Gerenciando Autoresponders

Configurar Autoresponder

Autoresponders são a solução para enviar respostas automatizadas e follow-up aos clientes e prospects. Depois de receber uma resposta do lead ou contato, você deve excluir manualmente os contatos da lista de distribuição. Consulte também Cenário Autoresponder

Importante:

  • Este recurso está disponível apenas para o módulo Leads e Contacts.
  • Você pode definir um máximo de 3 autoresponders e um máximo de 5 follow-ups por autoresponder.
  • Você pode enviar no máximo 250 e-mails em massa por dia, por empresa.
  • A visualização personalizada selecionada para o autoresponder deve conter novos dados. Se você selecionar uma exibição personalizada na qual os dados não são novos, o autoresponder enviará o primeiro e-mail aos mesmos dados antigos durante iterações subseqüentes. Por exemplo, você pode selecionar as exibições personalizadas “Leads de hoje” e “Novos contatos desta semana” em vez de “Leads de todos os Open” e “Leads criados recentemente”. Na visão Leads de hoje, os dados são sempre atualizados com os dados de hoje, enquanto os dados na visualização Todos os Leads Abertos podem não ser alterados com frequência.
  • Durante a configuração Autoresponders de tipo dinâmico, sempre selecione as exibições personalizadas de acordo com as opções na seção Padrão de recorrência. Se você definir o padrão de recorrência como Por dia , verifique se os dados na visualização personalizada selecionada são novos todos os dias. Da mesma forma, se você selecionar Por semana , seus dados devem ser novos para essa semana antes do início do autoresponder. Se os dados utilizados forem antigos, o autoresponder enviará o primeiro email para os mesmos dados durante as iterações subsequentes.
  • Ao executar o autoresponder, o sistema não pode identificar os registros duplicados. Portanto, recomenda-se verificar os contatos duplicados e mesclar com o registro primário, antes de configurar o autoresponder.
  • No momento, você não pode rastrear a resposta quando o cliente responde ao seu e-mail. Portanto, você precisa selecionar manualmente os contatos da lista de distribuição para excluí-los do próximo acompanhamento.
  • Use o formulário de cancelamento de assinatura nos modelos de email do autoresponder. Ao usar o formulário de cancelamento de assinatura, você pode permitir que os destinatários optem por sair do próximo acompanhamento e evite reclamações anti-spam. Consulte também Configurando o formulário de cancelamento de assinatura

Para configurar autoresponders

  1. Clique noGuia leads / contatos .
  2. Na página inicial de contatos / leads , clique em Mais ações.Autoresponders .
  3. Na página Autoresponders , clique em Create Autoresponder .
  4. Na página New Autoresponder , faça o seguinte:
    • Digite o nome do autoresponder.
  5. Selecione o proprietário dos registros na lista de seleção Atribuída a . 
    Por padrão, o campo exibe o nome do usuário que cria o auto-respondedor.
  6. Selecione a exibição personalizada para configurar a lista de destinatários para o autoresponder.
  7. Selecione uma pasta para o autoresponder.
  8. Selecione Estático ou Dinâmico e especifique os detalhes correspondentes. (Consulte a tabela para a lista de campos padrão)
    • Static – Autoresponder em que o acompanhamento acontece em uma data fixa.
    • Dinâmico – Autoresponder no qual o acompanhamento acontece em intervalos predefinidos definidos por você.
  9. Você pode adicionar follow-ups, se necessário. Depois de selecionar o modelo de e-mail no follow-up, você será solicitado a inserir os endereços de e-mail De e Responder a . 
    Aqui você pode escolher o endereço de e-mail da conta, o endereço de e-mail do proprietário do registro e o formulário de e-mail da organização na lista suspensa.
  10. Clique em Salvar .

Nota:

  • O email de autoresponder não será enviado para os registros para os quais a desativação de email está ativada.
  • Somente quando você desmarcar a caixa de seleção Desativar E – mail na página Detalhes do Registro , os e-mails do autoresponder serão enviados para esses registros.
  • Se você escolher um endereço de e-mail individual no de campo, então o endereço na resposta ao campo tem de ser um endereço de e-mail organização. 
    Se você escolher o endereço de e-mail organização no de campo, então o endereço na resposta ao campo tem de ser um endereço de e-mail individual.

A tabela a seguir fornece a lista de campos e sua descrição quando a opção Estática está selecionada.

Campos Descrição
Data de Acompanhamento Especifique a data de acompanhamento. A data de acompanhamento é calculada em relação ao dia em que o autoresponder é iniciado.
Modelo de e-mail Escolha o modelo na lista suspensa.

A tabela a seguir fornece a lista de campos e sua descrição quando a opção Dinâmica está selecionada.

