Filtros

Filtros / Regras no Zoho Mail ajudam você a organizar automaticamente seus e-mails, definindo ações para e-mails que correspondam à condição definida. Você pode configurar vários filtros no Zoho Mail, com base em vários parâmetros. Além disso, os filtros também ajudam a automatizar determinadas ações, como criar uma tarefa a partir de um email, encaminhar automaticamente alguns emails com base em condições para um endereço de email específico, etc.

Os filtros no Zoho Mail ajudam você a classificar automaticamente e-mails recebidos / enviados. Você pode definir um conjunto de condições e as respectivas ações para essas condições. Isso ajuda você a economizar tempo e ter uma caixa de entrada organizada, e garante que você não perca emails importantes. É necessário garantir que você crie os filtros necessários na ordem correta para que os emails sejam organizados corretamente e classificados de acordo com seus requisitos.

O Zoho Mail oferece dois tipos de filtros:

  • Filtros recebidos – Esses filtros podem ser aplicados a e-mails recebidos, de forma que eles sejam automaticamente colocados nos locais certos. Saber mais
  • Filtros de saída – esses filtros podem ser aplicados a e-mails de saída para automatizar ações adequadas para os e-mails escolhidos. Saber mais

O Zoho Mail também fornece ‘ Filtros Inteligentes ‘. Os Filtros Inteligentes, quando ativados, classificam automaticamente os e-mails como Newsletters ou Notificações, com base nas informações disponíveis nos cabeçalhos.

Criar novo filtro

Você pode criar novos filtros de saída / entrada para sua conta seguindo as etapas abaixo:

  1. Entre para o  Zoho Mail
  2. Clique no   ícone Configurações  .
  3. Ir para  Filtros
  4. Se você tiver várias contas de email configuradas, selecione a conta necessária.
  5. Abra a   guia Filtro de emails de saída / entrada .
  6. Clique em  New Filter.
  7. Digite os seguintes detalhes na janela pop-up Criar filtro :
    • Nome do filtro – Um nome para identificar o filtro.
    • Tipo de condição – Dita a combinação de condições que precisam ser verificadas. (OU E todos os e-mails recebidos)
    • Condições – Os parâmetros que precisam ser satisfeitos pelos emails.
    • Ações – A ação que será executada nos emails que correspondem às condições.
  8. Clique em Salvar.

Clique aqui para instruções detalhadas sobre os filtros recebidos.
Clique aqui para instruções detalhadas sobre Filtros de Saída.

Como funcionam os filtros

Todos os e-mails recebidos e enviados pela sua caixa de entrada serão processados ​​pelos seus  filtros . Em Filtros, você irá definir condições para processamento. Pode haver várias condições, e você tem a opção de escolher se todas as condições devem ser atendidas ou se qualquer uma das condições pode ser atendida para processar as ações fornecidas no Filtro.

Exemplo:
1. Se o remetente for “boss@myorg.com”, marque como Importante e mova para “Itens prioritários”

2. Se o para é “friend1@email.com”, Auto Bcc para “friend2@email.com”

Além da condição do remetente, você também pode configurar filtros para diferenciar os e-mails que chegam aos seus diferentes aliases de e-mail usando o parâmetro Para / Cc.

Exemplos de Filtro:

Exemplo 1
O filtro abaixo processa os emails enviados por “boss@meudominio.com.br”  e  com Prioridade como “Alto”, e move os emails para a pasta “Responder imediatamente” e também os sinaliza como “Importante”. Os parâmetros que precisam ser seguidos são:

  • Corresponder a todas as condições:
  • Condições :  Remetente  “é” mandante@meuominio.com
  • A prioridade  é “alta”
  • Ações: Mover para pasta  “Responder imediatamente”,  sinalizar como “ importante 

Exemplo 2
O filtro abaixo processa os e-mails enviados para “manager@email.com”  ou  “teamlead@email.com”  e adiciona automaticamente “teammate1@email.com”, “teammate2@email.com” a cc. Os parâmetros que precisam ser seguidos são:

  • Corresponder a qualquer uma das condições:
  • Para:  manager@email.com
  • Para:  teamlead@email.com
  • Ações: Auto CC “teammate1@email.com”, “teammate2@email.com”

Criar filtro de um email:

Quando você está lendo um e-mail específico, pode criar diretamente um novo filtro com base nos parâmetros desse e-mail. Isso ajuda você a classificar automaticamente os futuros e-mails semelhantes àquele que você está lendo.

  1. Suponha que você esteja lendo um email de ‘ information@importantalerts.com’  com o assunto ‘ Monthly Monthly View Statistics’.
  2. Clique no   ícone Mais Ações no canto superior direito do painel de exibição de correio.
  3. Selecione  Adicionar para e , em  seguida, escolha  Filtros.
  4. A  caixa de diálogo Criar filtro aparece na tela, com os parâmetros Remetente / Assunto preenchidos com base no email atual.
  5. Veja as condições, parâmetros e outros itens no filtro e modifique os detalhes sempre que necessário.
  6. Escolha as ações necessárias para o email específico.
  7. Clique em Criar para criar um novo filtro e ter todos os novos e-mails recebidos processados ​​por esse filtro.

