Usando Territórios

Entendendo o Gerenciamento de Território

  • Usando o Territory Management, você pode segmentar contas, contatos e ofertas em territórios.
  • Você pode criar uma hierarquia de territórios criando territórios e sub territórios. Você pode definir critérios para cada um desses territórios e, com base nos critérios, os registros serão atribuídos aos territórios.
  • Com base nos critérios do território, quando um registro é criado ou modificado, os territórios são automaticamente atribuídos aos registros.
  • Um registro não será atribuído a um sub-território, a menos que atenda aos critérios do território pai.
  • Uma conta ou contato pode ser atribuído a um máximo de dez territórios. Considerando que, uma transação pode ser atribuída a apenas um território.
  • Cada território pode ter um gerente que possa:
    • Crie previsões para os usuários no território.
    • Fornecer permissões para os usuários no território.
  • Os gerentes de território sempre terão as permissões de leitura e gravação para seus territórios.
  • Territórios são atribuídos automaticamente para os registros. Se necessário, os gerenciadores de território podem atribuir registros manualmente a seus territórios e sub territórios.Além disso, os usuários com perfil de administrador podem atribuir territórios a registros.
  • Várias previsões podem ser criadas para um usuário. Os usuários não podem criar previsões para si mesmos. Apenas o gerente pode criá-lo para os usuários.
  • Você pode desativar o gerenciamento de territórios com base nas suas necessidades de negócios. Se você ativar o recurso novamente, a estrutura do território permanecerá inalterada.

Permissões para acessar registros em um território

Com o Gerenciamento de territórios, os critérios a seguir determinam quem pode acessar os registros em um território.

Os usuários podem editar registros em seu território somente se:

  • O usuário tem permissão de perfil para editar registros do módulo.
  • O território ao qual o registro pertence fornece permissões de leitura-gravação-exclusão para seus usuários.
  • O usuário é o gerente do território ao qual o registro pertence.

Nota:

  • Os usuários terão acesso total aos registros que possuem.
  • Os registros filhos terão as mesmas permissões que o registro pai.
  • Usuários com o perfil do Administrador terão acesso total a todos os registros.

Vários papéis e responsabilidades

Função Responsabilidade
Administradores
  • Ativar / desativar o gerenciamento de territórios.
  • Crie territórios.
  • Adicionar / remover usuários em um território.
  • Atribuir manualmente territórios a registros, se necessário.
Gerentes do Território
  • Crie sub territórios para seus territórios.
  • Adicionar / remover usuários no território.
  • Configure metas de previsão para seus territórios.
  • Altere manualmente o território para contas, contatos e ofertas.
Membros do território (permissão somente leitura)
  • Ver contas, contatos e ofertas
  • Visualizar previsão de vendas do território
Membros do território (permissão de leitura / gravação)
  • Crie ou modifique contas, contatos e ofertas
  • Visualizar previsão de vendas do território
Proprietário da CRM Records
  • Pode executar todas as funções conforme as permissões no nível do perfil.

Ativar gerenciamento de territórios

Antes de ativar o Gerenciamento de territórios para a conta da sua organização, certifique-se de ter lido nosso Guia de decisão para gerenciamento de territórios . Ao ativar esse recurso, você tem duas opções:

Construir a hierarquia de territórios a partir do zero – Usando essa opção, você pode criar a hierarquia de territórios a partir do zero.

Estender sua hierarquia de territórios da hierarquia de papéis – Usando essa opção, você pode replicar a hierarquia de Funções para territórios. Todos os usuários em uma função serão adicionados como usuários no território. Os gerentes de função (na nova hierarquia de papéis) serão transferidos como gerentes de território. Mais tarde você pode ter que mudar a hierarquia de territórios de acordo com suas necessidades de negócios.

É importante observar que você pode construir a hierarquia de territórios a partir do zero ou estender sua hierarquia de papéis para a hierarquia de territórios. Quando a opção for escolhida, você não poderá voltar para a outra opção.

Quando o gerenciamento de territórios estiver ativado:

  • Todas as contas, contatos e ofertas terão um campo adicional, Territórios .
  • Na página inicial Contas, Contatos, Ofertas, uma lista suspensa estará disponível nos territórios que você criar.
  • Você terá a opção de criar previsões com base na hierarquia do território. Os usuários que pertencem a vários territórios podem ter vários destinos de previsão definidos para cada território.

Para habilitar o gerenciamento de territórios

  1. Vá para Setup >  Usuários e Controle  >  Território Gestão > Territórios .
  2. Clique em Começar . 
    Você terá as seguintes opções para criar uma hierarquia de territórios.

    • Estender da hierarquia de funções – Clique para replicar a hierarquia de funções para territórios.
    • Iniciar a partir do zero – Clique para criar a hierarquia de territórios a partir do zero.

