails que foram vistos e abertos pelos destinatários.
  • Clicado – E-mails nos quais os destinatários clicaram em links.
  • Recebido – E-mails que foram recebidos pelos representantes de vendas dos clientes.
  • Respondido – e-mails dos clientes para os quais os representantes de vendas responderam.

Nota:

  • Um email não será rastreado se o Email Insights tiver sido desativado no Zoho CRM.
  • Apenas emails enviados do Zoho CRM são rastreados. Portanto, se você configurou uma conta de e-mail via IMAP, os e-mails enviados do cliente de e-mail não serão rastreados. No entanto, eles serão incluídos no total de emails enviados .

Email e análise de chamadas

O Relatório de e-mail e análise de chamadas ajuda você a obter um instantâneo do total de chamadas e e-mails recebidos e efetuados por seus representantes de vendas em um determinado momento. Essas estatísticas ajudarão você a avaliar a eficácia da comunicação com os clientes.

Para visualizar e-mails e análises de chamadas

  1. Clique no módulo Relatórios .
  2. Selecione a pasta Relatórios de email .
  3. Na pasta Relatórios por email , clique em Relatório de e- mail e chamada de análise.
  4. Na página Relatório de e-mail e análise de chamadas , insira seus critérios para filtrar os relatórios. Você pode resumir este relatório com base nos Data , usuários ou Data e Usuário, agrupar o relatório por dia , semana , mês ou ano e especifique um intervalo de datas .
  5. Ao aplicar as opções de filtro, você poderá visualizar as estatísticas completas de e-mail filtradas de acordo com as condições aplicadas em dois tipos de relatórios:
    • Relatório resumido : Um resumo das estatísticas para todo o período escolhido.
    • Relatório detalhado : Um detalhamento do relatório resumido. Os números no Relatório Detalhado somam-se ao número total apresentado no Relatório Resumido.

O Email & Call Analytics são apresentados nas colunas a seguir, tanto no Relatório resumido quanto no Relatório detalhado.

  • E-mail enviado : Total de e-mails enviados na data escolhida / pelo usuário do CRM escolhido.
  • Email recebido: Total de emails recebidos na data escolhida / para o usuário do CRM escolhido.
  • Email respondido : o total de emails respondidos respondeu ao cliente na data escolhida / pelo usuário do CRM escolhido.
  • Discado Atendido : Total de chamadas feitas aos clientes e atendidas por eles na data escolhida / pelo usuário do CRM escolhido.
  • Discated Unattended : Total de chamadas feitas aos clientes e desacompanhadas por eles na data escolhida / pelo usuário de CRM escolhido.
  • Chamada recebida: Total de chamadas recebidas (e atendidas) de clientes na data escolhida / pelo usuário escolhido.
  • Chamada perdida : Total de chamadas perdidas dos clientes na data escolhida / pelo usuário escolhido.
  • Duração total da chamada (em minutos) : Duração total da chamada de chamadas recebidas e efetuadas.

Status de e-mail enviado

O relatório de status de e-mail enviado fornece um instantâneo dos detalhes dos e-mails enviados pelo Zoho CRM.

Para acessar o relatório de status de e-mail enviado

  1. Clique no módulo Relatórios .
  2. Selecione a pasta Relatórios de email .
  3. Na pasta Relatórios de email , clique em Relatório de status de email enviado .
  4. Na página Status do email enviado, você verá um relatório como o seguinte. 

    Você pode obter o relatório para um período específico usando o relatório Filtros .

Você pode exportar o relatório, editá- lo ou enviá-lo por e – mail para outros usuários de CRM.

A seguir, alguns dos outros relatórios apresentados na pasta Email Reports:

  • O relatório dos 10 principais usuários , que é determinado com base no número de e-mails enviados pelos usuários.
  • Os 10 principais modelos por taxa de cliques são determinados com base nas taxas de cliques dos modelos.
  • The Top 10 Templates by Open Rate are determined based on the open rates of templates.

Track Email Template Performance

Template performance enables you to judge the performance of each template, and also different versions of the same template.

While you can see the open/unopened rates of a template, you can also delve into further detail and see how far minor or major changes in the template have affected performance. After each change, a new “version” of the template is created and each version has its own statistics.

For example, say Zylker Inc has created a template named User Retention. Editing the subject of this template from “Zylker considers you important” to “You are important to us” might make a difference in the open rates. You can confirm that by checking the performance of both versions.

Para acompanhar o desempenho do modelo de email

  1. Na sua conta do Zoho CRM, vá para o Setup .
  2. Em Personalização , clique em Modelos de Correio.
  3. Na janela Modelos de email , você pode ver a lista completa de modelos de email em várias pastas, na guia Modelos de email .
  4. Clique em um dos seguintes ícones da coluna denominada Estatísticas.
    •  – Este ícone mostra as estatísticas abertas do email em gráficos.

Alternativamente, você pode alternar entre a visualização Tabular e a visualização Gráfico na janela Estatísticas, para ver as estatísticas do modelo e o histórico da versão.

visualização de gráfico mostra as estatísticas abertas do email em três formatos diferentes:

  • Porcentagem 
  • Contagem-sábia
  • Versão sábia

Passar o cursor sobre cada barra abriria uma dica de ferramenta exibindo mais detalhes.

Você pode ajustar a data para verificar as estatísticas do modelo por um determinado período de tempo. Além disso, você pode procurar um modelo específico na guia Pesquisar da janela de estatísticas.

visualização Tabular mostra o desempenho de diferentes versões do mesmo modelo, completo com informações sobre a data em que as alterações foram feitas e quem fez as alterações, bem como os comentários inseridos pelo usuário quando as alterações foram feitas. 

Dessa forma, você pode determinar quais alterações em um modelo ajudarão e quais não.

Nota:

  • As estatísticas do modelo também podem ser acessadas quando você escolhe um modelo de email a ser enviado nas seguintes áreas do Zoho CRM:
    • Correio em massa
    • Janela de composição de correspondência
    • Enviar ação de fluxo de trabalho de email