Nota:

Para gerenciar melhor sua caixa de correio, você também pode usar a   opção Filtros Inteligentes para obter recomendações inteligentes do Zoho Mail.

Corresponder todos os emails de entrada / saída

A opção Corresponder todas as mensagens recebidas / enviadas é útil quando você deseja executar uma operação em todos os emails recebidos. Você pode definir o tipo de condição como ‘ Sem condições ‘ Todos os e-mails recebidos para e-mails recebidos e sem condições. Todos os e -mails enviados para e-mails enviados.

Isso pode ser útil quando você deseja executar uma ação específica, como adicionar uma tag ou um sinalizador a todas as mensagens recebidas / enviadas, independentemente das condições.

Você precisa ser cauteloso ao selecionar essa opção, pois ações como “Excluir” ou “Marcar como lida” podem se revelar desastrosas.

Criando e gerenciando vários filtros

Geralmente, você teria vários filtros para categorizar os emails em sua caixa de correio. Às vezes, ao definir as condições em seus filtros, pode haver uma sobreposição.

Por exemplo, suponha que a condição em um de seus filtros seja ” De contenha marketing@meudominio.com.br” e a condição em outro de seus filtros seja ” Assunto contém blog”. Quando um email chegar na sua caixa de correio de ‘ marketing@meudominio.com’ com o assunto como ‘ Recursos a serem anunciados na próxima postagem do blog ‘, este e-mail satisfará as condições definidas nos dois filtros acima. Nesses casos, o filtro com prioridade mais alta é processado primeiro e, em seguida, o próximo é processado. Portanto, a sequência na qual os filtros são organizados desempenha um papel vital em tais emails.

Sequência de Filtro

Quando vários filtros são criados, a sequência na qual seus filtros são organizados é importante para que funcione da maneira desejada.

Quando você recebe um novo e-mail, o Zoho Mail aplica os filtros na ordem em que aparece na sua página Filtros. Os filtros cujas condições correspondem ao email são aplicados ao email e as ações relevantes são processadas. O filtro numerado 1 é aplicado primeiro e o restante é processado na ordem listada na tela.

Para alterar a ordem dos filtros, arraste e solte o filtro na posição desejada. Você será perguntado se deseja alterar a ordem dos filtros, clique em ok.

Se você quiser que determinados e-mails sejam processados ​​apenas por um filtro, mesmo que ele atenda às condições de vários filtros, será necessário selecionar a   caixa de seleção Parar o processamento de outros filtros . Nesse caso, apenas esse filtro será aplicado à mensagem. O restante dos filtros será ignorado.

Parar de processar outros filtros

Quando você tem vários filtros, os filtros são processados ​​de cima para baixo. Na sequência, eles são exibidos na tela. Quando um email satisfaz o primeiro filtro, ele é processado pelo primeiro filtro e é verificado para o próximo filtro na sequência. Mas, se você marcar a caixa de seleção ‘Parar o processamento de outros filtros’, o restante dos filtros será ignorado. Apenas o primeiro filtro cujas condições correspondem ao email é processado.

Se ‘ Parar de processar outros filtros ‘ não estiver marcado, o email também passará pelo restante dos filtros, com base nas condições de cada filtro.

No entanto, ações como Mover para Pasta, Excluir Mensagem, Marcar como Lida, Adicionar sinalização, Encaminhamento baseado em filtro são ações únicas e, se a mesma ação for definida nos próximos filtros, ela será substituída.

Exemplo: Considere que você tem 4 filtros com condições definidas com base no assunto do email. As condições de assunto especificadas em cada filtro são ‘Importante’ com a ação ‘Mover para Pasta’, ‘Marketing’ com ação ‘Aplicar Tag’, ‘Anúncio’ com ação ‘Adicionar Sinalizador’ e ‘Blog’ com duas ações ‘Mover para Pasta’ e ‘Adicionar Tag’. Suponha que você receba um e-mail com o assunto, “Anúncio importante sobre Blogs – Atenção: Equipe de marketing”, então todos os quatro filtros serão processados ​​sequencialmente. Mas a ação “Mover para pasta” será feita com base na ação definida no filtro superior. A última ação de filtro “Mover para pasta” será ignorada, mas a tag especificada no último filtro será processada, contanto que todos os filtros tenham ” Parar de processar outros filtros desmarcada. Se ‘Parar o processamento de outros filtros’ estiver marcado, somente o filtro superior na sequência será aplicado ao email.