Ativar regra de negociação para territórios

Criar um território exige que você especifique critérios com base nos territórios atribuídos a contas. Com a Regra de ofertas ativada, você pode especificar critérios com base nos territórios atribuídos a transações. Depois de ativar a regra de transações, sempre que você criar um território ou editar um existente, a opção para adicionar a regra de negociação estará disponível. 

Você pode desativar a regra de negociação a qualquer momento. Ao desativar, as transações serão reatribuídas automaticamente aos territórios com base no território da conta associada. Quando você ativar novamente, as transações serão atribuídas automaticamente aos territórios com base nas Regras da transação.

Para ativar ou desativar a regra de negociação

  1. Vá para Configuração > Usuários e Controle > Gerenciamento de Território > Territórios .
  2. Clique no link Visualizar configurações .
  3. No pop-up Configurações do território , clique no link Ativar / Desativar .

Crie territórios

Usuários com o perfil do Administrador podem criar territórios. Os administradores de territórios também têm o privilégio padrão de criar sub territórios para seus territórios.

Para criar um território

  1. Vá para Configuração > Usuários e Controle > Gerenciamento de Território > Territórios .
  2. Clique em Novo Território .
  3. Na página Criar Território , especifique o seguinte:
    • Especifique um nome para o território.
    • Escolha um Gerente de Território na lista suspensa.
    • Escolha um Território Pai na pesquisa.
    • Pesquise e adicione usuários e distribua permissões . 
      Esses usuários terão acesso aos registros atribuídos a esse território. Todos os usuários podem ter a mesma permissão para os registros, somente leitura ou leitura / gravação / exclusão .
    • Em Regra da conta , especifique critérios para contas. 
      Com base nesses critérios de regra, os territórios serão atribuídos a contas no Zoho CRM. Consulte também Atribuição de territórios para contas
    • Em Regra de ofertas , especifique critérios para ofertas. Esta opção estará disponível apenas se estiver ativada em Configurações . 
      Com base nos critérios dessa regra, os territórios serão atribuídos a transações no Zoho CRM. Consulte também Atribuição de territórios para transações
    • Digite a descrição .
    • Clique em Criar .

Criar sub territórios

Em cada território, você pode criar sub territórios. No caso de um sub-território não ter um gerente, o administrador do território pai administrará os sub-territórios.

Para criar um sub-território

  1. Vá para Configuração > Usuários e Controle > Gerenciamento de Território > Territórios .
  2. Na página Hierarquia do Território , mova o ponteiro do mouse para um território e clique no ícone Criar Território Infantil .
  3. Na página Criar Território , especifique detalhes. Consulte as etapas em Criar Território .

Excluir territórios

Quando você exclui um território:

  • Você perde os detalhes do território para sempre.
  • Você será solicitado a transferir os sub territórios para outro território pai na hierarquia.
  • A previsão criada para os trimestres e meses atuais e anteriores permanecerá.

Para excluir um território

  1. Vá para Configuração > Usuários e Controle > Gerenciamento de Território > Territórios .
  2. Na página Hierarquia do Território , mova o ponteiro do mouse para um território e clique no ícone Excluir .

Gerenciar Previsões

Ao ativar o gerenciamento de território, você pode definir as configurações de previsão da organização e começar a criar previsões a cada trimestre / mês. Consulte também Previsões Baseadas na Hierarquia do Território

Para configurar as configurações de previsão da organização (após ativar o gerenciamento de território)

  1. No módulo Previsão , clique em Primeiros passos .
  2. Na página Configurações de previsão , selecione o Período de destino como Mensal ou Trimestral.
  3. Escolha o mês de início fiscal na lista suspensa.
  4. Selecione o mês inicial ou final do mês . Com base na sua seleção, o ano será exibido nas previsões. 
    Por exemplo, seu ano fiscal é de abril a março. Você seleciona a opção Final do mês para o ano fiscal de 2013-2014. O ano na previsão será mencionado em 2014.
  5. Selecione o campo de destino e clique em Salvar . 
    Você será solicitado a confirmar as configurações após as quais você pode começar a criar previsões para os usuários.

Desativar gerenciamento de territórios

Você pode desativar o gerenciamento de territórios. Ao desativar este recurso, o seguinte não estará acessível:

  • As informações relacionadas aos territórios nos módulos Contas, Contatos e Ofertas.
  • As previsões existentes com base na hierarquia do território. Ele será excluído permanentemente. Você poderá criar previsões com base na hierarquia de papéis.

Para desabilitar o gerenciamento de territórios

  1. Vá para Setup >  Usuários e Controle  >  Território Gestão > Territórios .
  2. Clique em Desativar Gerenciamento de Território .