Por dia – campos Descrição
Recorrem a cada ___ dia (s) Digite quantas vezes em dias o autoresponder deve ser repetido.
Recorrente todos os dias Selecione isto se o autoresponder deve ser repetido todos os dias. 
Selecione a data de início (formato MM / dd / aaaa) e a hora do autoresponder.
Terminar por Selecione a data final para o autoresponder no formato MM / dd / aaaa.
Nenhuma data final Selecione esta opção se o autoresponder continuar repetindo até especificar uma data final.
Escolher modelo de e-mail Escolha o modelo na lista suspensa.
Adicionar acompanhamento Clique no link para adicionar follow-ups para o autoresponder. 
Exemplo : O autoresponder é iniciado em 01-01-2010 e as datas de acompanhamento especificadas são Após 3 dias e Após 10 dias . Nesse caso, o primeiro e-mail de acompanhamento será enviado em 04-01-2010 e o segundo e-mail de acompanhamento será enviado em 11-01-2010.
Por semana –campos Descrição
Recorrem a cada ____ semana (s) em 
SMTWTFS
Digite quantas vezes em semanas o autoresponder deve ser repetido. Em seguida, marque as caixas que correspondem ao (s) dia (s) da semana em que a recorrência deverá ocorrer.
Começar por Selecione a data de início (formato MM / dd / aaaa) e a hora do autoresponder.
Terminar por Selecione a data final para o autoresponder no formato MM / dd / aaaa.
Nenhuma data final Selecione esta opção se o autoresponder continuar repetindo até especificar uma data final.
Escolher modelo de e-mail Escolha um modelo de email para o autoresponder na lista suspensa.
Adicionar acompanhamento Clique no link para adicionar follow-ups para o autoresponder. 
Exemplo : O autoresponder é iniciado em 01-01-2010 e as datas de acompanhamento especificadas são Após 3 dias e Após 10 dias . Nesse caso, o primeiro e-mail de acompanhamento será enviado em 04-01-2010 e o segundo e-mail de acompanhamento será enviado em 11-01-2010.
Por mês – campos Descrição
Dia __ de cada ___ mês (es) Digite quantas vezes em meses e na data especificada o autoresponder deve ser repetido.
____ ____ de cada mês Selecione um dia em particular quando o autoresponder deve ser repetido a cada mês.
Começar por Selecione a data de início (formato MM / dd / aaaa) e a hora do autoresponder.
Terminar por Selecione a data final para o autoresponder no formato MM / dd / aaaa.
Escolher modelo de e-mail Escolha um modelo de email para o autoresponder na lista suspensa.
Adicionar acompanhamento Clique no link para adicionar follow-ups para o autoresponder. 
Exemplo : O autoresponder é iniciado em 01-01-2010 e as datas de acompanhamento especificadas são Após 3 dias e Após 10 dias . Nesse caso, o primeiro e-mail de acompanhamento será enviado em 04-01-2010 e o segundo e-mail de acompanhamento será enviado em 11-01-2010.
 Criar pastas de autoresponder

Crie pastas

No Zoho CRM, você pode criar várias pastas para uma melhor organização de seus autoresponders. Isso ajuda você a mantê-los classificados em diferentes categorias para acesso rápido.

Para criar pastas

  1. Clique noGuia leads / contatos .
  2. Na página inicial de contatos / leads , clique em Mais ações.Autoresponders .
  3. Na página Autoresponders , clique em Criar pasta .
  4. Na página Criar Pasta , faça o seguinte:
    • Digite o nome da pasta .
    • Digite a descrição .
    • Especifique a acessibilidade para o recurso de autoresponder.
  5. Clique em Salvar .

Excluindo Contatos do Acompanhamento

Depois de receber as respostas dos destinatários, você pode excluir os leads ou contatos do acompanhamento e agendar o próximo acompanhamento apenas para os leads / contatos que não responderam.

Para excluir registros do próximo acompanhamento

  1. Clique na guia Leads / Contacts .
  2. Na página inicial de contatos / leads , clique em Mais ações.Autoresponders .
  3. Na página Autoresponders , clique no link Update Response correspondente ao autoresponder.
  4. Na sobreposição da Lista de Mensagens Enviadas , selecione os contatos / ligações a serem excluídos do próximo acompanhamento.
  5. Clique em Atualizar Resposta . 
    Observe que a opção Atualizar resposta está disponível apenas para os autoresponders do tipo dinâmico .

Para excluir registros antes que o autoresponder seja iniciado

A lista de discussão estará disponível somente após o início do autoresponder. Caso você queira excluir alguns contatos da lista, mesmo antes de iniciar o autoresponder, siga os passos abaixo:

  1. Clique noLeads ou guia Contatos .
  2. Na home page Contatos / Contatos , marque as caixas de seleção correspondentes aos registros que você deseja excluir.
  3. Clique em Mais Ações > Atualizar Resposta .
  4. Na janela pop-up Selecionar Autoresponder , selecione o autoresponder na lista suspensa.
  5. Clique em Salvar .

Incluindo todos os contatos no acompanhamento

Esta opção permite incluir todos os contatos para o acompanhamento que você excluiu da lista de discussão.

Para incluir todo o registro para o próximo follow-up

  1. Clique no Leads / Contatos. aba.
  2. Na página inicial Leads / Contatos , clique em Mais ações > Autoresponders .
  3. Na página Autoresponders , clique no link Redefinir correspondente ao autoresponder.