Portanto, marque a opção Parar processamento de outros filtros  e reorganize a sequência de filtros de acordo com sua preferência para obter o melhor efeito dos filtros.

Contagem de Mail

Ele exibe o número de e-mails que corresponderam ao filtro específico da data mencionada. Você pode reiniciar a contagem de e-mail para qualquer filtro clicando no ícone de redefinição   ao lado da contagem de e-mail correspondente. O ícone de redefinição aparece quando você passa o mouse sobre o filtro.

Executar através do filtro

Depois que um filtro é criado, os e-mails recebidos passam pelo processamento do filtro e são classificados de acordo. No entanto, os emails recebidos antes da criação do filtro não serão processados. Para processar os emails recebidos anteriormente em uma pasta específica, usando um filtro recém-criado, você pode usar a  opção Executar através do filtro .

  1. Entre para o  Zoho Mail
  2. Clique no   ícone Configurações  .
  3. Ir para  Filtros
  4. Se você tiver várias contas de email configuradas, selecione a conta necessária.
  5. Os filtros associados a essa conta são listados na tela.
  6. Coloque o cursor sobre o filtro para o qual você deseja processar os emails.
  7. Ao passar o mouse sobre o respectivo filtro, você pode ver as opções relevantes para Executar, editar ou excluir.
  8. Clique no  Run através do filtro de  ícone.
  9. As pastas na sua caixa de correio serão listadas. Selecione a pasta cujos e-mails você deseja classificar com este filtro.
  10. Os emails na pasta selecionada serão processados ​​de acordo com os parâmetros do filtro e classificados.

Você também pode clicar com o botão direito do mouse em qualquer pasta para executar a ação de filtragem executada por essa pasta. Selecione a opção Executar um filtro e escolha o filtro apropriado para executar o filtro selecionado para a pasta.

Desativar filtro

Você pode desativar um filtro clicando na marca de seleção na coluna de status. Depois de desativado, esse filtro não será aplicado às mensagens recebidas. Se necessário, pode ser ativado mais tarde clicando na marca de seleção novamente.

Filtro de Importação / Exportação

Você pode querer usar o mesmo conjunto de filtros que você criou para uma conta específica em outras contas POP também. Nesses casos, você pode usar a opção exportar / importar filtros no Zoho Mail para recriar as mesmas condições e configurações de ação para outras contas também.

Filtro de Importação

  1. Entre para o  Zoho Mail
  2. Clique no   ícone Configurações  .
  3. Ir para  Filtros
  4. Se você tiver várias contas de email configuradas, selecione a conta necessária.
  5. Clique na   opção Importar dada no canto superior esquerdo.
  6. Procure e selecione o arquivo ‘.dat’ contendo as regras de filtragem.
  7. Clique em  Abrir  depois de selecionar o arquivo de regras de filtro .dat.
  8. Os novos filtros serão criados com base nas regras especificadas no arquivo.
  9. Se a estrutura de pastas mencionada no arquivo de regras não existir na conta, a estrutura de pastas será criada quando o filtro for importado.

Filtro de Exportação

  1. Entre para o  Zoho Mail
  2. Clique no   ícone Configurações  .
  3. Ir para  Filtros
  4. Se você tiver várias contas de email configuradas, selecione a conta necessária.
  5. Os filtros associados a essa conta são listados na tela.
  6. Escolha a   opção Exportar dada no canto superior esquerdo.
  7. Todos os filtros existentes nessa conta serão exportados como um arquivo .dat.

Se você deseja exportar apenas alguns filtros, marque a caixa de seleção à esquerda dos respectivos filtros. Agora, clique em Exportar . Os filtros selecionados serão exportados como um arquivo .dat.

Você também pode exportar os filtros desejados em vez de exportar todos os seus filtros. Selecione os filtros que você deseja exportar usando as caixas de seleção correspondentes e clique na opção Exportar Selecionado .

Excluir filtro

Para excluir vários filtros de uma só vez, marque a caixa de seleção à esquerda do respectivo filtro e clique em Excluir opção dada no canto superior esquerdo.

Para excluir filtros individuais, passe o mouse sobre o respectivo filtro e clique no ícone ” Excluir ” no filtro.

Filtros Inteligentes

Além dos filtros que você geralmente cria, o Zoho Mail também fornece a opção Filtros Inteligentes. Os filtros inteligentes ajudam você a classificar os e-mails automaticamente como boletins informativos e notificações . Além disso, existem Ações de Filtro Inteligente para criar tarefas diretamente de filtros com base em determinadas condições.

Geralmente, os e-mails automáticos podem ser classificados como ‘Notificações’ e ‘Boletins informativos’. Os filtros inteligentes no Zoho Mail podem detectar automaticamente as notificações e boletins informativos, com base em determinadas informações de cabeçalho.

Saiba mais sobre os Filtros Inteligentes aqui .