Notificações por email

Configurar um modelo de email

Você pode criar modelos de email para notificar quando uma resposta de formulário é adicionada ou atualizada.

Para configurar um modelo de email:

• Navegue para  Configurações >> E-mail e notificações  e clique em Configurar .

• No menu pop-up, escolha  Adicionado ou  Atualizado .

Adicionado  – quando você escolhe “Adicionado”, uma notificação por e-mail será acionada quando um novo envio de formulário for recebido. Você pode configurar dois modelos de email aqui – um modelo para notificar você mesmo e outro para o respondente.

Atualizado – quando você escolhe “Atualizado”, uma notificação por e-mail será acionada quando um registro enviado for atualizado. Dois modelos de email podem ser configurados aqui também.

• Dê um nome a este modelo de email e clique em  Criar .

• Escolha um endereço De.

• Há também uma opção para configurar um nome de entrada  abaixo do endereço de origem.

• Para enviar e-mails para sua organização. usuários, pesquise seu endereço de e-mail na  seção Para . Para enviar e-mails para seus questionados, clique no   ícone e selecione o campo de e-mail no formulário. Você pode enviar e-mails para usuários que não são do Zoho Forms, inserindo seu endereço de e-mail aqui.

• Se você deseja copiar sua equipe ou pessoas que não usam o Zoho Forms no segmento de email, clique em Adicionar CC e insira os endereços de email deles.

• Digite uma linha de assunto e redija sua mensagem.

• Você pode mesclar respostas de formulário em sua linha de assunto e conteúdo de e-mail também. Clique no  ícone e escolha os campos obrigatórios na lista suspensa. Ao selecionar um campo específico, um rótulo de campo será inserido. A resposta do entrevistado aparecerá no lugar desse marcador no seu e-mail.

Depois de concluir a composição do email, você pode escolher as seguintes opções:

• Inclua o envio do formulário no corpo do email.

Todo o envio do formulário será incluído como um resumo no corpo do email.

• Anexe o envio do formulário como um PDF.

O formulário ao vivo apresentado será convertido em um documento PDF como tal e adicionado como um anexo em seu e-mail. Consulte Mais informação

• Inclua um link para permitir que os respondentes editem as respostas do formulário.

Um link para editar uma resposta enviada será enviado ao respondente no email. Consulte Mais informação

• Anexar documento mesclado.

Documentos mesclados serão incluídos como anexos em seus emails. Você pode enviar cartas de confirmação, folhetos, recibos, etc. como anexos. Consulte Mais informação

• Notificar formulário respondente.

Os usuários da organização que preencherem formulários compartilhados com eles receberão um e-mail quando enviarem ou atualizarem um registro no Zoho Forms.

Alterando o endereço De

Por padrão, o  endereço De será o endereço de e-mail do proprietário do formulário. Você pode alterá-lo para notifications@zohoforms.com ou adicionar um endereço de e-mail secundário.

Para adicionar um endereço de email secundário:

• Clique na sua imagem de perfil presente no canto superior direito da página. Escolha a  opção Minha conta .

• Clique na  guia Informações do meu perfil e selecione o endereço de e-mail no menu à esquerda.

• Clique  no botão Adicionar E-mail no canto superior direito.

• No menu pop-up, insira o endereço de e-mail secundário e clique em Adicionar e-mail .

Adicionar um nome de origem

Se quiser exibir um nome de entrada ao enviar e-mails, você pode configurá-lo clicando em Adicionar do nome  abaixo da  seção De endereço.

Adicionar destinatários de cc

Para copiar pessoas para o seu email, clique no  link Adicionar Cc fornecido abaixo do  campo Para . Digite seus endereços de e-mail na caixa de texto. Você pode até adicionar o endereço de e-mail dos seus respondentes como Cc. Esses e-mails podem ser enviados para pessoas que também não fazem parte da organização do seu formulário Zoho.

Envie um email de confirmação para seus respondentes

Envie e-mails para cada um de seus respondentes assim que eles preencherem seu formulário. Você pode personalizar esses e-mails com suas respostas, incluir documentos mesclados e PDFs como anexos e muito mais. Use esse recurso para criar uma boa primeira impressão e definir o tom para futuras comunicações.

Para fazer isso:

• Inclua um campo E-mail no formulário para obter o endereço de e-mail do seu respondente.

• Defina o campo E-mail como o endereço Para clicando no  ícone em  Configurações >> E-mail e notificações .

• Digite uma linha de assunto adequada e crie seu e-mail.

• Você pode entregar mensagens personalizadas para seus respondentes incluindo as respostas do formulário no e-mail.

Acionar e-mails com base nas respostas do formulário

Você pode configurar regras para acionar e-mails quando determinadas condições forem atendidas. Dessa forma, você pode enviar e-mails diferentes para diferentes respostas de formulários, notificar os membros da equipe automaticamente e configurar fluxos de trabalho.

Você pode usar esta opção para:

• Envie e-mails personalizados para cada um dos seus questionados. O email será enviado com base nas respostas fornecidas pelos respondentes.

• Encaminhar e-mails para o membro da equipe certo; Notifique membros selecionados da sua organização com base na entrada dos respondentes.

Para fazer isso:

1. Clique em  Regras >> Regras de formulário >> Criar regra de formulário .

2. Especifique as condições e escolha  Acionar um email como a ação a ser executada.

3. Componha o email e clique em  Salvar .

Enviar notificações por email para usuários que não são da organização

Você pode enviar notificações por e-mail para usuários que não fazem parte de sua organização.

Para fazer isso:

1. Navegue para  Configurações >> E-mail e notificações  e clique em  Configurar .
2. Defina o endereço De como o endereço de e-mail do proprietário do formulário.
3. No  endereço Para ou em  CC , insira o endereço de e-mail do usuário que não é da organização.
4. Configure o restante do seu email e clique em Salvar .

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Anexar documentos ao email

Você pode incluir os seguintes anexos em seu email.

1. Inclua o formulário enviado como um anexo em PDF.

2. Anexe um documento mesclado junto com seu email usando a opção Mesclar Documento. Isso pode ser usado para criar relatórios, brochuras e documentos personalizados.

3. Anexe uma imagem ou documento ao email usando o  ícone da barra de ferramentas na parte superior da caixa de mensagem.